Pronóstico de ventas

En el artículo de hoy quiero explicarte lo que es el pronóstico de ventas, la importancia que tiene, los tipos de pronóstico que hay, así como los elementos que lo conforman. Espero que te sea de utilidad.

Definición de pronóstico según autores

Como estudiante, probablemente necesites tener la definición de pronóstico según autores. Por supuesto, de preferencias de libros, ¿Cierto? Por lo cual, a continuación te voy a dejar algunas definiciones de pronóstico que he encontrado en libros y al final del artículo podrás encontrar la bibliografía.

Espero que te sean de utilidad.

Definición de pronóstico según David Allen Collier y James R. Evans

«El pronóstico es el proceso de proyectar los valores de una o más variables en el futuro» (2019, p.182).

Definición de pronóstico según Krajewski Lee

“Un pronóstico es una predicción de eventos futuros utilizada con fines de planeación” (2013, p.464).

Definición de pronóstico según Palacios Luis Carlos

«El pronóstico es un cálculo de la actividad futura. Puede ser una predicción sobre la aceptación de un nuevo producto, de los cambios en la demanda o de otras condiciones que influyen directamente en la planeación de la producción» (2019, p.85).

Definición de pronóstico según David Fernando Muñoz Negrón

«Pronosticar, en general, consiste en investigar el valor futuro de una variable Administración de operaciones» (2017, p.167).

¿Qué es el pronóstico de ventas?

Como se puede apreciar en las definiciones anteriores, podemos ver que pronosticar es el proceso de proyectar o predecir los valores de una o más variables en el futuro. Se podría decir que hacer un pronóstico es hacer una estimación de algo que posiblemente va a pasar.

Digo posiblemente porque siempre va a existir un rango de error. Por ejemplo, yo puedo decirte que el siguiente mes voy a tener a 50,000 personas visitando mi página. Para hacer dicha estimación podría utilizar diferentes métodos, pero una cosa es lo que yo estoy diciendo que puede llegar a pasar y otra muy diferente lo que realmente vaya a pasar.

Ahora bien, ya sabes lo que es un pronóstico, entonces, ¿Qué es un pronóstico de ventas? El pronóstico de ventas puede ser visto como la estimación de las ventas futuras de una empresa en un periodo determinado.

Es decir, lo que el pronóstico de ventas hace es, a partir de un modelo matemático (aunque también hay modelos cualitativos), establece el valor de la demanda que tendrá un producto o servicio en un periodo especifico.

Nota: Recuerda que el valor que estimamos no es exacto, es decir, las ventas reales en ese periodo pueden ser mayores o menores, pero entre mejor se lleve a cabo el pronóstico, la empresa va a poder planear mejor todas las operaciones.

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Diferencia entre pronóstico y planeación

Como nos dicen Roger G. Schroeder, Susan Meyer Golstein y M. Johnny Rungtusanatham en su libro, la diferencia entre pronóstico y planeación es la siguiente:

«El pronóstico trata de aquello que pensamos que sucederá en el futuro».

(2011, p.239)

«La planeación trata con lo que pensamos que sucederá en el futuro»

( 2011, p.239)

Por lo tanto, podemos decir que el pronóstico nos ayuda a predecir un evento futuro, mientras que la planeación la usamos para intentar modificar o lograr un evento futuro. De tal forma que en este momento puedes llevar a cabo un pronóstico de ventas y obtener como resultado que las ventas serán de $10,000 pesos.

Ahora bien, puedes ayudarte de la planeación para modificar ese evento y lograr incrementar las ventas pronosticadas.

¿Por qué es importante el pronóstico de ventas?

1. El pronóstico es la base de la planificación corporativa de largo plazo.

2. El pronóstico proporciona el fundamento para la planeación de presupuestos y el control de los costos.

3. El pronóstico de ventas te permite detectar problemas potenciales mientras todavía hay tiempo para evitarlos. Tal vez no puedas llegar a evitarlos al cien por ciento en todas las ocasiones, pero sí podrás mitigarlos. Por ejemplo, si llegas a notar que cierta área está un 40% por debajo de la cuota, puedes averiguar qué está sucediendo y comenzar a corregirlo.

4. Como ya sabes, si hacemos un pronóstico de ventas, podremos conocer la estimación de productos o servicios que se van a vender en un determinado tiempo. Si conocemos la cantidad que vamos a vender, nos vamos a abastecer de las materias primas o del producto (inventario) para poder satisfacer dicha demanda. Al hacer eso, vamos a disminuir las mermas, los costos y los gastos.

5. El marketing depende del pronóstico de ventas para planificar productos nuevos, compensar al personal de ventas y tomar decisiones clave.

