En el mundo empresarial, el fracaso no es una opción. Cada año, innumerables empresas luchan por sobrevivir en un mercado implacablemente competitivo. Se enfrentan a la pesadilla de ver sus inversiones y esfuerzos desmoronarse, y a menudo, esto ocurre debido a la falta de un control efectivo. Es por eso que en este artículo tengo el objetivo de que aprendas lo que es el control y cuáles son los tres tipos de control que se suelen implementar en las empresas.
Espero que te sea de utilidad.
¿Qué es el control?
El control es un proceso que implica supervisar, evaluar y regular el desempeño de una organización, unidad o actividad, con el propósito de asegurar que se alcancen los objetivos establecidos y que se mantenga la eficiencia operativa.
En pocas palabras, podríamos decir que el control se refiere al proceso de supervisar las actividades de una organización o individuo para asegurarse que las actividades se estén llevando a cabo de acuerdo con los planes y objetivos establecidos.
En esencia, el control es un mecanismo que permite a los administradores o líderes de una empresa verificar si las acciones y resultados están alineados con lo que se había planeado y, en caso contrario, tomar medidas correctivas para ajustar el rumbo.
¿Por qué es importante el control?
El control es fundamental para garantizar la eficiencia y la efectividad en una organización, ya que permite identificar desviaciones o discrepancias entre lo que se esperaba y lo que realmente está sucediendo. Además, brinda la oportunidad de corregir problemas a tiempo, optimizar recursos y mejorar continuamente los procesos.
¿Cuáles son las etapas del proceso de control?
Podemos dividir el proceso de control en cuatro etapas fundamentales, las cuales son:
- Establecimiento de estándares: En esta etapa, se definen los estándares o criterios que se utilizarán para evaluar el rendimiento. Estos estándares pueden ser metas, indicadores de desempeño, especificaciones técnicas u otros criterios que sirvan como puntos de referencia a la hora de hacer la comparación.
- Medición del rendimiento real: Aquí se recopilan datos y se mide el rendimiento actual de una determinada actividad. Esto implica la recolección de información relevante a través de diversas fuentes, como informes, mediciones, seguimiento de actividades y otros métodos de evaluación. En esta fase, se obtiene información objetiva y cuantitativa que refleja cómo se están llevando a cabo las actividades o procesos en la organización.
- Comparación: En esta etapa, se compara el rendimiento real con los estándares previamente establecidos. Esta comparación revela si hay desviaciones o diferencias entre lo planeado y lo que realmente está sucediendo. Se identifican áreas donde el rendimiento es satisfactorio y aquellas que requieren atención o corrección.
- Toma de Acciones Correctivas: Si se detectan desviaciones significativas entre el rendimiento real y los estándares, esta etapa implica tomar medidas para corregir esas desviaciones. Esto puede involucrar ajustar los procesos, implementar cambios en la estrategia, proporcionar capacitación adicional a los empleados o tomar cualquier acción necesaria para alinear el rendimiento con los objetivos establecidos.
¿Cuáles son los 3 tipos de control?
A continuación, te voy a hablar sobre los tres tipos de control que puedes implementar en una organización:
1. Control preventivo
El control preventivo, se refiere a un conjunto de medidas y acciones diseñadas para evitar problemas, riesgos o desviaciones antes de que ocurran. Podríamos decir que se trata de una estrategia que se centra en la prevención y la mitigación de riesgos antes de que puedan convertirse en problemas reales.
Hay que decir que es el tipo de control más deseable, ya que evita problemas desde el principio. Ejemplos incluyen programas de capacitación antes de iniciar una nueva producción o la revisión de procesos antes de un proyecto importante.
2. Control concurrente
El control concurrente se lleva a cabo mientras una actividad está en progreso. De tal forma que implica la supervisión en tiempo real de las operaciones para asegurarse de que se están llevando a cabo de acuerdo con los estándares establecidos.
