¿Alguna vez has deseado imprimir en formato PDF una hoja de cálculo de Excel? ¿Te gustaría ahorrar tiempo en la impresión y no tener que hacerlo manualmente? Entonces, una macro puede ser la solución para ti. En este artículo, te voy a enseñar cómo crear una macro en Excel para imprimir en PDF. ¡Sigue leyendo y aprende cómo hacerlo en unos simples pasos!
¿Qué es una macro de Excel?
Antes de sumergirnos en la creación de macros, es importante entender qué son y para qué se utilizan. Las macros son scripts de programación que se pueden crear en Excel para automatizar tareas repetitivas. Esto significa que en lugar de realizar la misma tarea manualmente una y otra vez, puedes crear una macro que lo haga automáticamente por ti.
Las macros se pueden utilizar para una variedad de tareas en Excel, desde simples como cambiar el formato de una celda hasta complejas como crear informes personalizados.
¿Por qué es útil una macro para imprimir en PDF?
Crear una macro para imprimir en PDF puede ahorrarnos mucho tiempo y esfuerzo. Si tenemos que imprimir varias hojas de cálculo, puede ser tedioso tener que hacerlo manualmente una por una. Con la macro, podemos imprimir todas las hojas que necesitemos en formato PDF con tan solo un par de clics.
Pasos para crear una macro para imprimir en PDF sin utilizar código
- Abre el libro de Excel y selecciona la hoja que deseas imprimir en PDF.
- Haz clic en la pestaña «Desarrollador o programador» en la cinta de opciones. Si la pestaña «Desarrollador» no aparece, haz clic en «Archivo» y luego en «Opciones». Selecciona «Personalizar cinta de opciones» en el panel de la izquierda y activa la casilla de verificación «Programador» en la lista de opciones.
- Haz clic en «Grabar macro».
- Asigna un nombre a la macro y elige una ubicación para guardarla. También puedes agregarle un acceso rápido para activar la macro con el teclado.
- Haz clic en «Aceptar» y comienza a grabar la macro.
- En la cinta de opciones, selecciona «Archivo» y luego «Imprimir».
- En la ventana de impresión, elige la impresora «Microsoft Print to PDF».
- Haz clic en «Imprimir» y guarda el archivo en la ubicación que desees.
- Detén la grabación de la macro haciendo clic en el botón «Detener grabación» en la pestaña «Programador».
- Para activar la macro, puedes pulsar en donde dice macros (pestaña de programador), pulsar en la macro que deseas utilizar y pulsar en ejecutar. También puedes abrir la pestaña de macros de manera automática pulsando Alt + F8.
¡Listo! Ahora, cada vez que quieras imprimir en PDF una hoja de cálculo, solo tienes que hacer clic en la macro y se imprimirá automáticamente en formato PDF.
Con este método, lo único que te va a pedir es que ingreses el nombre que le deseas dar al archivo pdf. Por supuesto, también puedes cambiar la ruta de donde se va a guardar el pdf.
Nota: Recuerda que para que el archivo de Excel funcione con las macros, tienes que guardar tu archivo como un libro de Excel habilitado para macros (xlsm). De lo contrario, no va a funcionar.
Código para crear una macro para imprimir en PDF
Ahora, te voy a enseñar a crear una macro que te permita imprimir en pdf con un código (VBA). Para hacerlo, tienes que seguir los siguientes pasos:
1. Abre el archivo de Excel en donde deseas utilizar la macro.
2. Pulsa en el apartado del menú que dice: «Programador» o «Desarrollador». Si no tienes habilitada la pestaña de desarrollador o programador, entonces tienes que seguir el paso 2 de la forma anterior.
3. Ahora, ya que estás en el apartado de programador, tienes que pulsar en donde dice «Visual basic».
4. Una vez que se te ha abierto el entorno de visual basic, tienes que pulsar en donde dice insertar y luego en donde dice modulo.
5. En la ventana que se te va a abrir, tendrás que pegar el código que te voy a proporcionar.
Si deseas copiar el código, puedes pulsar el siguiente botón:
6. A continuación, tendrás que modificar el nombre y la ruta del archivo en donde quieres que se guarde el archivo en formato pdf. Lo único que tienes que modificar es lo siguiente: «C:\Ruta\Archivo.pdf»
En donde dice Ruta, tendrás que poner la ruta de la carpeta en donde se va a guardar el pdf. Por ejemplo: «C:\Users\Emmanuel\Desktop»
Ahora, en donde dice Archivo.pdf, tendrás que poner el nombre del archivo que tú quieres que tenga el archivo. Por ejemplo: InformeBimestral.pdf
Por lo cual, el resultado final sería el siguiente: «C:\Users\Emmanuel\Desktop\InformeBimestral.pdf»
7. Ahora ya puedes pulsar en el ícono de guardar y cerrar el entorno de Visual Basic.
8. Ahora, ya que estas en la hoja de Excel que deseas guardar en pdf, lo que tienes que hacer es pulsar en donde dice macros (en la pestaña de programador) o puedes pulsar Alt + F8.
9. Por último, ya sólo queda pulsar en el nombre de la macro y pulsar en donde dice «Ejecutar». Si todo ha salido bien, te va a aparecer un mensaje en donde te indican la ruta en la que ha sido exportado el pdf.
¿Cuál es la diferencia entre ambas formas?
En mi opinión, depende de ti, pero me gusta más la segunda forma porque es más rápida, ya que automáticamente se guarda en la ruta que has establecido y con el nombre que le has otorgado. Por lo cual, basta con ejecutar la macro y listo.
Por supuesto, si deseas cambiar la ruta y el nombre directamente (antes de guardar el archivo), entonces te conviene más el primer método.
Claro que puedes probar ambos métodos y escoger el que más te guste.
