Definición de proceso según autores

Optimizar los procesos en una empresa es una de las tareas más importantes para cualquier organización que desee mejorar su eficiencia, reducir costos y aumentar su competitividad en el mercado.

Un proceso bien estructurado es la base para un funcionamiento eficaz y la clave para que todos los departamentos trabajen de manera alineada. Pero ¿Qué son los procesos? En este artículo, te voy a hablar sobre lo que necesitas saber para que te quede claro el concepto.

Espero que te sea de utilidad el artículo en tu aprendizaje.

Definición de proceso según autores

Para empezar, te voy a compartir la definición de proceso según diferentes autores, después de todo, si estás estudiando, dudo mucho que tus profesores le otorguen importancia a lo que alguien escribe en internet. Tenemos que tener fuentes más confiables. ¿Cierto?

Recuerda que al final del artículo vas a encontrar la bibliografía.

Definición de proceso según Lourdes Münch Galindo

Según Lourdes Münch Galindo, «un proceso es el conjunto de pasos o etapas para llevar a cabo una actividad» (2018, p. 91)

Lourdes Münch Galindo

Definición de proceso según Raymundo Javier Benavides Pañeda

Según Raymundo Javier Benavides Pañeda, «un proceso es una forma sistemática de hacer las cosas» (2014, p. 20).

Raymundo Javier Benavides

Concepto de proceso según F. Robert Jacobs y Richard B. Chase

Para F. Robert Jacobs y Richard B. Chase, «el proceso representa la secuencia básica de los pasos o actividades con que la empresa concibe, diseña y lleva un producto al mercado» (2021, p. 45).

F. Robert Jacobs y Richard B. Chase

Como puedes ver, la definición anterior es tomada de un libro de administración de operaciones, pero nos dice lo necesario, es decir que es una secuencia de pasos.

Definición de proceso según la ISO 9000:2015

«Conjunto de actividades mutuamente relacionadas que utilizan las entradas para proporcionar un resultado previsto»

ISO

Entonces, ¿Qué es un Proceso?

Un proceso es una secuencia ordenada y estructurada de actividades interrelacionadas que se llevan a cabo con el objetivo de transformar ciertas entradas o insumos en resultados específicos. Estos resultados, a menudo llamados salidas, tienen un valor o utilidad para las personas involucradas en el proceso o para los clientes y usuarios finales.

Bien podemos decir que los procesos son el motor que mueve tanto a las empresas como a las actividades cotidianas. Desde la producción de bienes hasta la planeación de proyectos, los procesos nos permiten gestionar de manera eficiente los recursos y lograr nuestros objetivos.

En pocas palabras podemos decir que un proceso es una serie o secuencia de actividades que nos permiten lograr un objetivo (un fin) determinado.

¿Qué es una actividad?

Una actividad es un conjunto de tareas o acciones específicas que se realizan con un propósito definido (obtener un resultado).

¿Qué es una tarea?

Las tareas son acciones individuales que deben llevarse a cabo como parte de una actividad para lograr un objetivo particular.

¿Cuál es la diferencia entre actividad y tarea?

Para que entiendas la diferencia que existe entre tarea y actividad, te voy a poner un ejemplo. Si consideramos el proceso de preparar un informe, las actividades involucradas pueden incluir la recopilación de datos, la redacción del contenido, la revisión y la edición. Cada una de estas actividades puede desglosarse aún más en tareas específicas, como crear un esquema o estructura para el contenido, escribir párrafos específicos, corregir errores gramaticales, etc.

Como puedes ver, va de lo específico a lo general. Cabe destacar que hay algo más general que un proceso y se llama sistema. Más adelante te voy a hablar sobre lo que es un sistema.

Ejemplos de procesos

A continuación, te voy a compartir algunos ejemplos de procesos en diferentes ámbitos:

Proceso en psicología

1. Memoria: El proceso de codificar, almacenar y recuperar información.
2. Motivación: Los procesos que activan, guían y mantienen el comportamiento hacia metas y objetivos. La motivación puede ser intrínseca (proveniente del interior de la persona) o extrínseca (influenciada por factores externos).
3. Aprendizaje: El proceso mediante el cual adquirimos conocimientos y habilidades a través de la experiencia, el estudio y la interacción con el entorno. Los psicólogos estudian cómo se forman y consolidan las memorias a través del aprendizaje.
4. Comunicación: El proceso de intercambio de información entre individuos, ya sea verbal o no verbal. Involucra la codificación y decodificación de mensajes, así como la comprensión de los significados y las intenciones detrás de las palabras y gestos.

