Organización formal e informal

Si te interesa el mundo de la administración, seguro que has oído hablar de los conceptos de organización formal e informal. Pero, ¿sabes realmente qué significan y cómo se relacionan entre sí? En este artículo, te voy a explicar de forma sencilla qué es la organización formal e informal y cuáles son sus ventajas y desventajas.

Definición de organización en la administración

Una forma en que podemos definir lo que es organización es como una estructura intencional y formal de funciones o puestos. Esto quiere decir que la organización no es algo que surge de forma espontánea o casual, sino que se planea y se diseña con un propósito. 

Las funciones o puestos son las tareas o responsabilidades que cada persona tiene dentro de la organización. Por ejemplo, en una empresa, puede haber puestos como gerente, contador, vendedor, etc. Cada puesto o función tiene un objetivo y unas actividades específicas que debe realizar.

Pero no basta con definir las funciones o puestos, también hay que coordinarlos entre sí. Esto significa que las personas que trabajan juntas deben comunicarse, colaborar y complementarse para lograr los resultados esperados. Así, se crea un ambiente de trabajo armonioso, eficiente, efectivo y eficaz.

En resumen, la organización es la forma en que se distribuyen y se relacionan las funciones o puestos dentro de un grupo de personas que comparten una meta común.

Organización formal e informal:  ¿Qué son y cómo se diferencian?

A continuación te voy a hablar con mayor detalle sobre los conceptos de organización formal e informal para que puedas conocer las diferencias que existen entre la organización formal e informal: 

¿Qué es la organización formal?

La organización formal es la estructura que se diseña de forma intencional para definir las funciones, roles y responsabilidades de cada miembro de una empresa. Es la que se refleja en el organigrama, en los manuales de procedimientos y en las normas internas. La organización formal tiene como objetivo crear un ambiente de trabajo en el que cada persona pueda aportar lo mejor de sí misma para alcanzar las metas del grupo y de la organización.

La organización formal no tiene por qué ser rígida ni limitante. Al contrario, debe ser flexible y adaptable a las necesidades y cambios del entorno. Además, debe fomentar la creatividad, la iniciativa y la diversidad de los individuos, respetando sus gustos y capacidades. Eso sí, siempre con una visión compartida y orientada a los objetivos comunes.

Ventajas

La organización formal tiene varias ventajas que contribuyen al éxito de una empresa, entre las que se pueden destacar las siguientes:

• Facilita la coordinación y la integración de las actividades y los recursos de la empresa, evitando la duplicidad y el desperdicio.
• Establece una cadena de mando y una distribución de la autoridad, lo que permite definir las responsabilidades y las obligaciones de cada persona, y facilitar la toma de decisiones y la rendición de cuentas.
• Promueve la especialización de los trabajadores, lo que mejora su eficiencia y su productividad, y reduce los errores y los costos.
• Proporciona una base para la planeación, el control y la evaluación del desempeño, lo que permite establecer objetivos, indicadores y estándares de calidad, y medir los resultados y los logros.

Desventajas

La organización formal también tiene algunas desventajas que pueden afectar al funcionamiento de una empresa, entre las que se pueden mencionar las siguientes:

• Puede crear una excesiva burocracia y rigidez, lo que dificulta la adaptación y la innovación ante los cambios y las oportunidades del entorno.
• Puede generar conflictos y tensiones entre los diferentes niveles y departamentos de la empresa, lo que dificulta la comunicación y la colaboración, y afecta al clima laboral y a la satisfacción de los trabajadores.
• Puede limitar la participación, la iniciativa y la creatividad de los trabajadores, lo que reduce su motivación y su compromiso, y afecta a su desarrollo personal y profesional.
• Puede generar una brecha entre lo que se dice y lo que se hace, lo que afecta a la coherencia y a la credibilidad de la empresa.

¿Qué es la organización informal?

La organización informal es la que surge de forma espontánea y natural entre las personas que trabajan juntas. Es el resultado de las relaciones interpersonales que se establecen por afinidad, confianza, amistad o interés. La organización informal no tiene una estructura definida ni se basa en reglas escritas. Es la que se manifiesta en los grupos informales, las redes sociales, los rumores o las costumbres.

La organización informal puede tener una gran influencia en el comportamiento y el rendimiento de los trabajadores. Por un lado, puede ser una fuente de apoyo, motivación, comunicación y aprendizaje. Por otro lado, puede generar conflictos, resistencias, desviaciones o competencias. En conclusión, es importante conocerla y gestionarla adecuadamente.