Los gerentes pueden tomar medidas correctivas de inmediato si se detectan desviaciones significativas. La supervisión directa es un ejemplo común de control concurrente, donde los gerentes interactúan con los empleados en el lugar de trabajo para garantizar que las tareas se realicen adecuadamente.
Cabe destacar que también se pueden utilizar sistemas automáticos de control, como sensores en la producción, para monitorear y ajustar procesos en tiempo real. De hecho, un tema relacionado y muy interesante es Jidoka, el cual es un término muy sonado en Lean Manufacturing y el cual nos habla de un sistema de control autónomo de defectos.
Si deseas conocer más sobre lo que es Jidoka, entonces pulsa el siguiente enlace:
3. Control de retroalimentación
Este tipo de control se realiza después de que una actividad o proceso haya concluido. Su objetivo es evaluar el rendimiento y los resultados una vez que la actividad ya ha ocurrido. Si se detectan desviaciones entre el rendimiento real y los estándares previamente establecidos, se toman medidas correctivas para evitar problemas similares en el futuro.
Aunque el control de retroalimentación no evita problemas en el momento, proporciona información valiosa sobre la efectividad de las acciones pasadas y permite ajustar planes y procesos para el futuro.
Un ejemplo sería el análisis de los informes financieros al final de un período contable para evaluar el desempeño financiero de una empresa y tomar medidas para mejorar la rentabilidad en el próximo período.
Explicación de los tipos de control mediante una analogía
Imagina que estás cocinando una receta en la cocina de tu casa. Los tres tipos de control se pueden comparar con la forma en que supervisas y ajustas tu proceso de cocina:
Control preventivo
Antes de comenzar a cocinar, revisas tus ingredientes y utensilios. Verificas que todo esté limpio y en buen estado. Esto es como el control preventivo en una empresa, donde te aseguras de que todo esté en orden antes de empezar una actividad. Si un ingrediente está en mal estado, lo reemplazas para evitar problemas en la receta.
Control concurrente
Mientras cocinas, pruebas los sabores y ajustas la sazón según tu gusto. También controlas la temperatura de la estufa para evitar que la comida se queme. Esto se asemeja al control concurrente en una empresa, donde supervisas y ajustas mientras la actividad está en progreso.
Control de retroalimentación
Una vez que has servido la comida y la pruebas, obtienes retroalimentación de los comensales. Si les gusta, sabes que tu receta es un éxito. Si encuentran que está demasiado salada, tomas nota para hacerlo mejor la próxima vez. Esto se asemeja al control de retroalimentación en una empresa, donde se analiza el desempeño pasado para aprender y mejorar en el futuro.
¿Qué pasa si no se implementan los tipos de control en una empresa?
Si una empresa no implementa adecuadamente los tipos de control, puede enfrentar una serie de problemas y desafíos que podrían tener consecuencias negativas en su funcionamiento y éxito a largo plazo.
A continuación, te voy a hablar de algunas de las posibles consecuencias de no implementar el control de manera efectiva:
- Desviaciones no detectadas: Sin el control adecuado, es más probable que las desviaciones y problemas en las operaciones pasen desapercibidos. Esto puede llevar a errores en la producción, la calidad del producto, la gestión financiera y otros aspectos críticos del negocio.
- Pérdida de calidad: La falta de control puede resultar en productos o servicios de baja calidad, lo que puede alienar a los clientes, generar quejas y afectar negativamente la reputación de la empresa.
- Ineficiencia operativa: La falta de control concurrente llevar a la ineficiencia en los procesos y al desperdicio de recursos. Sin supervisión adecuada, los empleados pueden no cumplir con los procedimientos óptimos de trabajo.
- Falta de alineación con objetivos: Sin control, la empresa puede desviarse de sus objetivos sin siquiera darse cuenta.
- Falta de mejora continua: El control de retroalimentación es esencial para la mejora continua. Sin él, la empresa podría repetir errores y no aprender de las lecciones del pasado.