Proceso en biología

En biología, los procesos se refieren a las actividades fundamentales que ocurren en los organismos vivos para mantener la vida y permitir su crecimiento, desarrollo y reproducción. A continuación, te comparto algunos ejemplos de procesos biológicos junto con una breve descripción de cada uno:

• Fotosíntesis: Proceso mediante el cual las plantas, algas y algunas bacterias utilizan la luz solar para convertir el dióxido de carbono y el agua en glucosa y oxígeno. La glucosa es una fuente de energía para la planta, y el oxígeno se libera al ambiente.
• Respiración celular: Proceso en el cual las células obtienen energía al descomponer la glucosa y otros compuestos orgánicos en presencia de oxígeno. La energía se almacena en forma de ATP (adenosín trifosfato), que las células utilizan para llevar a cabo sus funciones.
• Digestión: Proceso mediante el cual los organismos descomponen los alimentos en moléculas más pequeñas que pueden ser absorbidas y utilizadas por las células. Involucra la acción de enzimas y ocurre en diferentes partes del sistema digestivo.
• Reproducción: Proceso mediante el cual los organismos producen descendencia. Puede ser asexual, como la reproducción por gemación o división celular, o sexual, que implica la unión de gametos de dos progenitores y la variabilidad genética en la descendencia.

Proceso en administración

A continuación, te voy a proporcionar algunos de los muchos ejemplos de procesos que se ven en administración:

• Proceso de cambio: El proceso de cambio en una organización implica una serie de pasos deliberados y planificados para llevar a cabo modificaciones significativas en las políticas, procedimientos, estructuras organizativas, tecnología o cultura empresarial. Este proceso es fundamental para adaptar a la organización a nuevas circunstancias, mejorar la eficiencia, responder a nuevos desafíos o implementar nuevas estrategias.
• Proceso de planeación: La planeación es el proceso de establecer metas y objetivos organizacionales a largo y corto plazo, así como determinar las estrategias y acciones necesarias para alcanzarlos de manera efectiva y eficiente.
• Proceso de control: El proceso de control en la administración implica la supervisión y evaluación sistemática de las actividades y los resultados organizacionales para asegurarse que se estén cumpliendo los objetivos establecidos.
• Proceso de dirección: La dirección es el proceso de influir y guiar a las personas dentro de una organización para lograr los objetivos establecidos. Involucra la comunicación efectiva, la motivación, la toma de decisiones y la resolución de conflictos para coordinar los esfuerzos individuales hacia metas comunes.

Importancia de los procesos

Ahora que tenemos una definición clara, es vital comprender por qué los procesos son tan importantes en el mundo empresarial. Las organizaciones que comprenden y optimizan sus procesos obtienen una ventaja competitiva significativa. Al comprender cómo funcionan los procesos, las empresas pueden mejorar continuamente su eficiencia y efectividad.

Imagina una fábrica que produce cuadernos. Desde la selección de materias primas hasta el ensamblaje y el embalaje final, cada paso es un proceso. La eficiencia en cada etapa se traduce en menor desperdicio, mayor calidad y, en última instancia, clientes satisfechos.

A continuación, te voy a hablar sobre algunos de los beneficios que se pueden tener si se comprenden los procesos:

1. Eficiencia operativa: Comprender cómo funcionan los procesos permite identificar áreas de mejora y optimización. Al conocer los pasos y las interacciones dentro de un proceso, las organizaciones pueden eliminar redundancias y mejorar la eficiencia operativa.
2. Calidad y consistencia: Comprender los procesos ayuda a estandarizar las operaciones. Esto garantiza que las tareas se realicen de la misma manera cada vez, lo que conduce a una mayor calidad en los productos y servicios y a una experiencia consistente para los clientes.
3. Innovación: Comprender los procesos existentes puede inspirar la innovación. Al conocer cómo funcionan las cosas actualmente, las organizaciones pueden identificar oportunidades para mejorar y desarrollar nuevas ideas y soluciones.
4. Eficiencia de costos: Comprender los procesos ayuda a identificar áreas donde los recursos se utilizan de manera ineficaz. Al eliminar actividades innecesarias o mejorar la eficiencia en las operaciones, las organizaciones pueden reducir costos.

