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IA en Excel: Ventajas y desventajas

Inteligencia artificial en Excel

¿Te has preguntado alguna vez cómo está evolucionando Excel, la querida herramienta de gestión y análisis de datos, con el auge de la inteligencia artificial? Tanto si eres un administrador, un analista de datos o un entusiasta de Excel, la fusión de la IA y Excel es un fenómeno que cambia las reglas del juego y que no te puedes perder.

Introducción

Para poder entrar a trabajar en muchas empresas, el uso de Excel es sin duda uno de los requisitos más frecuentes. ¿Cierto? No por nada es el software de referencia para organizar, manipular y analizar datos. Por supuesto, depende mucho de la carrera, pero como estudiante, estoy seguro que has llegado a utilizar Excel al menos una vez.

Ahora bien, en este momento se ha puesto de moda todo lo relacionado con la inteligencia artificial y debo decir que se pueden hacer cosas increíbles con muchas de las nuevas herramientas que tenemos a nuestra disposición.

Por lo cual, por las actividades de mi trabajo, yo me hice la siguiente pregunta: ¿Puedo usar la inteligencia artificial en Excel para incrementar mi productividad? ¿Cuáles son sus ventajas y desventajas? ¿De verdad es de utilidad o sólo se ha puesto de moda?

Bueno, a lo largo del artículo te voy a hablar sobre lo que yo he podido observar sobre el uso de la IA en Excel. Espero que te sea de utilidad.

IA en Excel

¿Cuál es la mayor ventaja de utilizar IA en Excel?

Tengo que decir que la mayor ventaja de utilizar la inteligencia artificial en Excel, al menos para mí, es el hecho de que permite usar funcionalidades avanzadas de Excel sin la necesidad de tener muchos conocimientos.

Te voy a poner un ejemplo. Hace poco estaba probando una página de hojas de cálculo similar a Excel que nos permite implementar la inteligencia artificial de manera directa. Una de las cosas que puedes hacer es hacer preguntas con respecto a los datos o pedirle que haga algo con los datos que has ingresado.

Supongamos que en tu trabajo te piden que les digas el promedio de las ventas del año 2023. Bueno, lo único que tendrías que pedirle a la inteligencia artificial es que, a partir de ciertos datos, te saque el promedio y la inteligencia artificial te va a dar el resultado. Así de sencillo.

Ahora bien, muchos me dirán: «Eso lo hace Excel de manera sencilla y sin la necesidad de usar inteligencia artificial». Yo lo sé, pero te pido que recuerdes que dije que la IA puede ayudar a personas que no tienen tantos conocimientos de Excel. Por supuesto que también va a ser de utilidad a personas que simplemente quieran hacer las cosas de manera más rápida.

A continuación, te voy a poner un ejemplo para que veas a la IA en acción.

Ejemplo de la vida real sobre cómo utilizar la IA en Excel

Te voy a poner un ejemplo de una amiga y cómo la inteligencia artificial le ayudó a reducir el estrés y a ganar tiempo para ella.

Ella es la encargada del inventario de la empresa y una de las actividades que ella realiza consiste en lo siguiente: Ella recibe una tabla que contiene todos los activos de todas las sucursales de la empresa. Estamos hablando de que son miles de activos y por lo tanto, estamos hablando de que la base de datos tiene muchas filas (muchos datos).

Ahora bien, lo que ella quería era una macro que le permita separar los datos por sucursales en diferentes hojas de Excel, de tal forma que queden en un formato tipo reporte para que sean impresos de manera automática.

Debo decir que es una labor tediosa y larga si se hace de manera manual. Por lo cual, ella utilizó la inteligencia artificial e hizo una macro que cumpliera con lo que ella buscaba. Al final, el resultado fue exitoso y logró crear una macro que le ayudase a hacer en segundos lo que antes le llevaba horas.

Para que puedas ver el resultado en acción, hice un ejemplo muy similar a lo que ella hizo y lo hice utilizando únicamente inteligencia artificial (ChatGPT). A continuación, te voy a poner un video en donde te muestro el resultado.

Como puedes ver, realmente puedes hacer uso de la inteligencia artificial para incrementar tu productividad en Excel. Por lo cual, ahora es más fácil para personas que no son expertos en Excel o personas que quieran hacer lo que ya saben hacer de manera más fácil, hacer uso de funciones avanzadas. Por ejemplo, crear macros con código VBA.

A continuación, te dejo un artículo en donde explico cómo usar la inteligencia artificial para crear macros de Excel.

¿Por qué utilizar la inteligencia artificial en Excel?

Ya te dije lo que para mí es la mayor ventaja actualmente de la Inteligencia artificial en Excel, pero hay más beneficios o aplicaciones que puede llegar a tener. Algunos beneficios que podemos obtener mediante la utilización de inteligencia artificial en Excel son los siguientes:

Ventajas de la inteligencia artificial en Excel

1. Automatización de tareas

La IA en Excel permite automatizar tareas repetitivas y tediosas, como la limpieza y preparación de datos, la generación de informes y gráficos, y la ejecución de cálculos complejos. Esto ahorra tiempo y esfuerzo, permitiéndote enfocarte en tareas más estratégicas y de mayor valor.

