Voy a empezar por definir lo que es el proceso administrativo, aunque antes de eso, voy a empezar por definir lo que es la administración. En pocas palabras, «consiste en coordinar y supervisar las actividades de las organizaciones para lograr que éstas alcancen sus objetivos de forma eficaz y eficiente».
Con respecto a lo anterior, tengo que decir que el administrador (gerentes de distintos niveles) tiene que ser capaz de adaptarse a las características de cada organización, así como tener en cuenta el entorno que influye en ella y así mismo usar y adpartar las diferentes técnicas, herramientas y metodologías que les permitan hacer que la organización logre sus objetivos.
Concepto
Ya que entendemos que la administración puede ser vista como el proceso que consiste en utilizar los recursos de la organización para conseguir eficientemente los objetivos de la misma. Entonces, puede ser visto como la secuencia de un conjunto de funciones administrativas que al armonizar y eficientar todas las actividades dentro de las mismas, se logrará un manejo eficiente de los recursos.
Importancia del proceso administrativo
Tenemos que entender que el proceso administrativo es utilizado por las grandes empresas y una de las razones por las que las grandes empresas siguen utilizando el proceso administrativo es que evita la improvisación, esto ya que permite establecer claramente a dónde queremos llegar o qué queremos lograr, nos dice lo que necesitamos, cómo distribuir los recursos, qué se tiene que hacer, quién lo tiene que hacer, cómo vas a medir los resultados para mejorar, etc
Así pues, el proceso administrativo es necesario para tomar decisiones estrategicas que le otorguen a la empresa una posición única en el mercado y que dicha posición otorgada por una ventaja competitiva sea sostenible en el tiempo.
Etapas del proceso administrativo
Como dije antes, el proceso administrativo consta de cuatro etapas o cuatro funciones, las cuales son: planear, organizar, dirigir y controlar.
Planeación
Planear significa que vamos a establecer el objetivo de una organización y decidir cuál es la mejor manera de alcanzarlo (anticipando el futuro al tomar en cuenta las diferentes situaciones). Así pues, planear puede entenderse como la toma de decisiones, con respecto a los objetivos y el establecimiento del curso de acción futuro a partir de un conjunto de estrategias para alcanzarlos.
Por consiguiente, la selección de los objetivos, así como los caminos para alcanzarlos, es lo que implica la planificación.
Organización
Una vez que que ya estableciste los objetivos y ya has desarrollado planes, lo siguiente que tienes que hacer es organizar los recursos necesarios para alcanzar la meta que se ha establecido.
Por consiguiente, implica determinar cómo se deben reunir, coordinar las actividades, los recursos y el establecimiento de una estructura que otorgue posiciones o roles que el talento humano tenga que llevar a cabo.
Por lo tanto, básicamente, organizar es decidir dónde se tomarán las decisiones, quién hará qué trabajos y tareas, quién trabajará para quién y cómo se reunirán los recursos, es decir, la estructura.
Dirección
En la etapa de dirección o también llamada etapa de ejecución, lo que tenemos que hacer es eso mismo, ver que se lleven a cabo todas las actividades necesarias para que la organización funcione.
La etapa de dirección también es llamada etapa de liderazgo o de influencia y es debido a que no es suficiente ver que las cosas se hagan, sino que se tienen que hacer con voluntad y gusto. Es ahí donde el administrador necesitará de buenas habilidades de liderazgo. El liderazgo le permitirá influenciar a las personas para que sus objetivos y propósitos se enlacen con los de la organización y así no harán las cosas únicamente por hacerlo, sino que van a buscar que los objetivos de la empresa se cumplan.
Una ventaja de llevar a cabo un buen liderazgo es que permite crear una actitud positiva hacia el trabajo y los objetivos entre los miembros de la organización. Esto es de utilidad debido a que
cambiando el comportamiento de los empleados, nos ayudará a mejorar la eficiencia y productividad de la organización.
Algunas funciones de dirección son la motivación, la comunicación y la coordinación. Las cuales se consideran parte del proceso.
La motivación es una cualidad esencial para el liderazgo. La motivación es la función del proceso de gestión de influir en el comportamiento de las personas basándose en el conocimiento de las causas y los canales que sustentan el comportamiento humano en una dirección.
Controlar
El monitoreo del progreso organizacional hacia el cumplimiento de las metas se llama control. La supervisión de los progresos es esencial para garantizar el logro de los objetivos de la organización.
Controlar es medir, comparar, encontrar desviaciones y corregir las actividades de la organización que se realizan con un nivel por debajo del necesario y por lo cual nos impiden alcanzar las metas u objetivos. Por lo tanto, básicamente el control consiste en medir el rendimiento de las actividades o procesos, comparar esas actividades con el deseado, encontrar las desviaciones, y corregir las desviaciones.
Tenemos que tomar en cuenta que los procesos siempre pueden ser mejorados y podemos usar una gran variedad de herramientas como reingeniería de procesos o inclusive implantar una filosofía (metodología) como kaizen o six sigma. No olvides que tenemos que estar en constante cambio y continuar mejorando.
Fuente
▷ ADMINISTRACIÓN – Enfoque por Competencias con Casos Latinoamericanos. Por MOCHÓN, Francisco; MOCHÓN, María del Carmen; MOCHÓN, Marta, 2014, Alfaomega.
Artículos recomendados
