La comunicación es uno de los elementos incluidos en el proceso de dirección, después de todo la comunicación es un elemento muy importante, ya que a través de la comunicación se transmite la información necesaria para que se ejecuten las actividades necesarias en la empresa.
Si la comunicación es mala o deficiente, los planes tendrán resultados pobres. Por lo cual, en este artículo voy a hablarte sobre este elemento tan importante del proceso de dirección. Espero que te sea de utilidad.
Definición de comunicación según autores
¿Estás buscando la definición de comunicación según diversos autores? Como estudiantes, no podemos tomar como referencia a cualquier página y no estoy diciendo que el contenido sea malo, pero tiene más peso tomar la definición de libros.
Por lo cual, ¿Qué es la comunicación según autores? A continuación te voy a proporcionar al menos 3 definiciones de comunicación según autores. Cabe destacar que al final del artículo vas a encontrar la bibliografía.
Definición de comunicación según Lourdes Münch Galindo
Lourdes Münch Galindo define a la comunicación de la siguiente forma:
«La comunicación puede ser definida como el proceso a través del cual se transmite y recibe información»
(2018, p. 151)
Definición según Heinz Weihrich, Mark V. Cannice y Harold Koontz
«La transferencia de información de un emisor a un receptor, siempre y cuando el receptor comprenda la información»
(2017, p. 472)
Definición según Stephen P. Robbins
La definición que Stephen P. Robbins nos proporciona es la siguiente:
«La comunicación es la transferencia y comprensión de significados»
(2018, p. 452)
Definición según Roger A Kerin y Steven W. Hartley
«Comunicación es el proceso de transmitir un mensaje a otros y requiere seis elementos: fuente, mensaje, canal de comunicación, receptor y procesos de codificación y decodificación»
(2018, p. 435)
Bueno, ya te he proporcionado 4 conceptos de comunicación de diferentes autores… ¿Cómo defines tú con tus propias palabras dicho concepto?
¿Qué es la comunicación?
La comunicación es un proceso que permite transmitir o recibir información. De hecho, según Stephen P. Robbins, si la comunicación no transmite información o ideas, entonces no se lleva a cabo la comunicación.
Ahora bien, un elemento más que podemos agregar a la definición anterior y que sí toma en cuenta Stephen P. Robbins es la comprensión. Después de todo, lo que necesitamos es que una persona (personas) reciba el mensaje que queremos entregar y que la persona lo entienda.
Si el receptor entiende el mensaje, entonces la comunicación será exitosa y los objetivos podrán ser alcanzados.
En conclusión, podemos decir que la comunicación es el proceso de transmitir un mensaje de una fuente a un receptor a través de un canal de comunicación utilizando procesos de codificación y decodificación. Esta definición incluye los seis elementos clave de la comunicación y es fundamental para entender cómo funciona este proceso en la práctica.
¿Qué tipos de comunicación hay?
Existen varios tipos de comunicación que se utilizan en diferentes contextos, pero comúnmente, se divide en dos grandes grupos, los cuales son:
- Comunicación verbal.
- Comunicación no verbal.
¿Qué es la comunicación verbal?
Es la forma más común de comunicación y se refiere a la transmisión de información y sentimientos a través del lenguaje hablado o escrito. Se utiliza para transmitir ideas, pensamientos, emociones, instrucciones y cualquier tipo de mensaje que pueda ser expresado con palabras.
Asimismo, tenemos que decir que se puede dividir en dos categorías principales:
- Oral.
- Escrita.
La comunicación oral se refiere a la transmisión de información a través de la palabra hablada, mientras que la escrita se refiere a la transmisión de información a través de la palabra escrita.
¿Qué es la comunicación no verbal?
Es una forma de comunicación que se produce sin el uso de palabras. Se refiere a los mensajes que se transmiten a través de gestos, posturas, expresiones faciales, movimientos corporales, contacto visual y otros aspectos no verbales del comportamiento humano.
Hay que destacar que es una parte importante de la comunicación humana, ya que complementa la comunicación verbal y puede proporcionar información adicional y más precisa sobre los sentimientos, pensamientos e intenciones de una persona.
