En este artículo, te voy a hablar sobre lo que es el inventario de recursos humanos, sus desventajas, usos y tipos. Espero que te sea de utilidad.
¿Qué es el inventario de recursos humanos?
El inventario de recursos humanos, también conocido como inventario de factor humano o de capital humano, se refiere a los datos que una organización recopila y administra sobre sus empleados. Estos datos se recogen y gestionan independientemente del medio o formato en el que se encuentren almacenados, ya sea en formato digital o físico.
Bien podríamos decir que el inventario de capital humano es un registro que las empresas tienen de todos sus empleados. En este registro se guardan diferentes datos sobre los empleados, como sus nombres, direcciones, números de contacto, información sobre su trabajo, y también cosas como sus habilidades y experiencia.
La idea principal detrás del inventario de recursos humanos es tener toda la información sobre los empleados en un solo lugar. Esto ayuda a la empresa a tomar decisiones importantes relacionadas con el talento humano.
¿Cuál es la función del inventario de recursos humanos?
La función principal del inventario de recursos humanos en una organización es recopilar datos e información suficiente, significativa y confiable sobre las personas que trabajan en dicha organización. En pocas palabras, el inventario de capital humano es utilizado para conocer al talento humano perteneciente a la empresa.
¿Para qué necesita una empresa conocer mejor a su talento humano? La respuesta es simple, para tomar mejores decisiones sobre dotación, formación y desarrollo del personal.
Usos del inventario de recursos humanos
Algunos de los usos que se le pueden dar a un inventario de personal son los siguientes:
1. Planeación de la fuerza laboral
Un inventario de recursos humanos puede ayudar a una organización en la planeación de sus necesidades de personal. Esto es gracias a que proporciona una visión clara de la cantidad de empleados disponibles, sus habilidades y competencias, lo que permite tomar decisiones sobre la contratación, promoción y reasignación de empleados para garantizar que la empresa tenga la cantidad adecuada de personal con las habilidades necesarias.
De cierta forma, bien podríamos decir que nos ayuda a colocar a la persona adecuada en el lugar adecuado.
2. Desarrollo y capacitación
El inventario de recursos humanos ayuda a identificar las necesidades de capacitación y desarrollo de los empleados. Al conocer las habilidades y competencias actuales de los empleados, se pueden identificar las áreas en las que se requiere capacitación adicional y se pueden diseñar programas de desarrollo que mejoren las habilidades existentes y fomenten el crecimiento profesional de los empleados.
3. Evaluación del desempeño
El inventario de recursos humanos proporciona datos relevantes para evaluar el desempeño de los empleados. Los registros de evaluaciones de desempeño anteriores y la información sobre logros y competencias pueden ayudar a realizar evaluaciones justas y objetivas.
Asimismo, también ayuda a brindar retroalimentación efectiva para el desarrollo continuo de los empleados. Si alguien necesita un poco más de ayuda o capacitación, el inventario lo muestra.
Aspectos a tener en cuenta en la creación de un inventario de personal
Al crear un inventario de personal, es importante considerar dos aspectos clave:
1. Confidencialidad
Los datos personales de los empleados deben estar protegidos y solo accesibles para personas autorizadas, cumpliendo con las leyes de protección de datos y privacidad vigentes. Por supuesto, las leyes pueden variar de país en país.
Sin embargo, tienes que tener siempre en cuenta que tienes que tener sistemas que permitan proteger todos los datos personales (sensibles) de el talento humano de la organización. De no ser así, inclusive la empresa podría llegar a ganar una sanción.
2. Capacidad de cruzar datos
Un aspecto fundamental que tiene que cumplir cualquier inventario de recursos humanos es que tiene que poseer la capacidad de cruzar datos. Esto significa que los mecanismos o programas utilizados deben permitir realizar consultas y análisis que involucren diferentes conjuntos de datos.
