¿Eres de esas personas que siente que pierde horas al día realizando tareas repetitivas y tediosas en Excel? La solución a tus problemas puede ser la aplicación de inteligencia artificial en Excel. Con la utilización de la AI podrás ser capaz de automatizar tareas mediante la creación de macros complejas, sin la necesidad de saber programar en VBA. No dejes que el tiempo y la complejidad te detengan en tus tareas diarias de Excel, ¡Aprende cómo aplicar la inteligencia artificial y lleva tus hojas de cálculo al siguiente nivel!
¿Se puede aplicar la inteligencia artificial en Excel?
La verdad es que últimamente salen nuevas herramientas basadas en inteligencia artificial, las cuales pueden ser utilizadas para incrementar nuestra productividad. Por supuesto, uno de los lugares en donde puedes aplicar la inteligencia artificial es en Excel.
Especialmente, el día de hoy te voy a enseñar a crear macros sin la necesidad de saber programar y sólo tendrás que decirle a la inteligencia artificial lo que deseas conseguir.
Por cierto, si ya estás laborando, creo que sabrás que Excel se ocupa demasiado en muchos trabajos, especialmente en los trabajos administrativos. Así pues, a continuación te voy a demostrar como realmente es posible usar la inteligencia artificial para incrementar la productividad e impulsarnos profesionalmente.
Ejemplo de aplicación de la inteligencia artificial en Excel.
Imagina que estás haciendo una depuración de cuentas contables. Por lo cual, te sería útil identificar en primer lugar, qué cargos corresponden a qué abonos. Al menos, en un primer paso te ayudaría identificar los cargos que son iguales a los abonos.
Puedes pensar que eso se hace muy rápido sin la ayuda de la inteligencia artificial, pero ¿Qué pasaría si recibes un archivo de Excel con un auxiliar contable con muchas cuentas y miles de operaciones (cargos y abonos)?
La verdad es que se puede convertir en una tarea fácil, pero tediosa y que te hará perder mucho tiempo. Tiempo que podrías usar en otra cosa. De eso es de lo que se trata. ¿Cierto? De ganar tiempo. Se trata de hacer más con menos (eficiencia).
Bueno, Qué pasa si no sé programar en vba y por ende, no puedo crear las macro que necesito. Bueno, voy a decirte la forma en la que puedes hacer uso de la inteligencia artificial en Excel para crear macros sin la necesidad de que sepas programar.
Pasos para crear macros en Excel con la ayuda de la inteligencia artificial.
Cabe destacar que la inteligencia artificial que he usado se llama Chatgpt y creo que es muy posible que ya hayas oído hablar de ella. Bueno, voy a dejarme de rodeos y voy a comenzar con los pasos.
1. En primer lugar, tienes que registrarte en Chatgpt, ya que si no lo haces, no vas a poder hacer uso de la inteligencia artificial. Para poder registrarte, puedes utilizar el siguiente enlace directo a la página de Chatgpt.
2. Una vez que te has registrado en Chatgpt, vamos a poder comenzar a interactuar con la IA. ¿Cómo funciona? La verdad es que lo único que tienes que hacer es darle indicaciones sobre lo que quieres que haga. Piensa que es como si estuvieses hablando con un amigo por mensaje y le estuvieras dando las indicaciones sobre lo que quieres que haga.
Ten en cuenta que aún no es perfecta y puede llegar a fallar. Sin embargo, tienes que ser lo más preciso que puedas en tus indicaciones. De esa forma reduces la posibilidad de que algo salga mal en la macro.
De hecho, si fuese un amigo o amiga tuya y no entiende tus instrucciones bien… ¿Hará un buen trabajo?
3. Es tiempo de escribir en Chatgpt lo que deseamos que haga. Una vez que inicias sesión en ChatGPT, puedes comenzar a chatear con la inteligencia artificial de inmediato y podrás comenzar a pedirle lo que quieres que haga.
Para hacerlo, basta con pulsar en el cuadro de texto y escribir lo que deseas.