De hecho, yo mismo he utilizado la inteligencia artificial para poder crear macros de Excel avanzadas y me han dado buenos resultados. Después de todo, el código VBA te lo proporciona en pocos segundos o minutos, en lugar de pasar horas programando.

Por lo cual, puedo decirte que sí me ha ayudado la inteligencia artificial para incrementar mi productividad y recudir el tiempo en actividades tediosas.

2. Análisis avanzado de datos

La IA en Excel puede ayudarte a descubrir patrones, tendencias y relaciones ocultas en grandes conjuntos de datos. Los algoritmos de aprendizaje automático (machine learning) pueden analizar y extraer información relevante de manera más eficiente y precisa, proporcionando una base sólida para la toma de decisiones.

3. Predicciones y pronósticos más precisos

Mediante la incorporación de modelos de aprendizaje automático en Excel, puedes realizar pronósticos y predicciones más precisas. Estos modelos pueden analizar datos históricos y realizar proyecciones futuras, lo que te permite anticipar tendencias, identificar oportunidades y tomar decisiones estratégicas.

4. Mejora de la precisión y reducción de errores

Al utilizar la IA en Excel, puedes reducir la probabilidad de errores humanos en tareas de análisis y manipulación de datos. Los algoritmos pueden identificar y corregir inconsistencias, detectar errores en fórmulas y garantizar la integridad de los resultados, lo que conduce a una mayor precisión en tus análisis y decisiones.

Desventajas del uso de la inteligencia artificial en Excel

A continuación, te voy a hablar de algunas de las posibles desventajas que yo he visto del uso de la IA en Excel. Por supuesto, imagino que con el tiempo va a dejar de ser así, pero por ahora, es lo que yo he notado.

1. Falta de certeza en los datos (Posibles sesgos y errores)

Te voy a dar un poco de contexto al respecto para que entiendas a lo que me refiero. Una de las funciones que puedes utilizar con la inteligencia artificial en Excel es el uso del rellenado de datos obtenidos por la IA.

Por ejemplo, vamos a suponer que quiero dos columnas. En la primer columna, quiero que me ponga los países. En la segunda columna, quiero que me ponga la población de cada país.

Bueno, la inteligencia artificial puede ayudarte a hacerlo de manera rápida, sin embargo qué nos garantiza que los datos sean 100% fiables. De por sí, he notado que aún la inteligencia artificial tiene dificultades para dar algunas respuestas muy especializadas. Por lo cual, de momento, yo considero que se tiene que tener cuidado con lo que se le pide.

De hecho, yo la utilizo más para automatizar funciones o analizar datos que para generar datos. Claro que la IA va mejorando día a día, pero no está de más tener cuidado.

2. Dependencia de la tecnología

El uso de IA en Excel puede generar una dependencia excesiva de la tecnología. Si bien la IA facilita muchas tareas y mejora la eficiencia, también existe el riesgo de que las personas dependan demasiado de ella y pierdan habilidades y conocimientos básicos relacionados con el manejo de datos y análisis.

3. Privacidad y seguridad de los datos

El uso de IA en Excel implica el procesamiento y análisis de grandes cantidades de datos. Esto puede plantear preocupaciones relacionadas con la privacidad y seguridad de los datos, especialmente si se utilizan datos sensibles o confidenciales. Es esencial garantizar la protección adecuada de los datos y cumplir con las regulaciones y políticas de privacidad correspondientes.

Ejemplos de aplicaciones de la IA en Excel

La integración de la IA en Excel ha dado lugar a multitud de casos de uso en el mundo real en diversos sectores. Veamos algunos ejemplos:

Finanzas: Las instituciones financieras utilizan la IA en Excel para automatizar la evaluación de riesgos, la detección de fraudes y el análisis de inversiones. Los algoritmos de IA analizan las tendencias del mercado, los datos históricos y los factores de riesgo para proporcionar información precisa para la toma de decisiones informadas.

Fabricación: Las soluciones Excel basadas en IA optimizan los procesos de fabricación mediante la predicción de fallos en los equipos, la supervisión de las líneas de producción y la mejora del control de calidad. Esto ayuda a las empresas a minimizar el tiempo de inactividad, reducir costos y mejorar la eficiencia operativa general.

Sector de ventas y CRM: En el ámbito de las ventas y la gestión de relaciones con los clientes (CRM), la IA en Excel se utiliza para el análisis de datos de ventas y la generación de pronósticos de ventas. Los algoritmos de IA pueden analizar datos históricos de ventas, patrones estacionales y factores externos para predecir las ventas futuras. Esto ayuda a las empresas a optimizar sus estrategias de ventas y tomar decisiones informadas sobre la asignación de recursos.

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