¿Qué es la suboptimización y cual es su peligro para las empresas?

Quiero que imagines a una empresa en la que todos los departamentos funcionan como una máquina bien engrasada, colaborando a la perfección en pos de un objetivo común. Ahora imagína un escenario diferente: una empresa en la que cada departamento funciona de forma aislada, centrado únicamente en sus propios objetivos, sin tener en cuenta el panorama general. La primera empresa prospera, mientras que la segunda lucha. ¿Qué las diferencia? La respuesta está en entender el concepto de suboptimización.

Definición de suboptimización según Luis Socconini

«Optimización de cada pieza del equipo; mantener todas las máquinas funcionan-do sin importar el costo o la consecuencia. Es normal que eso aumente el costo principal de producción: los materiales» (2019, p.304).

Luis Socconini

¿Qué es la suboptimización?

¿Qué significa? La suboptimización es un concepto que se refiere a la práctica de optimizar cada pieza o componente de un sistema o equipo, sin considerar el costo o las consecuencias generales para el conjunto. En lugar de tomar en cuenta la eficiencia global del sistema, se prioriza el funcionamiento individual de cada parte.

La suboptimización puede ser problemática porque puede llevar a resultados no deseados o ineficientes a largo plazo. Cuando cada parte del sistema optimiza sus propias metas sin considerar el objetivo general, puede haber conflictos de intereses y falta de coordinación. Esto puede resultar en ineficiencia, redundancia, falta de sinergia y, en última instancia, un desempeño pobre para todo el sistema.

4 desventajas para una empresa

La suboptimización presenta varias desventajas que pueden afectar negativamente a un sistema o a proceso en general:

1. Ineficiencia global: Al optimizar partes individuales sin considerar el impacto global, es posible que se pierda eficiencia en el sistema en su conjunto. Esto se debe a que la coordinación y el equilibrio entre las diferentes partes no se tienen en cuenta, lo que puede generar que se obtenga un resultado pobre.
2. Desperdicio de recursos: Al no considerar el uso eficiente de los recursos disponibles, la suboptimización puede llevar a un desperdicio innecesario. Por ejemplo, en un proceso de producción, optimizar cada máquina de forma individual sin coordinación puede resultar en una producción excesiva de ciertos componentes, lo que conlleva a un desperdicio de materiales y recursos.
3. Aumento de costos: Cuando se suboptimiza un sistema, se corre el riesgo de aumentar los costos. Esto ocurre porque se enfoca únicamente en la optimización de partes individuales, sin considerar el costo total del sistema. Un ejemplo de esto es un sistema logístico en el que se optimizan las rutas de entrega de cada vehículo de forma separada. Si cada vehículo busca la ruta más corta o conveniente para sí mismo, es probable que se generen trayectos ineficientes en general. Esto puede resultar en que los vehículos recorran distancias más largas, hagan más paradas o se superpongan en ciertas áreas, lo que aumenta los costos de transporte.
4. Desequilibrio en el sistema: La suboptimización puede generar desequilibrios y desajustes en el sistema en su conjunto. Al no tener en cuenta las interacciones y dependencias entre las diferentes partes, es posible que una optimización excesiva en una parte genere problemas en otras áreas. Esto puede causar cuellos de botella, retrasos y dificultades en el funcionamiento global.

3 ejemplos de suboptimización en las empresas

Si ya has llegado a trabajar en alguna organización (empresa), entonces es posible que hayas llegado a experimentar algunos de los siguientes ejemplos de suboptimización.

1. La «guerra» de departamentos

Se puede llegar a dar la suboptimización en una empresa cuando los diferentes departamentos (áreas funcionales) se consideran competidores entre sí en lugar de colaboradores. Cada departamento se enfoca únicamente en alcanzar sus propios objetivos y superar a los demás departamentos, lo que genera rivalidades internas y un enfoque estrecho en lugar del bienestar general de la organización.

Esto puede llevar a la falta de comunicación, la falta de colaboración y la suboptimización de los esfuerzos en conjunto.