¿Qué pasa si se lleva a cabo un pronóstico de ventas deficiente?

Tengo que empezar diciendo que el pronóstico de ventas es utilizado para planear una gran cantidad de actividades dentro de la empresa. Por supuesto, eso incluye el inventario, las materias primas o el mismo personal.

Te voy a dar un ejemplo muy simple. Supongamos que tienes un negocio que vende hamburguesas; si tu pronóstico de ventas indica que vas a vender el siguiente mes 1,000 hamburguesas, ¿Crees que valga la pena que hagas la planeación necesaria para poder vender 10,000?

¿Qué implica pasar de vender 1,000 hamburguesas a 10,000?

Si piensas que vas a pasar de vender 1,000 hamburguesas a 10,000; entonces, entre muchas cosas, posiblemente tú solo no puedas preparar 1,000 hamburguesas en un mes. Por lo cual, vas a tener que contratar personal para tener la capacidad de producción necesaria.

Por supuesto, no sólo vas a tener que contratar personal, sino que vas a tener que adquirir todo lo necesario para poder crear 10,000 hamburguesas, es decir, toda la materia prima y maquinaria o utensilios. Asimismo, ¿tienes el espacio para almacenar toda la materia prima? Recuerda que tener inventario conlleva un costo.

Por lo cual, no necesita lo mismo un negocio que vende 1,000 hamburguesas al mes, que un negocio que vende 10,000 hamburguesas al mes. De tal forma que el pronóstico de ventas nos ayuda a tomar una gran cantidad de decisiones que permitan satisfacer la demanda pronosticada, pero si el pronóstico está mal, entonces, la empresa va a programar mal sus actividades y puede conllevar muchos problemas.

¿Qué problemas pueden existir si se hace un pronóstico de ventas deficiente?

Como puedes pensar, un pronóstico deficiente puede ocasionar:

1. Pérdidas.
2. Escasez de materias primas.
3. Un servicio al cliente inadecuado.
4. Quejas.
5. Incremento en los costos.
6. Incremento en los gastos.
7. Escasez de inventario.
8. Sobreinventario.
9. Escasez de personal.
10. Horas ociosas de empleados.
11. Entre otros.

Algunos elementos que te permitirán hacer un buen pronóstico​​​ de ventas son:

• Establecimiento de cuotas (objetivos) que te permitan medir el rendimiento.
• Tienes que tener un proceso de venta documentado y estructurado.​
• UN CRM: Son de utilidad debido a que nos proporciona una base de datos y a partir de esa base poder hacer predicciones más precisas.​

Factores considerados para el pronóstico de ventas​​​​​

Competencia​

Para hacer un buen pronóstico, tenemos que considerar a la competencia, ya sean competidores existentes o nuevos. Asimismo, debemos de conocer su programa futuro, la calidad de su producto, las ventas de su producto, etc. 

Por otra parte, también debemos de tener en cuenta la opinión de los clientes sobre los productos de la competencia en relación con nuestro producto.

Cambio de la tecnología ​

Con el avance de la tecnología, nuevos productos están llegando al mercado. Por tal motivo, el gusto y las aficiones de los consumidores cambian con el avance y el cambio de la tecnología. Así pues, es un aspecto muy a considerar en nuestro pronóstico. 

Gobierno​

Tenemos que considerar que dependiendo de la política y las reglas del gobierno, las ventas de los productos también se ven afectadas, es por eso que tenemos que considerarlo en el pronóstico. 

Por último, tengo que resaltar que únicamente puse tres factores, pero, la realidad es que hay muchos otros. Por ejemplo, factores sociales como la reciente mayor aceptación por productos amigables con el planeta.

Tipos de pronósticos de ventas (Clasificación)

Según Luis Carlos Palacios, en su libro «Administración de la producción», los pronósticos se pueden clasificar de la siguiente forma:

Pronósticos cualitativos

El pronóstico cualitativo es una metodología de estimación que en lugar de utilizar modelos matemáticos, utiliza el juicio de los expertos. Por lo tanto, se basa, en pocas palabras, en la experiencia y conocimientos que posee una persona para hacer una estimación sobre un resultado.

La verdad es que yo no recomendaría mucho un pronóstico cualitativo, a menos de que sea una empresa nueva o como una forma de complementar al pronóstico cuantitativo. Esto es debido a que si en los pronósticos cuantitativos rara vez aciertas al cien por ciento, entonces, el pronóstico basado en la experiencia va a tener un rango de error mayor.

¿Cuándo usar los pronósticos de ventas cualitativos?