¿Por qué es importante la comunicación?
La comunicación es un elemento clave en el éxito de cualquier empresa. A continuación, te voy a dar algunas razones por las cuales una buena comunicación es muy importante para las empresas:
1. Facilita la toma de decisiones:
La comunicación efectiva es esencial para el éxito de cualquier equipo en una empresa. Cuando los miembros del equipo se comunican claramente y de manera efectiva, pueden obtener la información necesaria para tomar buenas decisiones y así poder alcanzar los objetivos de la empresa de manera más eficiente.
Por otro lado, la falta de comunicación o una comunicación deficiente puede llevar a decisiones ineficientes o incluso erróneas, lo que puede tener un impacto negativo en la productividad y el rendimiento general del equipo (empresa).
2. Fomenta el trabajo en equipo
Fomentar el trabajo en equipo es crucial para lograr el éxito en cualquier empresa. Cuando los miembros del equipo trabajan juntos de manera efectiva, pueden lograr mucho más de lo que podrían hacer individualmente. Una comunicación efectiva es un factor clave para fomentar el trabajo en equipo y permitir que los miembros colaboren de manera productiva.
Cabe destacar que establecer canales de comunicación abiertos y claros es esencial para fomentar la comunicación efectiva en un equipo. Recuerda que los miembros del equipo deben sentirse cómodos compartiendo sus ideas y perspectivas, lo que les permitirá resolver problemas de manera más rápida y eficiente.
Asimismo, también puede ayudar a evitar malentendidos y conflictos innecesarios entre los miembros del equipo.
3. Mejora el clima laboral
La comunicación efectiva es un componente crucial para mejorar el clima laboral en cualquier empresa. Cuando se fomenta un ambiente de confianza y respeto, los empleados se sienten valorados y motivados, lo que puede tener un impacto significativo en la satisfacción laboral y el rendimiento general del talento humano de una organización.
Cabe destacar que la comunicación efectiva no solo implica transmitir información de manera clara y concisa, sino también se tiene que tener la capacidad de escuchar y entender a los demás.
Cuando los empleados sienten que sus perspectivas y opiniones son valoradas y consideradas, entonces éstos podrán llegar a tener un mayor sentido de pertenencia y compromiso con su trabajo y hacía la misma empresa.
4. Aumenta la eficiencia
Una buena comunicación interna no solo permite que los miembros del equipo estén en sintonía, sino que también puede ayudar a evitar la duplicación de esfuerzos y reducir los errores. En última instancia, esto conduce a una mayor eficiencia y productividad.
Al comunicar claramente los objetivos, tareas y responsabilidades, podemos asegurarnos de que todos estén en la misma página y sepan lo que se espera de ellos.
Además, también puede ayudar a fomentar un ambiente de colaboración y apoyo mutuo. Cuando los miembros de una empresa se comunican de manera efectiva, pueden compartir conocimientos y recursos, lo que puede conducir a soluciones más creativas y eficaces.
Cabe destacar que esto no solo beneficia a la empresa, sino que también puede ayudar a los empleados a desarrollar sus habilidades y crecer profesionalmente.
Ejemplos de comunicación
Aquí te presento 5 ejemplos de situaciones en donde se puede presentar la comunicación, tanto en una empresa como en la vida cotidiana:
- Presentaciones: En una empresa, las presentaciones son una forma común, las cuales se utilizan para compartir información con otros empleados o con clientes. En la vida cotidiana, las presentaciones también son comunes en situaciones como exposiciones escolares o presentaciones en eventos sociales.
- Entrevistas: En una empresa, las entrevistas son utilizadas para evaluar a los candidatos a un puesto de trabajo.
- Capacitaciones: Las capacitaciones son utilizadas en las empresas para enseñar nuevas habilidades o información a los empleados.
- Negociaciones: Las negociaciones son utilizadas en las empresas para llegar a acuerdos con clientes, proveedores u otras empresas. En la vida cotidiana, las negociaciones también son comunes en situaciones como la compra o venta de bienes y servicios.