2. Anteponer las utilidades a la calidad

Imagina que trabajas en una empresa de fabricación de muebles y estás a cargo del departamento de producción. La empresa ha experimentado un aumento significativo en la demanda de sus productos y está buscando maximizar las utilidades.

Para lograrlo, decides enfocarte en reducir los costos de producción al mínimo, utilizando materiales más baratos y mano de obra menos calificada. Esto te permite aumentar las utilidades a corto plazo, ya que los costos se reducen considerablemente.

Sin embargo, con el tiempo, comienzan a surgir problemas. Los muebles fabricados con materiales de baja calidad se vuelven propensos a dañarse fácilmente, y los clientes empiezan a presentar quejas sobre la durabilidad y la apariencia de los productos. La reputación de la empresa comienza a verse afectada y las ventas comienzan a disminuir.

Te das cuenta de que si priorizas las utilidades en lugar de la calidad, estás comprometiendo la satisfacción del cliente y la reputación de la empresa. Entiendes que es necesario encontrar un equilibrio entre la calidad y las utilidades para garantizar el éxito a largo plazo.

3. Optimización de una sola máquina del proceso de producción

Imaginemos que una fábrica de automóviles decide optimizar el rendimiento de una máquina específica en su línea de producción. La empresa se enfoca únicamente en mejorar la eficiencia de esa máquina, sin considerar el impacto en el resto del proceso.

Para lograrlo, la empresa realiza ajustes y mejoras en la máquina en cuestión, lo que efectivamente aumenta su velocidad y capacidad de producción. Sin embargo, al aumentar la producción de la máquina sin considerar la capacidad de las etapas de ensamblaje posteriores, se genera un desequilibrio en el flujo de producción.

Como resultado, el inventario de trabajo en proceso comienza a acumularse en las etapas posteriores de la línea de producción, ya que no pueden manejar el ritmo acelerado de la máquina optimizada. Esto lleva a un incremento en los costos, ya que el inventario en proceso requiere espacio de almacenamiento adicional y aumenta el riesgo de daños o desperdicio de los componentes.

Señales de suboptimización en una empresa

La suboptimización opera a menudo en modo oculto, erosionando silenciosamente el potencial de una empresa. Para proteger a su organización de sus garras, es crucial identificar las señales de advertencia. He aquí algunos indicadores comunes que sugieren que la suboptimización puede estar al acecho en una empresa:

• Conflictos departamentales: Los conflictos persistentes y las batallas territoriales entre diferentes departamentos o equipos pueden ser una señal de suboptimización. Cuando los equipos dan prioridad a sus propios objetivos por encima de los objetivos generales de la empresa, la colaboración da paso a la competencia, lo que obstaculiza el progreso y ahoga la innovación.
• Falta de alineación entre equipos: Cuando los equipos operan de forma aislada, persiguiendo sus propias agendas sin tener en cuenta el impacto en otros departamentos, es una señal de alarma de suboptimización. La desalineación entre equipos puede dar lugar a esfuerzos inconexos, oportunidades perdidas e ineficacia general.
• Cuellos de botella: Identificar cuellos de botella en los procesos puede ser un claro indicio de suboptimización. Los cuellos de botella se producen cuando una etapa o departamento ralentiza el flujo de trabajo general, provocando retrasos e ineficiencias. Suelen ser el resultado de una coordinación insuficiente y una asignación de recursos deficiente.

¿Cómo evitar la suboptimización?

Para evitar la suboptimización y lograr una optimización eficiente, se pueden tomar en cuenta las siguientes medidas:

1. Enfoque holístico: Es importante adoptar un enfoque global y considerar el sistema en su conjunto. En lugar de optimizar partes individuales de forma aislada, se debe analizar cómo interactúan y se afectan entre sí. Esto implica comprender las interdependencias y las relaciones entre las diferentes partes del sistema.
2. Establecer objetivos claros: Es fundamental definir objetivos claros y medibles que abarquen al sistema en su conjunto.
3. Coordinación y comunicación: Fomentar la coordinación y la comunicación efectiva entre las diferentes partes del sistema es esencial para evitar la suboptimización. Esto implica promover la colaboración entre los equipos y departamentos, compartir información y trabajar juntos para encontrar soluciones que beneficien a todo el sistema.

