En el artículo de hoy te voy a hablar sobre qué es el sistema periódico de inventarios, así como sus principales ventajas y desventajas con respecto con los modelos de cantidad fija. Espero que te sea de utilidad.
Introducción
Voy a empezar diciendo que un sistema de control de inventarios puede dividirse en dos. Por un lado se divide en sistema de un periodo y por el otro lado tenemos al sistema de periodos múltiples.
Ahora bien, el sistema de periodos múltiples también se suele dividir en dos. Por un lado tenemos a los modelos de cantidad fija de pedido (mejor conocido como cantidad económica de pedido) y por el otro lado tenemos a los modelos de periodo fijo (también conocido como Sistema periódico de inventarios).
Bueno, el día de hoy me voy a centrar en los modelos de periodo fijo. ¿Empezamos?
Sistema periódico en los libros
Si quieres apoyarte de libros relativos a la administración de operaciones, entonces los modelos de periodo fijo pueden ser llamados de diferentes formas, algunas son las siguientes:
- Sistema periódico.
- Sistema de revisión periódica (P).
- Sistema de reorden de intervalo fijo.
- Modelo P.
- Sistema de intervalo fijo.
- Sistema de reorden periódico.
- Sistema de inventario de periodo fijo.
Con eso podrás encontrar más fácil el tema. Si lo buscas en inglés, podrás encontrarlo como Fixed period system (FPS).
¿Qué es el sistema periódico de inventarios?
Un sistema periódico de inventario puede ser visto como un modelo de control de inventarios en donde los pedidos que realiza una empresa se hacen hasta el final de un periodo determinado. De tal forma que sólo en ese momento se conoce la cantidad de inventario con el que la empresa cuenta.
Por lo cual, en los sistemas de inventario de periodo fijo, se hace un recuento de la cantidad de inventario con la que se cuenta sólo en intervalos de tiempo establecidos y no de manera continua (como se hace en los modelos de cantidad fija de pedido).
¿Diferencia entre un sistema periódico de inventarios y perpetuo?
Los modelos como la cantidad económica de pedido pertenecen a la categoría denominada como modelos de cantidad fija de pedido. Son modelos de cantidad fija o sistema Q. Dichos modelos tienen la particularidad de que cada vez que el inventario o la posición de inventario disminuye hasta el punto de reorden, entonces se hace un pedido de Q unidades.
Por lo tanto, en un sistema de cantidad fija se necesita monitorear de manera continua la cantidad de inventario que se tiene y es por eso que recibe el nombre de sistema de inventario perpetuo.
Ahora bien, como dije anteriormente, en un sistema periódico de inventarios no se tiene que estar monitoreando el nivel de inventario de manera constante, sino que se hace por periodos. Justo en ese momento se cuenta el inventario y se hace el pedido.
Otra diferencia importante es el hecho de que en el el sistema periódico de inventarios la cantidad de unidades que se va a pedir puede variar, pero en un modelo de cantidad fija no pasa así (siempre es igual).
Gráfica que muestra el funcionamiento de un sistema de inventario de periodo fijo
Para que puedas ver el funcionamiento de un sistema de inventario de periodo fijo, te voy a poner la siguiente imagen:
Como puedes ver en la imagen anterior, el periodo en el que vas a hacer el pedido es siempre el mismo, sin embargo la cantidad de unidades que vas a pedir puede variar de un pedido a otro y siempre haces el pedido de tal forma que llegue a lo que se suele llamar la cantidad meta (T).
Por ejemplo, si tu cantidad meta son 100 unidades, entonces siempre que hagas un pedido tienes que hacerlo de tal forma que tus unidades regresen a 100 unidades (ni más ni menos).
¿Cómo es el nivel de inventarios?
En un sistema periódico de inventarios se hacen pedidos de diferentes cantidades (Q) a intervalos regulares (p) teniendo en cuenta que el nivel de inventario siempre tiene que llegar hasta la cantidad meta (T).
Te voy a poner un ejemplo sencillo. Supongamos que la cantidad meta es de 100 unidades. Ahora bien, vamos a suponer que el día de hoy tienes que hacer el pedido. Por lo cual, se cuenta la cantidad de inventario con la que se cuenta y se obtiene que la empresa cuenta con 10 unidades.
Por ende, el pedido que se hará es de 90 unidades. Esto es porque tienes 10 unidades y tienes que llevar tus unidades hasta la cantidad meta (100 unidades). Así pues, tienes que hacer un pedido de 90 unidades.
Ahora bien, imaginemos que pasa un periodo más y que sólo se vendieron 50 unidades. Por lo cual, ahora el pedido será sólo de 50 unidades.
Ventajas de un sistema periódico de inventarios
Por supuesto, la ventaja más grande de un sistema periódico de inventarios en comparación de un sistema Q o de cantidad fija es el hecho de que en el sistema de inventarios de periodo fijo no tienes que estar monitoreando el inventario de manera continua (cada que se extrae una unidad del inventario).
Esto puede llegar a ser conveniente en términos administrativos y es posible que pueda ser considerado como un sistema más sencillo.
Por ende, con un sistema periódico de inventarios es posible ahorrar costos por ordenar y por transporte, ya que todos los pedidos se combinan y se hacen en un mismo periodo.
Desventajas de un sistema de inventario de periodo fijo
Como no hay un conteo continuo del inventario en un sistema periódico de inventario, entonces existe la posibilidad de que se registren faltantes. Por lo cual, en este tipo de sistema se tiene que poseer un mayor inventario de seguridad que le permita a una empresa protegerse contra los aumentos repentinos de la demanda.
De no ser así, la empresa se arriesga a no contar con los productos necesarios para satisfacer a la demanda y por ende, también se podrá enfrentar a pérdidas monetarios por negar el producto.
¿Cuándo usar un sistema periódico de inventarios o un sistema de cantidad fija?
Tal vez la respuesta correcta sería un depende. ¿De qué depende? Bueno, algunos de los factores de los que depende son los siguientes:
- Número de unidades o de productos a los cuales se les tiene que dar seguimiento.
- Si se va a utilizar un sistema computarizado o un sistema manual.
- Si se dispone de la tecnología o no.
- La cantidad de recurso humano.
- Entre muchos otros factores.
Podríamos decir que la decisión final depende de estos y muchos otros factores. Por lo cual, la gerencia decidirá lo que sea más conveniente para la empresa.
Te voy a dar un ejemplo: imagina que tienes un negocio con muchos productos diferentes, pero no cuentas con un sistema computarizado (tienes que usar uno manual) y no cuentas con mucho personal.
¿Consideras que sería factible usar un sistema o un modelo de cantidad fija?
Si lo haces, tendrías que estar constantemente monitoreando el nivel de inventario o la posición de inventario para saber en qué momento hacer un pedido y es posible que se te haga un poco más complicado que con un sistema periódico de inventario.
Fórmula para calcular la cantidad de pedido en un sistema periódico de inventarios
Si deseas conocer la cantidad de pedido que tienes que hacer si estás utilizando un sistema de inventario de periodo fijo, entonces puedes utilizar la siguiente fórmula:
Cabe destacar que aquí se está tomando el inventario de seguridad. Ahora bien, a continuación te voy a traducir lo que significa cada letra o literal de la ecuación.
- q = cantidad de pedido.
- T = número de días entre revisiones.
- L = Tiempo de entrega en días.
- d = demanda.
- z = Número de desviaciones estándar para una probabilidad de servicio específica.
- σT+L = Desviación estándar de la demanda durante el periodo de revisión y entrega.
- I = Nivel de inventario actual.