Al cruzar datos, se pueden establecer relaciones y encontrar conexiones o patrones de causalidad entre ellos. Por ejemplo, se pueden hacer consultas para identificar qué empleados tienen ciertas habilidades y experiencia que sean relevantes para un proyecto específico.
Tipos de inventarios de recursos humanos
Según Federico Gan y Gaspar Berbel, hay dos tipos de inventario de personal, los cuales son:
- Inventario de gestión (G).
- Inventario de desarrollo (D).
¿Qué es el inventario de recursos humanos de gestión (G)?
El inventario de recursos humanos de gestión se refiere a aquel que se utiliza principalmente con fines administrativos dentro de una organización. Este tipo de inventario se centra en recopilar y gestionar la información necesaria para llevar a cabo diversas tareas y procesos relacionados con la gestión de los empleados dentro de la empresa.
Entre las finalidades administrativas que puede abarcar el inventario de gestión se encuentran:
- Contratación: Permite registrar y mantener actualizada la información de los empleados en cuanto a su situación contractual, incluyendo fechas de contratación, tipo de contrato, salarios y otros aspectos relacionados con la relación laboral.
- Salarios: Proporciona información sobre los pagos y remuneraciones de los empleados, incluyendo detalles como salarios base, bonificaciones, incentivos y deducciones.
- Revisiones médicas: Permite llevar un seguimiento de las revisiones médicas realizadas a los empleados, como exámenes de salud periódicos o evaluaciones de aptitud laboral.
Ejemplos de datos que se pueden recabar en los inventarios de gestión
Algunos ejemplos de datos que una empresa puede recopilar en los inventarios de recursos humanos de gestión son los siguientes:
- Nombre
- Domicilio
- Número de identificación
- Número de seguridad social
- Categoría
- Antigüedad
- Salario base
- Cotizaciones
- Horarios
- Teléfonos de contacto.
- Dirección de correo electrónico.
- Cuenta bancaria.
- Estado civil.
¿Qué es el inventario de recursos humanos de desarrollo o potencial (D)?
Un inventario de recursos humanos tiene que centrarse en conocer mejor al talento humano que se encuentra laborando, sin embargo… ¿Son suficientes los datos del inventario de gestión para conocer al talento humano?
La verdad es que sólo con los datos del inventario de gestión no tendríamos suficiente información para conocer al talento humano de una organización. Por lo tanto, el inventario de recursos humanos de desarrollo o potencial se centra en información que revela el potencial y las habilidades adicionales de los empleados.
Ejemplos de datos que se pueden recabar en el inventario de desarrollo
- Formación académica.
- Necesidades formativas (resultados de evaluaciones profesionales).
- Disponibilidad para la promoción vertical, horizontal-transversal.
- Disponibilidad para la movilidad geográfica.
- Procesos en los que está integrado el trabajador o trabajadora.
- Indicadores de motivación y satisfacción laboral.
- Potencial y competencias disponibles.
- Comunicación (competencias de…)
- Calidad en sus realizaciones (logros conseguidos, proyectos en los que ha participado).
- Desempeño, valoración (objetivos cumplidos, no cumplidos, resultados de rendimiento…).
- Cultura profesional, valores, interpretación de la organización
- Idiomas
- Aficiones
Desventajas de un inventario de recursos humanos
Algunas posibles desventajas que pueden llegar a tener los inventarios de recursos humanos son las siguientes:
- Complejidad y costos: Mantener un inventario de personal puede requerir la implementación y el mantenimiento de sistemas informáticos y bases de datos, lo que puede ser costoso y complejo para algunas organizaciones, especialmente para las más pequeñas. Siempre se tiene que tener en cuenta el costo – beneficio.
- Actualización constante: Los datos en un inventario de capital humano deben mantenerse actualizados de manera regular para ser efectivos.
- Privacidad y confidencialidad: Un inventario de recursos humanos contiene información sensible sobre los empleados, por lo cual, el uso inadecuado de esta información puede resultar en violaciones de la privacidad y la confidencialidad de los empleados.
Referencias