¿Cómo funcionan los procesos?

Según Lee J. Krajewski, un proceso se compone de tres elementos esenciales: entradas, operaciones y salidas. Para comprender esto mejor, considera un ejemplo cotidiano: comprar un cuaderno en una papelería. En este caso, el cuaderno que adquieres es la salida o el producto final. Pero, ¿Cómo se fabrican los cuadernos? Esto nos lleva a los 3 componentes clave (elementos) de un proceso.

1. Entradas: El comienzo de todo

Las entradas son los ingredientes esenciales que se requieren para llevar a cabo un proceso. En el caso de la producción de cuadernos, estas entradas pueden incluir la materia prima (papel y cartón), los recursos humanos (trabajadores) y la maquinaria. En otras palabras, las entradas son todo lo que se necesita para comenzar el proceso de fabricación.

2. Operaciones: El alma del proceso

Las operaciones son las actividades específicas que transforman las entradas en las salidas deseadas. En el ejemplo de la fabricación de cuadernos, las operaciones pueden abarcar desde el corte y la impresión del papel hasta la encuadernación. Cada etapa del proceso es una operación crucial que contribuye a la creación del producto final.

3. Salidas: El producto final

Las salidas son los resultados finales. En nuestro ejemplo, las salidas son los cuadernos que compras en la papelería. Cada proceso tiene una salida, y estas salidas generalmente son utilizadas o adquiridas por clientes, ya sea en forma de productos o servicios.

Por cierto, ¿Sabías que hay clientes internos y externos? A continuación, te voy a proporcionar las definiciones de cliente interno y externo.

Definición de cliente interno según Lee J. Krajewski

«Uno o más empleados o procesos que dependen de entradas proporcionadas por otros empleados o procesos para realizar su trabajo»

(2013, p 4)

Definición de cliente externo según Lee J. Krajewski

«Un cliente es un usuario final o un intermediario (por ejemplo, fabricantes, instituciones financieras o tiendas) que compran los bienes o servicios terminados a la empresa»

(2013, p.4)

¿Cómo optimizar los procesos en una empresa?

Optimizar los procesos en una empresa es fundamental para mejorar la eficiencia, reducir costos y aumentar la productividad. Aquí tienes algunas formas que pueden ayudar para optimizar los procesos en una empresa:

1. Identificar y analizar los procesos actuales:

• Realiza un análisis exhaustivo de los procesos existentes en la empresa.
• Identifica las áreas de mejora y los cuellos de botella en los procesos actuales.

2. Automatización de procesos:

• Implementa herramientas y software de gestión empresarial para automatizar tareas repetitivas y procesos manuales.
• La automatización reduce errores humanos y acelera la ejecución de tareas.

3. Establecer indicadores clave de rendimiento (KPIs):

• Define KPIs específicos para medir el rendimiento de cada proceso.
• Utiliza estos indicadores para evaluar el progreso y la eficacia de los procesos optimizados.

4. Simplificar y estandarizar procedimientos:

• Simplifica los procedimientos eliminando pasos innecesarios y simplificando los flujos de trabajo.
• Establece estándares y protocolos claros para que todos los empleados sigan los mismos procedimientos.

5. Capacitación y desarrollo del personal:

• Proporciona capacitación regular a los empleados para asegurar que comprendan y sigan los nuevos procesos optimizados.
• Fomenta un ambiente de aprendizaje continuo para que los empleados estén al tanto de las mejores prácticas y las últimas tecnologías.

6. Escuchar a los clientes y empleados:

• Recopila comentarios tanto de clientes como de empleados sobre los procesos actuales.
• Utiliza esta retroalimentación para hacer mejoras específicas que satisfagan las necesidades de los clientes y mejoren la experiencia del empleado.

7. Invertir en tecnología:

• Considera la adopción de tecnologías emergentes como inteligencia artificial o análisis de datos para optimizar procesos de manera innovadora.
• Evalúa regularmente nuevas soluciones tecnológicas que puedan mejorar la eficiencia operativa.

¿Cuál es la diferencia entre proceso y procedimiento?