- Conversaciones informales: Las conversaciones informales son una forma común de comunicación tanto en las empresas como en la vida cotidiana. En la empresa, se pueden utilizar para establecer relaciones con otros empleados o para conocer mejor a los clientes. En la vida cotidiana, las conversaciones informales son comunes en situaciones sociales, como en un café con amigos.
- Resolución de conflictos: La resolución de conflictos es una forma de comunicación que se utiliza tanto en las empresas como en la vida cotidiana para resolver problemas entre personas o grupos. En la empresa, se puede utilizar para resolver conflictos entre empleados o con clientes. En la vida cotidiana, la resolución de conflictos es común en situaciones como discusiones familiares o conflictos vecinales.
Propósito de la comunicación en una empresa
Según Harold Koontz, en su sentido más amplio, «el propósito de la comunicación en una empresa es disponer de información para actuar en los procesos de cambio o facilitarlos, esto es, influir en la acción para lograr el bienestar de la empresa» (2017, p. 472).
De igual forma, Harold Koontz nos dice que es necesaria para:
- Establecer y difundir las metas de una empresa.
- Desarrollar planes para su logro.
- Organizar los recursos humanos, y de otro tipo, de la manera más eficaz, eficiente y,por tanto, efectiva.
- Seleccionar, desarrollar y evaluar a los miembros de la organización.
- Liderar, dirigir, motivar y crear un clima en el que las personas quieran contribuir.
- Controlar el desempeño.
Comunicación interpersonal y comunicación organizacional
Dos tipos de comunicación importante para los gerentes son la interpersonal y organizacional. A continuación te voy a proporcionar la definición de cada una.
Definición de comunicación interpersonal
Según Stephen P. Robbins , la comunicación interpersonal es la «comunicación entre dos o más personas» (2018, p. 452).
Definición de comunicación organizacional
Según Stephen P. Robbins , la comunicación organizacional son «todos los patrones, redes y sistemas de comunicación que hay dentro de una organización» (2018, p. 452)
Proceso de la comunicación
El proceso de comunicación consta de al menos 5 elementos para que un mensaje pueda ser transmitido de un emisor a un receptor.
Los elementos básicos de la comunicación, según Lourdes Münch Galindo son 3, los cuales son:
- Emisor.
- Canal.
- Receptor.
Sin embargo, los 3 elementos anteriores no son los únicos que forman parte del proceso, ya que también se le tienen que agregar los siguientes elementos:
- Retroalimentación.
- Ruido.
De tal forma que, al menos, hay 5 elementos que forman parte del proceso. Digo al menos porque otros autores toman en cuenta también al mensaje como parte del proceso de comunicación.
¿Qué es el emisor?
El emisor, en pocas palabras es en donde se origina (fuente) la información. Por ejemplo, en una conversación, la persona que está hablando (compartiendo información o una idea) es el emisor. De hecho, en este momento, tú estás recibiendo un mensaje mío, por lo cual, yo soy el emisor.
Cabe destacar que el emisor tiene que codificar el pensamiento o la idea (mensaje), de tal forma que, tanto el emisor como el receptor, sean capaces de comprender el mensaje. El lenguaje hablado es sólo un ejemplo de codificación, sin embargo, no es la única forma de codificar un mensaje. Por ejemplo, puedes pasar un pensamiento o una idea en algún lenguaje de programación.
De hecho, los programadores suelen seguir ciertas normas a la hora de programar para que otras personas (compañeros de trabajo) puedan entender el código y continuar con el trabajo.
¿Qué es el mensaje?
Es el contenido que se desea comunicar. El mensaje puede ser verbal, no verbal o ambos, y debe ser transmitido en un formato que el receptor pueda entender.
¿Qué es el canal de comunicación?
En pocas palabras, el canal de comunicación es el medio por el cual viaja un mensaje. Algunos ejemplos de canales son los siguientes:
- Memorandum (memorando).
- Teléfono.
- Computadora.
- Un telegrama.
