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Presupuesto operativo

En este artículo voy a explicar lo que es el presupuesto operativo, la importancia, lo que incluye y un ejemplo de la forma en que se estructura.

Definición de presupuesto maestro

Según David Noel Ramírez Padilla, el presupuesto maestro es:

“El presupuesto maestro consiste en un conjunto de presupuestos que buscan, por un lado, la determinación de la utilidad o pérdida que se espera tener en el futuro y, por el otro, formular estados financieros presupuestados que permitan al administrador tomar decisiones sobre un periodo futuro en función de los planes operativos para el año venidero”

¿Cómo está integrado el presupuesto maestro?

El presupuesto maestro está constituido por dos presupuestos, los cuales son:

  • Presupuesto operativo.
  • Presupuesto financiero.

Definición de presupuesto operativo según Ramírez Padilla

El presupuesto operativo se refiere a todo el conjunto de actividades relacionadas con producir, vender y administrar una organización, las cuales son las actividades típicas a través de las cuales una empresa realiza su misión de ofrecer productos o servicios a la sociedad.

Dichas actividades dan origen a los presupuestos de ventas, de producción, de compras, de requisitos de materia prima, de mano de obra, de gastos indirectos de fabricación, de costo de venta y de gastos de operación.

¿Qué es el presupuesto operativo?

Podemos ver al presupuesto operativo como un presupuesto que engloba a todos los presupuestos antes mencionado. De manera más específica, podemos decir que es un reporte que nos permite conocer hacia dónde se dirigen los esfuerzos de la organización, lo cual se logra a través del estado de resultados presupuestado.

Presupuesto operativo
Fuente: Freepik.com

En otras palabras, la realización de todos los presupuestos antes mencionados, deberá desembocar en la formulación de un estado de resultados presupuestado de la operación.

Es importante resaltar que el presupuesto operativo es la primera etapa para poder realizar un presupuesto maestro.

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¿Para qué sirve el presupuesto operativo?

Con un presupuesto operativo podemos estructurar una una estrategia cuyo objetivo sea crear un negocio rentable y eficiente. Por ejemplo, nos permite planear lo que vamos a hacer en los meses en los que tengamos bajos ingresos o altos gastos. Por lo cual, puede ayudarnos a guiar nuestras decisiones con respecto a los gastos, y ayudarnos a mantenernos en el camino hacia cumplir nuestras metas en cuestión de ingresos.

¿Estás interesado en elaborar un presupuesto operativo? Entonces, te recomiendo que sigas los siguientes pasos:

¿Qué incluye el presupuesto operativo?

Ya he mencionado antes los presupuestos incluidos en el presupuesto operativo, sin embargo, quiero que quede muy claro lo que incluye.

  • Ventas.
  • Producción.
  • Compras.
  • Requisitos de materia prima.
  • Mano de obra.
  • Gastos indirectos de fabricación.
  • Costo de ventas.
  • Gastos de operación.

Pasos para hacer el presupuesto operativo

A continuación podrás ver una imagen que explica de manera gráfica cómo se integran los presupuestos contenidos en el presupuesto operativo y por supuesto, una secuencia para hacerlo.

Pasos para crear un presupuesto operativo

La secuencia que nos recomienda Ramírez Padilla en su libro para hacer el presupuesto operativo es la siguiente:

  1. Ventas.
  2. Producción.
  3. Necesidades de materia prima y de compra.
  4. Mano de obra directa.
  5. Gastos de fabricación indirectos.
  6. Gastos de operación.
  7. Costo de ventas presupuestado.

Presupuesto de ventas

El primer paso o etapa que deberá de hacer una organización consiste en determinar el comportamiento de la demanda, es decir qué espera que haga el mercado (llevar a cabo un pronóstico). Al concluir este paso, vamos a poder realizar un presupuesto de producción.

La secuencia recomendada por Ramírez Padilla, para desarrollar el presupuesto de ventas es la siguiente:

  • Determinar claramente el objetivo que desea lograr la empresa respecto al nivel de ventas en un periodo determinado, así como las estrategias que se desarrollarán para lograrlo.
  • Realizar un pronóstico de ventas, que permita conocer una estimación del comportamiento de la demanda.
  • Elaborar el presupuesto de ventas (considerando los datos pronosticados del inciso anterior y el juicio profesional de los ejecutivos de ventas) distribuyéndolo en zonas, divisiones, líneas, etcétera.

Una vez que es aceptado el presupuesto de ventas, se debe comunicar a todas las áreas de la organización para que se planifique el presupuesto de insumos.

presupuesto de ventas para agregarlo al presupuesto operativo
Fuente: Freepik.com

Presupuesto de producción

Como dije antes, ya que tenemos el presupuesto de ventas listo, ahora es tiempo de comenzar a elaborar el presupuesto de producción. Ramírez Padilla nos dice que el presupuesto de producción es importante debido a que de él depende todo el plan de requisitos respecto a los diferentes insumos o recursos que se utilizarán en el proceso productivo.

