En este artículo, voy a hablarte sobre el conteo cíclico y cómo puede ayudarle a una empresa a mantener un control más preciso del inventario, así como a una detección temprana de los problemas. Espero que te sea de utilidad.
¿Qué es el conteo cíclico?
El conteo cíclico es un proceso utilizado en la administración de inventarios que consiste en realizar auditorías y recuentos periódicos de los artículos de inventario de una organización. En pocas palabras, el conteo cíclico consiste en contar de manera periódica el inventario de una empresa.
¿Cuál es el objetivo del conteo cíclico?
El objetivo principal del conteo cíclico consiste verificar y conciliar de manera continua los registros de inventario con el inventario físico presente.
De tal forma que lo que se busca es asegurarse de que la cantidad de productos o materiales registrados en el sistema coincide con la cantidad real que se encuentra en el almacén o en las áreas de almacenamiento.
Si se detectan discrepancias o imprecisiones, se investiga la causa subyacente y se toman medidas correctivas apropiadas para corregir las diferencias y mantener la precisión de los registros de inventario.
¿Cuál es la clave para que funcione?
La clave para que el conteo cíclico funcione de manera efectiva en una empresa y garantice registros precisos recae principalmente en tres aspectos fundamentales: qué piezas se van a contar, cuándo se realizará el conteo y quién será responsable de llevarlo a cabo.
- Selección de artículos: Es crucial decidir qué artículos se incluirán en el conteo cíclico. La clasificación ABC, que categoriza los artículos según su importancia relativa, puede ser una herramienta útil para determinar qué piezas o artículos se deben contar con mayor frecuencia.
- Programación adecuada: Se tiene que establecer un cronograma apropiado que determine la frecuencia y las fechas específicas en las que se llevarán a cabo los recuentos. De nuevo, podemos ayudarnos de la clasificación ABC para establecer diferentes tiempos para diferentes artículos (clasificaciones). Por ejemplo, los artículos de clase A pueden contarse semanalmente, mientras que los de clase B pueden contarse mensualmente.
- Responsabilidad y rendición de cuentas: Designar a individuos o equipos responsables de llevar a cabo los recuentos y mantener registros precisos garantiza que el proceso sea llevado a cabo adecuadamente. Estos encargados deben tener una comprensión sólida de los procedimientos de conteo, ser capacitados adecuadamente y ser responsables de reportar cualquier discrepancia encontrada durante el proceso. La rendición de cuentas asegura que se mantenga la integridad del sistema de conteo cíclico y se tomen las acciones correctivas necesarias.
3 tipos de conteo cíclico
Los 3 tipos más comunes de conteo cíclico en las empresas son los siguientes:
- Recuento cíclico de grupos de control.
- Conteo cíclico aleatorio.
- Conteo cíclico ABC
Conteo cíclico de control de grupos
El conteo cíclico de control de grupos es un enfoque específico del conteo cíclico que se utiliza como una herramienta de medición y prueba en el proceso de gestión de inventario. Consiste en seleccionar un grupo de productos o artículos de inventario para contar repetidamente en intervalos predefinidos.
El propósito principal del conteo cíclico de control de grupos es evaluar y monitorear la efectividad y precisión del sistema de conteo cíclico en uso. Al seleccionar un grupo reducido de artículos y contarlos de manera repetida, se pueden obtener datos comparativos para analizar el rendimiento del sistema de conteo y detectar posibles debilidades o áreas de mejora.
Conteo cíclico aleatorio
El conteo cíclico aleatorio es una metodología utilizada en la gestión de inventario que implica contar una muestra aleatoria de productos en lugar de contar todos los artículos de manera sistemática. En este enfoque, se selecciona un grupo de productos de forma aleatoria cada vez que se realiza un conteo, en lugar de seguir un patrón predefinido o contar todos los productos en un ciclo regular.
Conteo cíclico ABC
El conteo cíclico ABC es un enfoque específico dentro del conteo cíclico que utiliza la clasificación ABC para determinar la frecuencia de recuento de los artículos de inventario. Esta clasificación se basa en la importancia (valor) relativa de los artículos en función de su impacto en la operación y los costos asociados.
