En el artículo de hoy te voy a hablar sobre los gastos en una empresa, de tal forma que vas a poder diferenciar entre costo y gasto, conocerás su clasificación, su naturaleza, etc.
Espero que te sea de utilidad.
Definición de costo y gasto según la NIF A-5
La NIF A-5 nos dice lo siguiente:
«El costo y el gasto son decrementos de los activos o incrementos de los pasivos de una entidad, durante un periodo contable, con la intención de generar ingresos y con un impacto desfavorable en la utilidad o pérdida neta o, en su caso, en el cambio neto en el patrimonio contable y, consecuentemente, en su capital ganado o patrimonio contable, respectivamente»
Por lo cual, por el momento podemos decir que el costo y el gasto es lo mismo, es decir una erogación del activo o un incremento del pasivo. Sin embargo… ¿Existe una diferencia?
Concepto de costo
Un costo o coste es visto, según la NIF A-5 como:
«Por costo debe entenderse, para fines de los estados financieros, que es el valor de los recursos que se entregan o prometen entregar a cambio de un bien o un servicio adquirido por la entidad, con la intención de generar ingresos»
De tal forma que un costo es una erogación de activos o un incremento de pasivos que tienen relación directa con la producción del bien. Aunque hay que decir que podríamos decir que más que con la producción, tiene relación directa con las actividad que desempeña la organización para satisfacer las necesidades de los clientes o consumidores.
Concepto de gasto
Podemos decir que un gasto es también una erogación de activos o incremento de pasivos, que no poseen relación directa con la producción (con la actividad empresarial que se desempeña). Por supuesto, tanto el costo como el gasto pueden tener la intención de generar ingresos y tienen un impacto desfavorable en la utilidad…
Los gastos se relacionan con las actividades de:
- Administración.
- Ventas o comercialización.
- Investigación.
- Financiación.
Es por eso que en el estado de resultados podemos ver el costo de ventas y los gastos de administración, de ventas, etc.
¿Cuál es la diferencia entre costos y gastos?
Vamos a empezar diciendo que un costo y un gasto son de cierta forma iguales, ya que ambos términos se relacionan con una salida o erogación de recursos. Sin embargo, de manera práctica sí suelen ser diferenciados, especialmente en la contabilidad.
Generalmente un costo se relaciona con una salida de efectivo, la cual tiene relación directa con la producción o bueno, relación directa con las actividades empresariales que lleva a cabo una empresa.
Ahora bien, un gasto también es una erogación, pero dicho gasto no tiene relación directa con la producción o con las actividades que la empresa desempeña.
Te voy a poner un ejemplo para que puedas entender mejor la diferencia que hay entre costo y gasto.
Ejemplo de la diferencia que hay entre gasto y costo.
Supongamos que está haciendo mucho calor y tu casa está enfrente de un deportivo. Te das cuenta de que podrías vender una bebida fría y refrescante… ¿Podría ser una limonada? Sí, una limonada está bien.
Ahora bien, para hacer la limonada necesitas azúcar, limones y agua. Dichos materiales son parte de tu materia prima y son considerados costos. Son costos porque son salidas de efectivo que vas a hacer, pero están relacionadas con la producción (es la materia prima que vas a necesitar para crear tu maravilloso producto).
Ahora bien, supongamos que te cobran 200 pesos por hacer una pancarta o algo que te sirva para hacer publicidad. ¿Está relacionado realmente con tu producción? Puedes no hacer publicidad y aún así vas a crear tu producto. Bueno, como la erogación de efectivo no se relaciona con la producción, entonces es un gasto.
Ejemplos de gastos de una empresa
Hay muchos gastos en los cuales puede incurrir una empresa para poder desempeñar sus actividades, pero algunos de los gastos más comunes son los siguientes:
- Adquisición de material de oficina.
- Marketing (publicidad, promoción, diseño, etc)
- Renta (alquiler).
- Gastos financieros.
- Gastos de administración.
- Gastos de ventas.
- Transporte.