Algunos ejemplos de organización informal son: el equipo de fútbol de la empresa, el grupo de personas a las que les gusta el boliche y salen todos los viernes a jugar, el grupo de personas que les gusta bailar y se reúnen los fines de semana para hacerlo, etc.

Ventajas

La organización informal tiene varias ventajas que contribuyen al bienestar de los trabajadores y al funcionamiento de una empresa, entre las que se pueden destacar las siguientes:

• Crea un sentido de pertenencia y de identidad, lo que mejora la autoestima y la confianza de los trabajadores, y refuerza su lealtad y su compromiso con la empresa.
• Fomenta la cooperación y la solidaridad entre los trabajadores, lo que facilita el intercambio de información y de conocimientos, y mejora la resolución de problemas y la toma de decisiones.
• Proporciona un espacio de expresión y de escucha, lo que permite canalizar las emociones, las opiniones y las sugerencias de los trabajadores, y mejorar la comunicación y el feedback.
• Estimula la diversidad, la creatividad y la innovación, lo que permite aprovechar los talentos, las ideas y las experiencias de los trabajadores, y generar valor añadido para la empresa.
• Compensa las deficiencias y las limitaciones de la organización formal, lo que permite adaptarse y responder mejor a las necesidades y expectativas de los clientes y del entorno.

Desventajas

La organización informal también tiene algunas desventajas que pueden afectar al bienestar de los trabajadores y al funcionamiento de una empresa. Algunas de estas desventajas son las siguientes:

• Puede generar subgrupos o bandos, lo que dificulta la integración y la cohesión de los trabajadores, y afecta a la armonía y al clima laboral.
• Puede crear normas, valores o costumbres que contradicen o interfieren con los de la organización formal, lo que dificulta el cumplimiento de las funciones y las responsabilidades, y afecta a la eficacia y la eficiencia de la empresa.
• Puede difundir rumores, chismes o informaciones falsas, lo que genera desconfianza, malentendidos y conflictos entre los trabajadores.
• Puede provocar una pérdida de la objetividad y de la imparcialidad, lo que afecta a la evaluación y al reconocimiento del desempeño y de los logros de los trabajadores, y genera injusticias y favoritismos.
• Puede limitar el desarrollo y el crecimiento de los trabajadores, lo que afecta a su motivación y a su potencial, y reduce las oportunidades de ascenso y de mejora.

¿Cuál es la diferencia entre organización formal e informal?

La organización formal e informal son dos dimensiones complementarias de la realidad organizativa. Ambas tienen sus ventajas y desventajas, y ambas son necesarias para el buen funcionamiento de una empresa. La clave está en encontrar el equilibrio entre ellas, aprovechando sus beneficios y minimizando sus riesgos.

Algunas de las diferencias más importantes entre la organización formal e informal son las siguientes:

• La organización formal se crea de forma deliberada y racional, mientras que la organización informal se forma de manera espontánea y emocional.
• La organización formal se basa en la autoridad, la jerarquía y la especialización, mientras que la organización informal se basa en la confianza, la cooperación y la afinidad.
• La organización formal se expresa en documentos oficiales, mientras que la organización informal se expresa en comportamientos cotidianos.
• La organización formal se orienta a los objetivos y resultados, mientras que la organización informal se orienta a las necesidades y expectativas.
• La organización formal se controla mediante normas y procedimientos, mientras que la organización informal se controla mediante valores y normas sociales.

Por lo cual, a continuación te proporciono un cuadro comparativo de organización formal e informal

¿Cómo puedes aprovechar la organización formal e informal en tu empresa?

Ahora que ya sabes qué es la organización formal e informal y cómo se diferencian, te preguntarás cómo puedes utilizarlas para mejorar tu empresa. A continuación, te voy a dar algunos consejos:

• Diseña una organización formal que sea coherente con la misión, la visión y los valores de tu empresa, y que se adapte a las características de tu sector, tu mercado y tu público objetivo.
• Comunica de forma clara y transparente la organización formal a todos los niveles de la empresa, y asegúrate de que todos la entienden y la comparten.
• Fomenta la participación, la colaboración y el feedback de los trabajadores en el diseño y la mejora de la organización formal, y reconoce sus aportaciones y logros.
• Identifica y analiza la organización informal que existe en tu empresa, y detecta sus fortalezas y debilidades.
• Apóyate en los líderes informales, los grupos de referencia y las redes de comunicación para difundir la cultura y los valores de la empresa, y para resolver problemas (conflictos).
• Respeta y valora la diversidad, la creatividad y la innovación que aporta la organización informal, y promueve el sentido de pertenencia y la satisfacción de los trabajadores.

Espero que este texto te haya sido útil y que hayas aprendido algo nuevo sobre la organización formal e informal.