La clasificación ABC se realiza dividiendo los artículos de inventario en tres categorías:
Productos de clasificación A:
Voy a empezar diciendo que el análisis ABC tiene relación con la ley de Pareto o regla del 80/20.
Los artículos que entran en la categoría A son los artículos de mayor importancia y valor en términos de su impacto en la operación y los costos. Por lo general, representan una pequeña cantidad de artículos pero tienen un alto valor en términos de inventario o ventas.
De hecho, tomando en cuenta el principio de Pareto, es usual encontrar que el los artículos A representan sólo el 20% de la totalidad de los productos, pero son responsables del 80% del valor. Al ser los artículos que nos generan más beneficios (los más valiosos), estos artículos se cuentan con mayor frecuencia, a menudo mensualmente o semanalmente.
Productos de clasificación B
Son artículos de importancia moderada en comparación con los de clasificación A. Representan una cantidad intermedia de artículos y tienen un valor moderado en términos de inventario o ventas. Retomando la ley de Pareto, se dice que estos productos representan al rededor del 30% del total de productos y son responsables del 15% del valor.
Al tener un menor valor, estos artículos se cuentan con una frecuencia menor que los de clasificación A, por ejemplo, trimestralmente.
Productos de clasificación C
Son artículos de menor importancia en comparación con los de Clasificación A y B. Representan una gran cantidad de artículos, pero su valor individual es bajo en términos de inventario o ventas. Podríamos decir que representan al rededor del 50% de los productos, pero sólo son responsables del 5% del valor.
Por ende, estos artículos se cuentan con la menor frecuencia, que suele ser cada seis meses o incluso anualmente.
La clasificación ABC se utiliza para asignar recursos y esfuerzos de conteo de manera más eficiente, centrándose en los artículos más críticos y valiosos. Al contar con mayor frecuencia los artículos de clasificación A, se garantiza un mayor control y precisión sobre los elementos de mayor impacto en el inventario y los costos operativos.
Ventajas del conteo cíclico
El conteo cíclico ofrece varias ventajas significativas para la gestión de inventarios en comparación con los métodos tradicionales de inventario anual. Aquí están algunas de las ventajas clave del conteo cíclico:
- Precisión y exactitud: Al realizar recuentos periódicos y regulares de los artículos de inventario, se reduce la posibilidad de errores y discrepancias en los registros. Esto mejora la precisión y la exactitud de los datos de inventario.
- Detección temprana de problemas: Al contar el inventario de forma regular, se pueden identificar y abordar rápidamente problemas como faltantes, excesos, obsolescencia o productos vencidos. Esto ayuda a evitar sorpresas desagradables y permite tomar acciones correctivas oportunas.
- Mayor eficiencia operativa: Al utilizar la clasificación ABC para determinar la frecuencia de recuento, se enfoca más atención en los artículos de mayor importancia. Esto permite asignar recursos y esfuerzos de manera más eficiente, centrándose en los elementos más críticos y valiosos del inventario.
Desventajas
Aunque el conteo cíclico tiene varias ventajas, también es importante considerar algunas posibles desventajas:
- Requiere recursos adicionales: El conteo cíclico implica realizar recuentos periódicos de los artículos de inventario. Esto puede requerir asignar recursos adicionales, como personal y tiempo, para llevar a cabo los recuentos de manera regular. Es importante considerar los costos asociados con la asignación de recursos y garantizar que la organización pueda respaldar adecuadamente esta tarea.
- Posible interrupción de las operaciones: Dependiendo del tamaño de la organización y la frecuencia de los recuentos, el proceso de conteo cíclico puede requerir cierta interrupción de las operaciones normales. Es posible que se deba limitar o restringir el acceso a ciertas áreas o productos durante el recuento, lo que podría afectar temporalmente las operaciones de la empresa.
¿Cómo se realiza el conteo cíclico?
A continuación, te voy a proporcionar algunos pasos que puedes seguir para poder realizar un conteo cíclico en una empresa:
- Definición de la estrategia: Se determina la frecuencia y el alcance del conteo cíclico. Esto implica establecer qué productos o áreas se contarán en cada periodo y cuándo se llevará a cabo cada conteo. Por ejemplo, aquí se puede establecer la utilización del conteo cíclico ABC .