En resumen, si una empresa desea evitar la suboptimización, es importante que tenga en cuenta la perspectiva global y considerar cómo las decisiones y acciones individuales afectarán al sistema (proceso) en su conjunto. Se deben buscar soluciones que equilibren los objetivos individuales con los objetivos generales, promoviendo la eficiencia y maximizando el rendimiento global.

Diferencia entre optimización y suboptimización

La diferencia entre optimización y suboptimización radica en el enfoque y los resultados que se persiguen.

La optimización se refiere a encontrar la mejor solución posible para un problema o situación, teniendo en cuenta todos los factores relevantes. En la optimización, se busca maximizar los resultados de manera global y considerar el equilibrio entre todas las partes involucradas. Se tiene en cuenta el costo, la eficiencia y los recursos disponibles para lograr el mejor resultado general.

Por otro lado, la suboptimización se produce cuando se optimizan partes individuales de un sistema o proceso sin tener en cuenta el impacto global. En lugar de considerar el equilibrio y la coordinación entre las diferentes partes, se prioriza la optimización de cada componente de manera aislada. Esto puede llevar a resultados subóptimos en términos de eficiencia, costos y uso de recursos.

Para ilustrar la diferencia, supongamos que tienes un proyecto que debe ser completado en un plazo determinado. La optimización implicaría analizar todas las tareas y asignar los recursos de manera eficiente para completar el proyecto a tiempo y dentro del presupuesto. Se considerarían los plazos, la capacidad del equipo, los costos y otros factores relevantes para lograr el mejor resultado general.

Por otro lado, la suboptimización se daría si se enfoca únicamente en acelerar la realización de una tarea en particular sin tener en cuenta el impacto en el resto del proyecto.

Importancia de centrarse en un enfoque holístico y evitar la suboptimización

Imagina una apasionante partida de ajedrez entre dos jugadores, Alex y Ben. A medida que se desarrolla la partida, podemos apreciar un ejemplo clásico de suboptimización en acción.

Al principio, Alex, se enfrasca en sus propios planes y piezas. Coloca meticulosamente sus caballos, alfiles y torres, centrándose únicamente en sus movimientos potenciales y en capturar las piezas de su oponente.

Sin embargo, a medida que avanza la partida, se hace evidente que Alex está cayendo en la trampa de la suboptimización. Mientras se dedica a maximizar la eficacia de sus propias piezas, no tiene en cuenta el panorama general: los movimientos y la estrategia de su oponente, Ben.

Ben, por su parte, adopta un enfoque holístico del juego. Se toma su tiempo para estudiar las jugadas de Alex, analiza la posición de sus piezas y evalúa las posibles amenazas y oportunidades en el tablero. Ben entiende que un ajedrecista de éxito no sólo debe optimizar sus propias jugadas, sino también anticipar y contrarrestar las estrategias de su oponente.

Cuando la partida llega a un punto crítico, la falta del enfoque holístico de Alex se convierte en su perdición. No consigue anticipar una devastadora combinación de jugadas de Ben, lo que le lleva a perder sus piezas clave y, en última instancia, la partida.

Esto deja en evidencia que no importa qué tan bien sepa Alex utilizar sus piezas, ya que su incapacidad para tener en cuenta el panorama general y adaptarse a las jugadas de su oponente resulta ser su perdición.

De tal forma que para lograr la victoria en el ajedrez, al igual que en los negocios, hay que adoptar un enfoque holístico. Si se tiene en cuenta todo el tablero, se evalúan las jugadas del adversario y se optimizan estratégicamente las propias piezas, los jugadores pueden tomar decisiones que conduzcan al éxito.

Bibliografía