Ahora bien, para determinar la cantidad que se debe producir de cada una de las líneas que vende la organización hay que considerar las siguientes variables:

  • Ventas presupuestadas de cada línea.
  • Inventarios finales deseados para cada tipo de línea.
  • Inventarios iniciales con que se cuente para cada línea.
Presupuesto de producción

Lo que se plantea con la fórmula anterior es la necesidad de conocer los niveles de inventarios al principio y al final del periodo productivo; sin embargo, también es importante determinar cuál es la política deseada por cada empresa respecto a la producción. Las políticas más comunes según Ramírez Padilla son:

  • Producción estable e inventario variable.
  • Producción variable e inventario estable.
  • Combinación de las dos anteriores.

Presupuesto de necesidades de materia prima y de compra

Ya que tenemos el presupuesto de producción, el cual nos proporciona el marco de referencia para diagnosticar las necesidades de los diferentes insumos.

Cabe resaltar que cuando no se espera que exista escasez de materia prima, la cantidad debe estar en función del estándar que se haya determinado para cada tipo de insumo por producto, así como de la cantidad presupuestada para producir en cada línea, por supuesto, indicando también el tiempo en que se van a requerir.

Presupuesto de necesidades de materia prima y de compra

Tienes que considerar que el presupuesto de requisitos de materia prima se debe expresar en unidades monetarias una vez que compras defina el precio al que se va a adquirir (costo del material presupuestado).

Asimismo, se incluye únicamente el material directo, ya que los materiales indirectos (lubricantes, accesorios, etc.) se incorporan en el presupuesto de gastos indirectos de fabricación.

Beneficios del presupuesto de requisitos de materia prima, según Ramírez Padilla son:

  • Indica las necesidades de materia prima para determinado periodo presupuestal, evitándose así cuellos de botella en la producción por falta de abastecimiento.
  • Genera información para compras, lo que permite a este departamento planear sus actividades.
  • Determina niveles adecuados de inventarios para cada tipo de materia prima.
  • Ejerce el control administrativo sobre la eficiencia con que se maneja la materia prima.

Por último, cabe resaltar que con base en el presupuesto de requisitos de materia prima y las políticas de inventario que se establezcan para cada materia prima, se determinará el número de unidades, y el tiempo en que habrán de llevarse a cabo las compras y el costo en que se incurrirá al realizar dichas operaciones, que será la cantidad de cada materia prima que se comprará por el precio estándar al que se planea adquirir.

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Presupuesto de mano de obra directa

El presupuesto de mano de obra directa trata de diagnosticar las necesidades de recursos humanos (básicamente mano de obra directa). Sin embargo, su importancia no sólo radica en conocer las necesidades de mano de obra, sino en el cómo actuar de acuerdo con dicho diagnóstico, para satisfacer los requisitos de la producción planeada.

De acuerdo con Ramírez Padilla, el presupuesto de mano de obra debe permitir la determinación del estándar en horas de mano de obra para cada tipo de línea que produce la empresa, así como la calidad de mano de obra que se requiere, con lo cual se puede detectar si se necesitan más recursos humanos o si los actuales son suficientes.

Un ejemplo que nos pone Ramírez Padilla en su libro es el siguiente:

Se supone que hay 10 líneas de productos diferentes en la empresa: la línea WW requiere dos horas de mano de obra de soldador, tres horas de mecánico y media hora de alimentador. Si el presupuesto de producción indica que se van a producir 10000 WW, se puede calcular la mano de obra directa de dicha línea:

Ahora bien, en el supuesto de que durante un año se trabajen sólo trescientos días hábiles y el tiempo normal sean siete horas diarias de labor, se tiene:

300 días x siete horas = 2,100 horas, las cuales corresponden a cada operario.

Para satisfacer los requisitos de WW se realizan las siguientes operaciones:

Una vez hecho lo anterior para cada línea, se puede apreciar si el personal con que cuenta la organización es suficiente, o planear nuevas contrataciones especificando el número y las características de las personas necesarias.

Ya que se ha calculado el número de obreros requeridos, se debe determinar cuánto costará esa cantidad de recursos humanos; o sea, traducir el presupuesto de mano de obra directa, expresada en horas estándar o en número de personas y calidad, a unidades monetarias; es decir, calcular el presupuesto del costo de mano de obra.

Presupuesto de gastos de fabricación indirectos

En primer lugar, es importante que, al elaborar el presupuesto de gastos de fabricación indirectos, se detecte perfectamente el comportamiento de cada una de las partidas de gastos indirectos.

