Las cargas de trabajo son un componente esencial en la gestión operativa de cualquier empresa. Pero, ¿Qué son las cargas de trabajo y cómo pueden optimizarse para maximizar la eficiencia y minimizar los costos? En este artículo, te voy a hablar sobre este concepto tan vital para cualquier organización.
¿Qué son las cargas de trabajo?
En el mundo empresarial, cargar implica asignar tareas o procesos a los diferentes centros de trabajo o unidades de procesamiento. Esta asignación de tareas tiene como objetivo principal minimizar los costos, reducir los tiempos ociosos y garantizar la finalización oportuna de las actividades.
Enfoques para asignar tareas
Desde una perspectiva operativa, existen dos enfoques principales para asignar las cargas de trabajo, las cuales son:
- Orientación a la capacidad.
- Asignación de tareas específicas.
Métodos para la optimización de cargas de trabajo
Algunos de los métodos utilizados para realizar las cargas de trabajo son los siguientes:
Control de insumos y productos
El control de insumos y productos es una técnica que permite al personal de operaciones supervisar y regular el flujo de trabajo en una instalación. Se centra en mantener un equilibrio óptimo entre la cantidad de trabajo que entra en un centro de trabajo y la velocidad a la que se procesa.
El proceso de control de insumos y productos implica monitorear de cerca la cantidad de trabajo que ingresa a un centro de trabajo y asegurarse de que se procese de manera eficiente y oportuna. Se puede utilizar el sistema de tarjetas ConWIP (trabajo en proceso constante) para controlar la cantidad de trabajo en cada etapa del proceso.
El control de insumos y productos ayuda en las cargas de trabajo al evitar tanto la sobrecarga como la subutilización de las instalaciones. Cuando el trabajo llega a una tasa mayor que la capacidad de procesamiento, se pueden desarrollar órdenes pendientes y la instalación puede saturarse, lo que resulta en ineficiencias y problemas de calidad. Por otro lado, si el trabajo llega a una tasa menor que la capacidad de procesamiento, la instalación se subutiliza, lo que conduce a capacidad inactiva y desperdicio de recursos.
Gráficas de Gantt
Las gráficas de Gantt son una representación visual de las tareas, tiempos y recursos necesarios para completar un proyecto o actividad. Cuando se utilizan para cargar, estas gráficas muestran de manera clara las cargas de trabajo relativas en el sistema, lo que permite a los administradores identificar ajustes necesarios para optimizar la eficiencia operativa.
Al utilizar gráficas de Gantt para gestionar cargas de trabajo, los administradores pueden identificar fácilmente los departamentos o centros de trabajo que están sobrecargados o subutilizados. Esto les permite tomar mejores decisiones, como la reasignación de empleados desde centros con poca carga hacia aquellos que están sobrecargados, o la transferencia de trabajos entre diferentes centros para equilibrar la carga de trabajo de manera más eficiente.
Este método proporciona una visión clara y detallada del flujo de trabajo y los recursos disponibles. Al identificar de manera rápida y precisa las áreas con sobrecarga o subutilización, los administradores pueden tomar medidas correctivas para optimizar la eficiencia operativa y minimizar los tiempos de inactividad.
Además, al vigilar el avance de los trabajos a través de las gráficas de Gantt, los administradores pueden identificar rápidamente tareas que están atrasadas o adelantadas, lo que les permite ajustar la carga de trabajo según sea necesario para cumplir con los plazos y objetivos del proyecto.
Método de asignación
El método de asignación de recursos es una técnica que se utiliza para distribuir tareas o trabajos entre los recursos disponibles de manera eficiente. A continuación, te voy a dar una explicación más sencilla, la cual te ayudará a entender mejor la diferencia con los métodos anteriores:
Permíteme explicarte el método de asignación con un ejemplo sencillo. Imagina que eres el gerente de una pequeña tienda de repostería y necesitas asignar a tus empleados para preparar tres pasteles diferentes. Tienes tres empleados disponibles: Ana, Carlos y David. Cada empleado tiene diferentes habilidades y costos asociados.
| Empleado/Tarea | Pastel de chocolate | Pastel de fresa | Pastel de vainilla |
|---|---|---|---|
| Ana | $100 | $120 | $110 |
| Carlos | $130 | $110 | $100 |
| David | $140 | $130 | $120 |
Este método es muy interesante y voy a hacer un artículo en el cual voy a explicar paso a paso cómo hacerlo. Sin embargo, el punto de este método es ligar a cada recurso con el que se cuenta a una tarea. Por supuesto, se hace el vínculo mediante un valor cuantificable. Por ejemplo tiempo o dinero.
En el ejemplo anterior, tenemos que para hacer el pastel de chocolate, Ana utiliza 100 pesos, Carlos utiliza 130 pesos y David utiliza 140 pesos.
¿Por qué se ligan con cantidades diferentes de dinero? Tal vez Ana tiene más experiencia y utiliza la cantidad justa de ingredientes, mientras los otros dos trabajadores utilizan más.
Una vez que se tiene la tabla anterior, es tiempo de seguir un proceso que nos permita descubrir cuál es la combinación que nos permite reducir costos, tiempo o hacer las cosas de manera más eficiente.
