Un stakeholder de un proyecto, en pocas palabras, es un individuo, un grupo, o una organización que se ve afectado positiva o negativamente por el proyecto.
Así pues, se le suele llamar a los stakeholders como grupos de interés. Muchas veces podemos encontrar que los stakeholders tienen interés en el éxito del proyecto, pero, no es del todo correcto. Hay stakeholders que no tienen interés en el éxito, de hecho, podemos encontrar algunos que están en contra, algunos que son neutros y por supuesto, los que desean el éxito del proyecto.
Los stakeholders pueden estar dentro o fuera de la organización y como dije, pueden tener una influencia positiva o negativa en el proyecto.
¿Quiénes son tus stakeholders?
Puedes comenzar por hacerte las siguientes preguntas para poder lograr tener una idea de las partes interesadas en tu proyecto.
- ¿Quién pide el proyecto?
- ¿Quién va a utilizar el bien o servicio que estamos creando o mejorando?
- ¿Quién va a cambiar la manera en que hacen sus trabajos debido al proyecto?
- ¿Quién toma decisiones sobre el proyecto?
- ¿Quién tiene la facultad de dar o retirar recursos del proyecto?
- ¿Quién se va a ver afectado por las decisiones tomadas en el proyecto?
¿Cómo saber cual stakeholder necesita más de tu atención?
No quiero decir con esto que no todas las personas, grupos u organizaciones sean importantes, pero, la realidad es que no puedes ponerle la misma cantidad de esfuerzo y tiempo a cada parte interesada. Tienes que priorizar. Por lo tanto, tienes que darle prioridad a los stakeholders que van a ayudar (en mayor medida) a lograr el éxito del proyecto.
Para lograr distinguir qué stakeholder necesita una mayor prioridad, puedes utilizar una matriz. La cual crea una relación entre el poder y el interés de los stakeholders.
Matriz de Poder / Interés
La matriz de Poder/Interés, es una herramienta que nos va a permitir clasificar a los stakeholders dependiendo de su grado de poder que tienen del proyecto, y su grado de interés.
Como puedes ver en la imagen, vamos a poner a nuestros stakeholder en uno de los cuatro cuadrantes, es decir, bajo interés/bajo poder, bajo interés/alto poder, alto interés/bajo poder, y alto interés/alto poder.
Tal vez te preguntes… ¿para qué me sirve hacer eso? bueno, como dije antes, por una parte para priorizar el tiempo y esfuerzo que inviertes en cada stakeholder, y también es de utilidad para tomar decisiones sobre cómo vas a interactuar con cada uno. Por ejemplo, si tiene un bajo interés y un bajo poder, lo que puedes hacer es mantenerte en contacto con ellos, buscas controlar su participación en el proyecto, con el objetivo de que no comiencen a tener una vista negativa del proyecto.
Cabe resaltar que donde tú te tienes que centrar más es en los stakeholders que posean un alto interés y un alto poder.
Así mismo, puedes complementar la matriz anterior con la matriz de Poder/Influencia. Por lo que lo que en lugar de relacionar el interés de los stakeholders con el poder, se va a relacionar la influencia que los stakeholders tienen en el proyecto.
¿Qué hacer con la información obtenida de las matrices?
Lo que tienes que hacer es registrar la información obtenida en lo que se conoce como un registro de stakeholder. Vas a registrar toda la información debido a que te va a ayudar a llevar a cabo una planeación que tenga el objetivo de enganchar a tus stakeholders. De está forma podrás aumentar la probabilidad de éxito de tu proyecto.
Vas a agregar información sobre la clasificación de stakeholder, la información de evaluación, la información de identificación, etc
Tienes que entender qué información necesita cada stakeholder y cuándo la va a necesitar. Por ejemplo, no le vas a otorgar la misma información a uno de tus compañeros de equipo que al gerente de área. ¿cierto? Inclusive, tienes que considerar cómo el stakeholder necesita la información, es decir, cómo te vas a comunicar… Tal vez por mensaje, tal vez por un correo, tal vez con una presentación, etc.
¿Cómo saber cómo desea la información un stakeholder?
La verdad es que es muy sencillo. Pregúntale. Una vez que ya has identificado y priorizado a tus stakeholders clave, puedes llevar a cabo una entrevista. En la entrevista vas a preguntarles lo que es importante para ellos. Algunos se van a preocupar más por las utilidades, algunos más por el presupuesto, algunos más por el tiempo de entrega, etc
Por último, tengo que decir que el propósito de todo esto es que busques mantener enganchados e involucrados a tus stakeholders, de esta forma vas a mejorar las probabilidades de éxito del proyecto. Espero que el artículo te sea de utilidad.