Es recomendable usarlo en caso de que la empresa sea nueva, es decir, cuando no se cuentan con los suficientes datos históricos como para llevar a cabo un buen pronóstico cuantitativo.

Sin embargo, como dije, se puede llevar a cabo un pronóstico cualitativo para complementar un pronóstico cuantitativo y compararlos para tomar mejores decisiones.

A continuación voy a poner dos tipos de pronósticos cualitativos.

Pronóstico de grassroots:

Consiste en preguntarle a quienes están cerca del consumidor final los posibles patrones de compra. Por ejemplo, se le puede preguntar al personal de ventas, debido a que ellos están en constante interacción con nuestros clientes. Por lo tanto, ellos pueden conocer los hábitos de compra mucho mejor que los gerentes.

Pronóstico por el método Delphi

Consiste en llevar a cabo el pronóstico a partir de la opinión experta, a partir de la recopilación de apreciaciones y opiniones de personal clave, las cuales están basadas en su experiencia y conocimiento de la situación.

Cabe resaltar que los expertos no son consultados sobre sus predicciones en grupo para no sesgar sus predicciones.

Pronósticos cuantitativos

Como dije antes, son pronósticos los cuales se basan en modelos matemáticos (cuantitativos), los cuales utilizan conjuntos objetivos de datos de ventas históricas para predecir las ventas probables que se tendrá en un determinado periodo.

Al decir que utilizan datos históricos, nos referimos a las ventas. Por ejemplo, en el primer mes se vendieron 10 celulares, en el segundo mes se vendieron 35 celulares, en el tercer mes se vendieron 27 celulares, etc.

Esos datos son los que vamos a utilizar para llevar a cabo nuestro pronóstico.

Algunos métodos de pronóstico cuantitativo, específicamente pertenecientes a series de tiempo, son los siguientes:

Pronóstico de ventas mediante el promedio móvil simple

Realmente, lo que se hace es hacer un promedio (tal cual vimos en la primaria), el cual dependerá del número de periodos que querramos tomar en cuenta. Por ejemplo, podemos hacer el promedio de dos periodos (dos meses, dos bimestres, etc) y obtener el promedio del año deseado.

Nada mejor que un ejemplo para poder entenderlo. Los datos históricos que tenemos son las ventas por mes de un producto. Si únicamente tuviésemos los dos primeros meses y quisiéramos el pronóstico del tercer mes, podríamos hacer el pronóstico utilizando 2 periodos y haríamos un promedio normal, es decir, 92 + 107 entre dos. Nos da 99.5

Ese 99.5 es nuestro pronóstico y como ves, no hay pronósticos perfectos, pero sí podemos reducir la incertidumbre. En el ejemplo utilice 2, 3 y 4 periodos.

Pronóstico de ventas mediante el promedio móvil ponderado

Al igual que el pronóstico móvil simple, es muy sencillo. En primer lo que tenemos que considerar es que como su nombre lo indica, tenemos que llevar a cabo una ponderación, es decir, darle peso a algo.

Lo que quiere decir es que a diferencia del pasado, si utilizamos dos periodos para hacer el pronóstico, tenemos que darle peso a cada periodo. Después, lo que hay que hacer es aplicar la fórmula siguiente:

Cabe resaltar que la suma de la ponderación tiene que ser igual a 1 o el 100%, es decir, si ocupamos dos periodos, a uno le podemos dar el 40% (.40) y al otro 60% (.60). Ahora bien continuemos con el ejemplo.

Como puedes ver, seguí con el ejemplo anterior para que veas en acción ambos métodos de pronóstico. Para empezar podrás ver que lo que está en amarillo es la ponderación que yo le di y como puedes ver la suma es igual a 100 en ambos casos. Igual que en el ejemplo anterior, hice el pronóstico utilizando dos y tres periodos.

Ahora bien, supongamos que queremos hacer el pronóstico con dos periodos y le damos una ponderación del 40% al primer periodo y 60% al segundo periodo.

Lo que tenemos que hacer es la siguiente operación (92 x 0.4) + (107 x 0.6) = 101

101 es el pronóstico para el tercer mes. Es bastante simple, ¿verdad?

Si quisieras el pronóstico del cuarto mes, tendrías que hacer lo siguiente: (107 x 0.4) + (116 x 0.6) = 112.4

Ahora bien, en el caso del pronóstico utilizando tres periodos queda de la siguiente forma: (92 x 0.2) + (107 x 0.3) + (116 x 0.5) = 108.5 (pronóstico de ventas del cuarto mes).

Si quieres descargar el ejemplo anterior, puedes darle al siguiente botón:

Pronóstico de ventas mediante regresión lineal

Según Robert Jacobs, «la regresión se define como una relación funcional entre dos o más variables correlacionadas. Con ella se pronostica una variable con base en otra«.