Para que quede más clara la diferencia que existe entre un proceso y un procedimiento, a continuación te voy a poner un ejemplo muy sencillo:

Imagina un proceso en un restaurante llamado «Servicio al Cliente». Este proceso involucra todas las interacciones desde que un cliente entra hasta que sale del restaurante, incluyendo la bienvenida, la toma de pedidos, la preparación de la comida y el servicio en la mesa. Dentro de este proceso, hay un procedimiento específico llamado «Servicio de Mesa», que detalla las acciones específicas que los camareros deben seguir al atender a los clientes: cómo saludar, cómo tomar los pedidos, cómo llevar la comida y cómo manejar cualquier solicitud especial.

En este ejemplo, el proceso «Servicio al Cliente» abarca todas las interacciones generales, mientras que el procedimiento «Servicio de Mesa» proporciona las pautas detalladas y específicas para una parte particular de ese proceso.

En conclusión, la diferencia fundamental que existe entre un proceso y un procedimiento es el hecho de que el proceso es más amplio y general, mientras que el procedimiento es más detallado y específico en cuanto a cómo llevar a cabo una tarea específica dentro de ese proceso.

Ejemplo de la diferencia entre proceso y procedimiento

¿Quieres otro ejemplo? Bueno, te voy a poner otro ejemplo:

El proceso de planeación es una etapa fundamental dentro del proceso administrativo, que implica establecer metas, definir estrategias y desarrollar planes para alcanzar los objetivos de una organización. Dentro de este proceso, encontramos varios procedimientos específicos.

Por ejemplo, uno de los procedimientos podría ser el «Proceso de establecimiento de metas», que detalla cómo definir metas claras, medibles, alcanzables, relevantes y limitadas en el tiempo (metas SMART).

En este caso, el proceso de planeación es el enfoque general que abarca todas las actividades relacionadas con la preparación para el futuro, mientras que los procedimientos son las acciones detalladas y específicas que se siguen para llevar a cabo tareas particulares dentro de ese proceso de planeación. Los procedimientos proporcionan las pautas específicas para ejecutar las etapas individuales del proceso de planeación de manera efectiva y coherente.

¿Qué es un sistema?

Un sistema puede ser definido como un conjunto organizado de procesos interrelacionados que trabajan de manera coordinada y estructurada para lograr un objetivo específico.

Estos procesos dentro del sistema están diseñados para funcionar de manera conjunta y eficiente, contribuyendo cada uno de ellos a la consecución del objetivo general del sistema.

Un sistema puede ser tan simple como un proceso único o tan complejo como una red intricada de procesos interconectados. La clave radica en la interdependencia y colaboración de estos procesos, que están diseñados para trabajar juntos en armonía para lograr un propósito determinado.

Niveles de procesos en las empresas

Teniendo en cuenta que un sistema puede ser visto como un conjunto de procesos, entonces podemos hablar sobre que en una organización hay diferentes niveles de procesos. Por supuesto, la cantidad de niveles va a depender del tamaño de la organización.

Algunos niveles de procesos que podemos encontrar en las organizaciones son los siguientes: Alta dirección, dirección intermedia, mando intermedio y personal base.

Ejemplo sobre cómo se ven aplicados los niveles de los procesos

Para que te quede más claro la forma en que los procesos, actividades y tareas funcionan en una empresa, te voy a poner el siguiente ejemplo:

Ejemplo 1: Departamento de recursos humanos

1. Tarea: Entrevistar candidatos para un puesto vacante.
2. Actividad: Evaluación de habilidades y aptitudes del candidato, revisión del currículum.
3. Proceso a nivel de mando intermedio: Selección de personal y evaluación de candidatos.
4. Proceso a nivel de alta dirección: Desarrollo de políticas de contratación y gestión del talento.

Ejemplo 2: Departamento de producción en una fábrica de automóviles

1. Tarea: Verificar que el motor esté adecuadamente fijado sobre una superficie plana y rígida.
2. Actividad: Instalar el motor.
3. Proceso a nivel de mando intermedio: Fabricación y ensamblaje de componentes del automóvil.
4. Proceso a nivel de alta dirección: Gestión de la cadena de suministro y optimización del proceso de producción.

Como puedes ver, todo va de lo específico a lo general.

Bibliografía