- Servicios de agua, luz, teléfono, etc.
- Mantenimiento.
- Gastos de financiación.
- Gastos de investigación.
Tipos de gastos en una empresa
Si buscas en internet, es posible que encuentres que los tipos de gastos en una empresa son:
- Directos.
- Indirectos.
- Fijos.
- Variables.
La verdad es que yo no voy a decirte que los tipos de gastos son fijos, variables, directos o indirectos porque para mí esos son costos. Por supuesto que tampoco es que esté mal, ya que ambos son erogaciones, pero yo prefiero seguir la distinción que se hace en muchos libros.
De hecho, en todos los libros que he leído se manejan como costos y no como gastos. Por ejemplo, la materia prima no la vas a encontrar en los libros (al menos en los que yo he leído).como un gasto variable, sino como un costo variable.
Claro que la definición que les otorgan es la misma, sólo le cambian de costo a gasto. Bueno, al final de cuentas son erogaciones de activos o incrementos de pasivos.
Ahora bien, en cuanto a los gastos, yo prefiero utilizar la siguiente clasificación:
Clasificación de los gastos en una empresa
La clasificación de gastos que yo he encontrado en algunos libros es la siguiente, la cual por cierto también puede ayudarte a temas de administración de operaciones.
- Gastos operacionales.
- Gastos no operacionales.
Gastos operacionales
Los gastos operacionales en una empresa pueden ser clasificados en los siguientes gastos:
- Gastos de administración.
- Gastos de ventas.
¿Qué son los gastos de ventas en una empresa?
Son aquellos los que incurre una empresa para poder comercializar (vender) sus bienes o servicios. Algunos ejemplos de cuentas de gastos de ventas son:
- Sueldos.
- Comisiones.
- Publicidad.
- Energía eléctrica.
- Mantenimiento.
¿Qué son los gastos de administración?
Son aquellas erogaciones en que incurre la administración general de las operaciones. Algunos ejemplos son los siguientes:
- Sueldos.
- Renta.
- Teléfono.
- Papelería.
- Mantenimiento.
- Energía eléctrica.
Por cierto, los gastos operacionales también pueden ser llamados gastos de operación.
Gastos no operacionales
Los gastos no operacionales pueden clasificarse en:
- Gastos financieros.
- Gastos extraordinarios.
- Pérdida en venta de bienes
Naturaleza de los gastos
Los gastos son de naturaleza deudora, por lo cual los gastos incrementan por el lado del debe y aumentar por el lado acreedor.
Contrapartidas de las transacciones que afectan la cuenta de gastos
Las contrapartidas más comunes son:
- Caja.
- Bancos.
- Costos por pagar.
- Gastos por pagar.
- Impuestos por pagar.
- Depreciación acumulada.
- Amortizaciones acumulada.
¿Cómo disminuir los gastos en una empresa?
Hay una gran cantidad de gastos en los que puede incurrir una empresa para poder satisfacer las necesidades de los consumidores y hay muchas formas con las cuales se pueden disminuir los gastos en una empresa.
Te voy a poner un ejemplo.
Ejemplo sobre como disminuir los gastos de transporte de una empresa
Como dije antes, hay muchas formas con las cuales un administrador puede reducir los gastos y muchas veces puede depender de la creatividad de los administradores. Por ejemplo, imagina que tienes un negocio que vende ropa personalizada.
Ahora bien, imagina que tienes que hacer entregas cuatro veces al día. Por supuesto, cada que haces una entrega estás gastando un poco de tu dinero… ¿Cierto?
Ahora bien, imagina que tienes tres o cuatro negocios que también hacen entregas de manera constante durante el día. Por supuesto, cada negocio está cerca uno de otro.
Bueno, qué pasaría si los cuatro negocios se ponen de acuerdo y comienzan a realizar entregas de manera conjunta. De tal forma que cada negocio hacen las entregas de todos los negocios una vez al día.
De esa forma, cada negocio hace una sólo entrega al día (de todos los negocios). Por ende, los gastos de transporte se van a reducir.