De hecho, Ramírez Padilla, nos dice que se tiene que hacer de manera que los gastos de fabricación variables se presupuesten en función del volumen de producción previamente determinado, y los gastos de fabricación fijos se planeen dentro de un tramo determinado de capacidad, independientemente del volumen de producción presupuestado.

Cuando se ha elaborado el presupuesto de gastos de fabricación, debe calcularse la tasa de aplicación tanto en su parte variable como en su parte fija, y elegir una base adecuada para la estructura del presupuesto de gastos de fabricación indirectos.

Por ejemplo, si dentro del presupuesto global la depreciación constituye 40%, será conveniente elegir horas-máquina como base para la obtención de la tasa. Una vez realizado lo anterior, se puede sintetizar el presupuesto de gastos de fabricación mediante la fórmula:

Fórmula de la ecuación de la línea recta
  • a: representa los gastos de fabricación fijos.
  • b: los gastos variables por unidad a producir calculados bajo el sistema de costeo con base en actividades.
  • x: el volumen de actividad.

Presupuesto de gastos de operación

Este presupuesto tiene por objeto planear los gastos en que incurrirán las funciones de distribución y administración de la empresa para llevar a cabo las actividades propias de su naturaleza.

De igual manera que los gastos indirectos de fabricación, los gastos de administración y de venta deben ser separados en todas las partidas en gastos variables y gastos fijos.

Gastos fijos

Se consideran fijos debido a que su valor no varía con el nivel de las ventas que tengas, es decir, sin importar cuanto vendas o cuanto produzcas, no van a subir o a bajar dichos gastos.

Sin embargo, yo considero que no existe ningún costo o ningún gasto fijo realmente, no al menos a largo plazo. Te daré un ejemplo, supongamos que vas a rentar un local para tu negocio. ¿Siempre vas a pagar la misma cantidad de renta? Tal vez vas a pagar la misma cantidad de renta por un año, pero, al menos en mi país, cada año se incrementa un porcentaje inclusive a la renta de las viviendas (siempre y cuando se haga un contrato).

Algunos ejemplos de gastos fijos son los siguientes:

  • Alquiler
  • Suscripciones de software
  • Los gastos recurrentes del sitio web
  • Salarios (que no varían)
  • Renovación de licencias y permisos
  • Los costos del seguro

Gastos variables

Como ya te lo estás imaginando, son aquellos que están en función del nivel de las ventas, es decir, dependiendo de si vendes más o vendes menos van a aumentar o a disminuir los gastos.

Algunos ejemplos son los siguientes:

  • Los costos de comercialización
  • Compras de software de una sola vez
  • Salarios (especialmente para los trabajadores por hora)
  • Gastos de envío
  • Suministros

Costo de ventas presupuestado

Una vez que se ha calculado la estructura de costos de producción (materia prima, mano de obra y gastos indirectos de fabricación), es posible obtener el costo de ventas que tendrá la empresa durante el periodo presupuestal, basándose en lo siguiente:

  • Las ventas esperadas para el periodo presupuestal.
  • La política de inventarios de materia prima.
  • El costo de mano de obra directa.
  • Los gastos indirectos de fabricación.
  • La política de inventario de productos terminados.
  • El costo por unidad asignado al producto.

En el caso del cálculo del costo por unidad, hay dos formas de determinarlo: utilizando costeo absorbente o recurriendo al costeo directo. Dependiendo de cuál método se utilice, el monto del costo de ventas cambiará.

Cada uno de los métodos tiene ventajas y desventajas; sin embargo, Ramírez Padilla nos dice que dado que el presupuesto es información netamente interna, la utilización del costeo directo resulta más sencillo y permite al administrador contar con información más amigable para el proceso de toma de decisiones.

A continuación voy a poner una imagen tomada del libro «Contabilidad administrativa» de David Noel Ramírez Padilla, en la cual se muestra qué partidas se toman en cuenta dependiendo del método de costeo a utilizar en el cálculo del costo de ventas:

Costeo para formar el presupuesto operativo
Fuente: Ramírez Padilla

Estado de resultados presupuestado

Ya hemos llegado a la parte final y ahora nos toca adjuntar todos los presupuestos elaborados anteriormente y así poder elaborar el estado de resultados presupuestado, el cual es, como anteriormente dije, un reporte que permite a la administración conocer hacia dónde se dirigirán los esfuerzos de la compañía.

Ejemplo de cómo hacer el presupuesto operativo

Cómo hacer un presupuesto operativo - ejemplo
Fuente: Ramírez Padilla

Por supuesto, para llegar al resultado mostrado, tienes que llevar a cabo todos los presupuestos anteriormente mencionados.

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Referencias

Bibliografía presupuesto operativo

Por último, tengo que decir que el libro me ha gustado y considero que es una buena opción si estás aprendiendo sobre contabilidad administrativa.

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