- Planificación y programación: Se establece un calendario de conteo cíclico que indica las fechas y horarios en los que se realizarán las verificaciones. Esto garantiza que el proceso se lleve a cabo de manera ordenada y sistemática.
- Ejecución del conteo: En las fechas programadas, se realiza el conteo físico de los productos seleccionados según el ciclo establecido. Los conteos pueden ser realizados por el personal del almacén o por equipos designados específicamente para esta tarea.
- Conciliación de registros: Después de completar cada conteo cíclico, se compara la cantidad física contada con los registros del sistema de inventario. Si hay discrepancias, se investigan y se toman medidas correctivas para corregir las diferencias.
- Análisis y seguimiento: Se analizan las discrepancias identificadas durante el conteo cíclico para determinar las causas subyacentes y se toman medidas para evitar errores futuros. También se realiza un seguimiento continuo para evaluar la efectividad del proceso y realizar ajustes si es necesario.
Ejemplo de cómo implementar el conteo cíclico ABC
Supongamos que tienes una tienda minorista que vende una amplia variedad de productos. Para optimizar el proceso de conteo y enfocar los recursos en los productos más importantes, decides utilizar el enfoque ABC para el inventario cíclico como estrategia.
Paso 1: Clasificación de los productos
Clasificas los productos en tres categorías: A, B y C, en función de su importancia y rotación.
- Categoría A: Incluye los productos de mayor rotación y alta prioridad. Representan el 20% de los productos que generan el 80% de las ventas. Ejemplos podrían ser los productos más vendidos o de temporada.
- Categoría B: Comprende productos con una rotación intermedia. Representan aproximadamente el 30% de los productos y generan el 15% de las ventas. Ejemplos podrían ser productos populares pero no tan frecuentemente demandados como los de la categoría A.
- Categoría C: Incluye productos de baja rotación y baja prioridad. Representan alrededor del 50% de los productos y generan el 5% de las ventas. Ejemplos podrían ser productos de baja demanda o artículos obsoletos.
Paso 2: Establecimiento de frecuencias de conteo
Determinas la frecuencia con la que se contará cada categoría de productos en el ciclo de conteo cíclico. Esto puede variar según las necesidades y características de tu negocio, pero aquí hay un ejemplo general:
- Productos de categoría A: Se contarán con mayor frecuencia, tal vez una vez al mes. Dado que son los productos más importantes y de alta rotación, se requiere un seguimiento más cercano y regular.
- Productos de categoría B: Se contarán con menos frecuencia que los de categoría A, tal vez cada trimestre. Aunque no son tan críticos como los de categoría A, aún necesitan ser monitoreados regularmente.
- Productos de categoría C: Se contarán con la menor frecuencia, posiblemente una vez cada seis meses. Dado que son de baja rotación y baja prioridad, se requiere menos atención y esfuerzo para contarlos.
Paso 3: Ejecución del conteo cíclico
Siguiendo el plan establecido, cada mes se realiza el conteo de los productos de categoría A, cada trimestre se realiza el conteo de los productos de categoría B y cada seis meses se realiza el conteo de los productos de categoría C.
Durante el conteo, se comparan los resultados con los registros existentes y se documentan las discrepancias o diferencias encontradas.
Paso 4: Acciones correctivas y ajustes
Si se encuentran discrepancias significativas durante el conteo, se investigan las causas y se toman las acciones correctivas correspondientes. Esto puede incluir ajustes en los registros de inventario, seguimiento de posibles problemas de pérdida o robo, o revisión de los procesos de gestión de inventario para mejorar la precisión.
Diferencia entre el inventario físico anual y el conteo cíclico
En el inventario físico anual se realiza un recuento completo de todo el inventario de una vez, mientras que el conteo cíclico se basa en la realización de recuentos frecuentes y regulares del inventario.
Por lo cual, en el conteo físico anual, se realiza el conteo del inventario una vez al año, mientras que en el conteo cíclico se realiza el conteo de manera periódica.