4. En este caso, yo quiero que cambie de color el fondo y el texto de todos los números (valores) que son iguales. Es decir, si un cargo es igual a un abono, entonces tendrán que ser resaltados. Por cierto, la tabla de cargos y abonos que voy a utilizar de ejemplo es la siguiente:
Como puedes ver, tenemos diferentes cargos y abonos. Ahora bien, lo que le vamos a pedir a la inteligencia artificial es que resalte los cargos y abonos que son iguales para poder identificarlos. Por lo cual, yo escribí lo siguiente:
«Quiero crear una macro para Excel. Ten en cuenta que tengo dos columnas. La primer columna se llama cargos y la segunda columna se llama abonos. Lo que quiero que haga la macro es identificar qué cargos son iguales a qué abonos y cambiar el fondo a color azul de los números que sean iguales. ¿Puedes hacerlo?»
5. La respuesta que yo recibí de ChatGPT me sorprendió un poco, ya que hasta me dio las indicaciones para agregar la macro en Excel. Por supuesto, también me dio el código de vba (macro).
La respuesta fue la siguiente:
6. Seguí las indicaciones que me dio ChatGPT como si no supiera nada de macros y el resultado es el siguiente:
Tengo que decir algunas cosas al respecto. En primer lugar, el código que nos dio no funciona en la tabla de la primera imagen. ¿Por qué? Porque yo no fui muy específico con las instrucciones. Funciona en la segunda imagen porque se encuentran en las columnas A y B. En la primera imagen, las columnas son F y G.
Ahora bien, vamos a mejorar un poco las indicaciones para obtener un mejor resultado, ya que no se ve muy bien. Sin embargo, como puedes ver, realmente cumplió con su cometido. Feo y todo, pero los cargos y abonos iguales están en azul.
Haciendo algunos cambios a las instrucciones, el resultado es el siguiente:
Como puedes ver, ahora sí que me dio el resultado que yo quería. Por cierto, la indicación que le di fue la siguiente:
«Quiero crear una macro para Excel. Ten en cuenta que tengo dos columnas. La primer columna se llama cargos y la segunda columna se llama abonos. Toma en cuenta que cargos se encuentra en la columna F y abonos se encuentra en la columna G. Lo que quiero que haga la macro es identificar qué cargos son iguales a qué abonos, independientemente de la fila en la que se encuentren los números. Una vez que ha identificado los números que son iguales, quiero que se cambie el color de fondo de estos a amarillo y el color de la letra a negro. Ignora los valores que sean iguales a 0. ¿Puedes hacerlo?»
El código que me dio fue el siguiente:
La macro fue muy sencilla, pero como puedes ver, aún aunque no sepas nada de VBA, puedes crear macros para Excel y sólo tienes que describir lo que deseas que haga la macro. La verdad es que yo pienso utilizarla para crear macros que me permitan hacer mis tareas en menor tiempo. ¿Tú qué opinas?
¿Cómo agregar tus macros?
Para agregar tus macros, puedes seguir las instrucciones que me otorgó ChatGPT. Los pasos son los siguientes:
- Abre tu archivo de Excel y haz clic en la pestaña «Desarrollador». Si no aparece, puedes ir a Archivo > Opciones > Personalizar cinta de opciones y activar la opción «Desarrollador».
- Haz clic en «Visual Basic» para abrir el Editor de Visual Basic.
- En el Editor de Visual Basic, haz clic en «Insertar» y selecciona «Módulo» para crear un nuevo módulo.
- Copia y pega el siguiente código en el módulo: (pones el código que te ha otorgado).
- Guarda el módulo haciendo clic en «Archivo» y luego en «Guardar».
- Vuelve a Excel y haz clic en «Desarrollador» y selecciona «Macros» (o presiona Alt + F8).
- Selecciona la macro «Nombre de la macro que has creado» y haz clic en «Ejecutar».
Nota: algo que no nos menciona ChatGPT es que en el paso 5, tienes que guardar tu archivo como libro de Excel habilitado para macros, es decir, con la extensión .xlsm