Bueno, para explicar de una manera simple el funcionamiento de la regresión lineal te voy a pedir que pienses en que tienes un negocio, el que sea de tu agrado.

Ya que has pensado en tu negocio, ahora piensa en que cada mes obtienes $100 dólares en ventas (sin fallar). Por lo cual, si acomodamos las ventas de los últimos 5 meses se verían de la siguiente forma:

Con los datos anteriores, si yo te pregunto, ¿Cuál es tu pronóstico de ventas para el mes de Junio?¿Qué me dirías?

Por supuesto, ya sabes de antemano que cada mes obtienes sin falta $100 dólares, así que tu pronóstico sería completamente acertado, pero, en este momento lo importante es que notes que si graficamos la tabla anterior verías que es una línea horizontal debido a que todos sus puntos coinciden a la perfección (debido a que no hay fluctuaciones).

Entonces, para obtener el pronóstico de Junio, bastaría con que prolongues la línea recta y obtendrías que el pronóstico son $100 dólares.

Ahora, vamos a complicarlo un poco más, imagina que tus ventas en los mismos 5 meses se ven de la siguiente forma:

Si graficamos los datos de las ventas, vamos a poder ver que tiene una tendencia lineal y para que puedas observarlo mejor, voy a ponerte una imagen.

Por supuesto, a diferencia del ejemplo anterior, no vamos a poder trazar una línea recta que pase por todos los puntos (todas las ventas), pero, es fácil ver que tienen una tendencia lineal.

Ahora bien, también podemos ver que si prolongamos la línea recta vamos a poder estimar las ventas del mes de junio, pero, como podrás ver, ya no será exacto como en el ejemplo anterior, sino que será una estimación. Eso lo tienes que tener muy claro debido a que tanto pueden ser mayores las ventas, como pueden ser menores y las decisiones que tomes a partir de ese pronóstico tendrán consecuencias.

Explicación

Bueno, considero que con lo anterior ya entiendes cuál es el funcionamiento del pronóstico por regresión lineal simple, pero, lo voy a resumir de la siguiente forma:

Si los datos obtenidos están correlacionados y poseen una tendencia lineal, podrás encontrar la ecuación de la línea recta y a partir de ella, podrás encontrar los valores que necesites. Por supuesto, se trata de una estimación.

Ejemplo de pronóstico de ventas por regresión lineal

Para el siguiente ejemplo, vamos a suponer que tienes las siguientes ventas:

Ahora bien, si graficamos en Excel obtenemos lo siguiente:

Como podrás ver, Excel es muy bondadoso con nosotros que además de trazarnos la línea de tendencia, también nos otorga la ecuación de la línea recta que tenemos que utilizar y la cual nos servirá para hacer los diferentes pronósticos.

Ahora bien, tenemos los datos de 12 trimestres y queremos obtener el pronóstico para el trimestre 13. ¿Cómo lo hacemos? Bueno, podemos utilizar Excel, pero, vamos a hacerlo sin Excel. Bueno, mejor dicho, vamos a hacer todo el procedimiento que Excel hace para otorgarnos la ecuación de la línea recta.

Por supuesto, sabemos que tenemos que encontrar la ecuación de la línea recta para resolver el problema. La ecuación es la siguiente:

• a = ordenada al origen.
• b = pendiente de la recta.
• x = En este caso sería el periodo que estás buscando.

Para calcular la pendiente, vamos a utilizar la siguiente fórmula:

• n = número de puntos de datos.
• x = valor x de cada punto de datos.
• y = valor y de cada punto de datos.
• X con la barra arriba = promedio de todas las x.
• Y con la barra arriba = promedio de todas las y.

Para facilitarnos el trabajo, vamos a hacer la siguiente tabla:

Como puedes ver, con esa tabla ya tenemos todos los datos para obtener la pendiente de la recta, lo cual nos da como resultado:

Ahora ya podemos obtener la ordenada al origen con la siguiente fórmula:

Como puedes ver, ya tenemos todo lo que necesitamos, únicamente tenemos que sustituir los valores y obtenemos:

Ya casi terminamos, lo único que tenemos que hacer es formar la ecuación y queda de la siguiente forma:

Listo, ya hemos terminado, bueno, nos falta hacer el pronóstico para el trimestre 13. Para hacerlo, únicamente tienes que sustituir la x por el 13 y obtenemos que el pronóstico es: 5116.59.

Por si quieres descargar el siguiente archivo de Excel para cambiar los datos y probar, te dejo el archivo. Espero que te sea de utilidad.

Bibliografía