- Correo electrónico.
- Televisión.
- Carta.
- Otros medios digitales.
Nota: el canal puede ser oral o escrito y se pueden usar más de un canal.
¿Qué es el receptor del mensaje?
En pocas palabras, es la persona o personas que reciben el mensaje (es para quién va dirigido un mensaje). Algo a destacar es el hecho de que el receptor va a recibir y a decodificar el mensaje recibido.
¿Qué es la decodificación?
Consiste en que el receptor convierte el mensaje en pensamientos. Por ejemplo, si yo pongo un pedazo de código de una aplicación, posiblemente habrá pocos que estén preparados para entender el código y lo que hace. Es algo así como si alguien llega y me pone un comentario en japonés.
Dado que no he estudiado japonés, no podría entender el mensaje y eso mismo ocurre en cualquier profesión. De tal forma que el receptor recibe el mensaje y traduce (decodifica) el mensaje para poder entender lo que el emisor deseaba compartir.
Nota: como puedes ver, tanto el emisor como el receptor tienen que compartir los conocimientos suficientes para poder entenderse cabalmente. Si el receptor no cuenta con la preparación adecuada, entonces el mensaje no será comprendido y podrá ocasionar errores (problemas).
¿Qué es el ruido en el proceso de comunicación?
Según Harold Koontz, Heinz Weihrich y Mark V. Cannice, el ruido «es cualquier cosa, trátese del emisor, la transmisión o el receptor, que entorpece la comunicación» (2017, p. 274).
Algunos ejemplos de ruido, según Harold Koontz, son los siguientes:
- La codificación puede tener fallas por el uso de símbolos ambiguos.
- La transmisión puede interrumpirse por estática en el canal, como cuando hay una mala conexión telefónica.
- La falta de atención puede ocasionar una recepción imprecisa.
- Los prejuicios pueden obstaculizar la comprensión.
¿Qué es la retroalimentación en el proceso de comunicación?
La retroalimentación es la forma que se tiene para asegurarse de que el proceso de comunicación ha sido exitoso, es decir, que el mensaje ha sido transmitido y comprendido de manera adecuada.
La retroalimentación o realimentación, según Raymundo Javier Benavides Pañeda, «es la respuesta del receptor al mensaje enviado por el emisor; lo que le permite conocer si su mensaje fue interpretado en la forma en que quiso transmitirlo; por lo tanto, la realimentación es el proceso de comunicación de retorno en el cual se intercambian los papeles del emisor y del receptor» (2014, p. 206)
¿Cómo se da el proceso?
En primer lugar, si quieres comunicar algo, tienes que tener un propósito, después de todo, tienes que tener la intención de comunicar algo, ¿Cierto?. Bueno, el propósito es expresado como un mensaje, el cual el emisor transmite a uno o más receptores.
Cabe destacar que el emisor tiene que codificar el mensaje, el cual es transmitido a través de algún medio (canal). Por último, cuando el receptor recibe el mensaje, éste tiene que decodificarlo para poder comprenderlo.
¿Cómo saber si la comunicación ha sido exitosa?
Según Stephen P. Robbins, «la comunicación perfecta, si existe tal cosa, ocurre cuando se transmite un pensamiento o una idea y el receptor lo capta y lo comprende exactamente como el emisor espera que lo haga».
De tal forma que para que exista una comunicación exitosa, el receptor tiene que sí o sí comprender lo que el emisor desea expresar. De no ser así, entonces la comunicación ha fallado o no ha sido muy buena.
Para evitar fallos en la comunicación, algo que puede ayudarte en un principio es evitar pensar que la otra persona va a comprender tu mensaje de la misma forma en que tú lo haces. Después de todo, son dos personas diferentes, con conocimientos y experiencias diferentes.
Por lo cual, es muy importante que expreses de manera simple, clara y precisa lo que realmente quieres decir. Si es en una empresa y vas a dar una orden, la orden no tiene que dar lugar a malos entendidos y de preferencia, tiene que estar respaldada de manera escrita.
Bibliografía
