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¿Cómo hacer una gráfica de Gantt automática en Excel?

¿Cómo hacer una gráfica de Gantt en Excel de manera sencilla?

Si estás buscando la forma de que puedas crear una gráfica de Gantt en Excel, que sea fácil y que la gráfica se actualice conforme con las fechas establecidas por ti, entonces, el artículo de hoy te puede llegar a interesar.

Definición de gráfica de Gantt según autores

Antes de pasar a explicarte la forma en la que puedes desarrollar una gráfica de Gantt en Excel, voy a proporcionarte algunas definiciones que he tomado de diferentes autores. Espero que te sirvan.

Por cierto, también he encontrado en un par de libros que la gráfica de Gantt también es conocida como gráfica de balance diario.

Definición según Don Hellriegel, Susan E. Jackson, John W. Slocum

«La gráfica de Gantt es un plan visual y un informe de avance. Identifica diversas etapas del trabajo que se debe realizar para completar un proyecto, establece un límite de tiempo para cada etapa y documenta las etapas terminadas» (2021, p. 45).

Don Hellriegel

Definición según Harold Koontz, Heinz Weihrich, y Mark V. Cannice

«Gráfica de barras que muestra las relaciones de tiempo entre los sucesos de un programa de producción» ( 2017, p. 540).

Harold Koontz

Definición según Raymundo Javier Benavides Pañeda

«Gráfica de barras en la cual el tiempo está representado en el eje horizontal y las actividades a programar se listan en el eje vertical» ( 2014, p. 85).

Raymundo Javier Benavides Pañeda

¿Cómo hacer una gráfica de Gantt en Excel?

A continuación, te voy a compartir un conjunto de pasos que te permitirán elaborar tu propia gráfica de Gantt. Por supuesto, lo más importante es que recuerdes que puedes adaptar el formato a tu gusto y a tus necesidades.

De hecho, es posible que lo más importante sea el método utilizado de Excel que va a permitir que las celdas de Excel se adapten al formato que tú deseas. Es decir, que se pongan del color que tú deseas las celdas con respecto a la fecha de inicio de la actividad y a la fecha de finalización de la actividad.

Si ahorita no me doy a entender muy bien, no te preocupes, ya que podrás entenderlo mejor cuando lo veas en acción.

Pasos

Los pasos son los siguientes:

1.- El primer paso, por supuesto, consiste en que le des el formato que tú deseas a tu gráfica de Gantt. Claro, tiene que adaptarse a las necesidades que tengas. Algo importante a destacar es que tiene que tener una fecha de inicio y una fecha de finalización de las actividades. Esto es porque van a ser utilizadas dichas fechas con el método que va a ser utilizado (al menos con la forma que te voy a explicar hoy).

Gráfica de Gantt en Excel

Como puedes ver, el diseño que yo he utilizado es muy simple, pero cuenta con los elementos más básicos. Tú puedes agregar más elementos y adaptar el diseño a tu gusto.

2.- Ya que tienes el diseño que deseas, podemos comenzar a darle la magia a la gráfica. Para hacerlo, tienes que hacer lo siguiente:

  • Tienes que posicionarte en la celda que forma la intersección de la primera actividad y la primer fecha o periodo que formará parte del inicio de las actividades a realizar. En mi caso, la celda que busco es la F3.
Pasos para hacer una gráfica de Gantt
  • A continuación, tienes que pulsar en donde dice: formato condicional. Se encuentra en la pestaña de inicio.
  • Ahora tienes que pulsar en donde dice: Nueva regla.
Pasos para hacer una gráfica de Gantt en Excel 2
  • A continuación, tienes que pulsar en donde dice: «Utilice una fórmula que determine las celdas para aplicar formato».
Pasos para hacer una gráfica de Gantt en Excel 3
  • Ahora, tendrás que poner la fórmula que aparecerá en la siguiente imagen. Tienes que poner la fórmula en donde dice: «Dar formato a los valores donde esta fórmula sea verdadera». Cabe destacar que no es como tal una fórmula, sino una función. La función Y es una función lógica que permite determinar si todas las condiciones de una prueba son verdaderas.
Función Y en Excel

Por supuesto, tienes que reemplazar donde dice condición 1 y 2 por lo que nos interesa en este momento. En mi caso, las dos condiciones quedarían de la siguiente forma:

En español, la condición 1 significa que la fecha (periodo) tiene que ser mayor o igual a la fecha de inicio. La condición 2 significa que la fecha (periodo) tiene que ser menor o igual a la fecha de finalización.

En otras palabras, queda de la siguiente forma: Y(18/04/2022 mayor o igual que 18/04/2022 , 18/04/2022 menor o igual que 19/04/2022). Lo puse con fechas para que puedas ver un poco mejor la forma en la que funciona.

Ahora bien, si las dos condiciones son verdaderas, entonces, se va a aplicar un determinado formato a la celda. Para dar formato a la celda, sólo tienes que pulsar en donde dice formato. Por ejemplo, puedes darle un relleno y de esa forma se va a colorear la celda cada que se cumplan las dos condiciones que le hemos puesto.

Una vez que le has dado formato, tienes que pulsar en aceptar.

  • Cuando pulsas el botón que dice aceptar, ya podrás ver que se aplicó el formato que le diste. Ahora, lo que tienes que hacer es arrastrar la fórmula a toda el área donde quieres que se aplique la función. Primero puedes arrastrar hacia la derecha y luego hacia abajo.
  • Como podrás ver, ya puedes ver el resultado y puedes cambiar las fechas. Cuando cambias las fechas, se actualiza la gráfica de manera automática.
¿Cómo hacer una gráfica de Gantt en excel?

Video corto sobre cómo crear una gráfica de Gantt en Excel

Yo sé que es posible que no se entienda muy bien sólo con palabras, por lo cual, he decidido hacer un video muy corto que muestra la forma en que se hace:

Bibliografía

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