En este artículo pienso elaborar una guía sobre la forma en la que puedes llevar a cabo un proyecto de una empresa en la que estés laborando o también, como mencione en un artículo, para elaborar proyectos personales. Así, podrás alcanzar tus objetivos y ser más productivo.
¿Qué es un proyecto?
Hay muchas definiciones de proyecto, pero, una definición que me gusta es la siguiente. “Un proyecto es un conjunto de actividades, las cuales están relacionadas y coordinadas entre sí, para que puedas lograr una determinada cosa. Por ejemplo, un bien o un servicio”. Si quieres conocer la diferencia entre un proyecto, una actividad y una tarea, puedes leer enuestro artículo sobre la estructura jerárquica de la planeación.
Voy a poner un ejemplo muy sencillo. Digamos que vas a tener una fiesta o un evento. Eso es un ejemplo de un proyecto, ya que se hace la fiesta por un razón específica, se lleva a cabo en una hora y fecha específica, así como que tienes que llevar a cabo un conjuntos de actividades relacionadas para poder dar la fiesta.
Ahora bien, si quieres un ejemplo más apegado a las empresas. Digamos que tu departamento de recursos humanos decide cambiar el proceso que utiliza en el proceso de reclutamiento y selección del personal. Eso también puede ser manejado como un proyecto. De hecho, el título del presente artículo se centra en las empresas, pero como mencioné en el artículo sobre como organizar mejor tu tiempo, puedes utilizar los proyectos como una herramienta muy eficiente para lograr tus objetivos (personales y profesionales).
Así mismo, tengo que decir que la guía oficial para llevar a cabo una buena gestión de proyectos está contenida en el “PMBOK Guide (Project Management Body of Knowledge)”. Es creada por el “Project Management Institute (PMI)”.
Limitaciones de un proyecto
Primeramente, voy a comenzar por decir que una limitación es un factor que puede ponerte restricciones sobre lo que tú haces, cómo tú haces las cosas o cuando haces las cosas. Para que se entienda mejor, regresemos al ejemplo de la fiesta. Supongamos que es una fiesta de cumpleaños. Lo normal sería que fuese el día en el que la persona cumple años o lo más cercano posible. Eso es una restricción, ya que el evento tiene que ocurrir en una fecha específica. Otra restricción muy común es el presupuesto. A menos que seamos millonarios, nuestro presupuesto va a marcar la forma en la que vamos a elaborar la fiesta. Tal vez quieras hacer una fiesta en un yate, pero no tienes el presupuesto para hacerlo. Entonces tienes que adaptarte a esa limitación.
Responsabilidad de un administrador de proyecto (project manager)
Al ser el encargado de un proyecto, tú tienes la responsabilidad de supervisar el éxito del proyecto. Tienes que utilizar tus conocimientos y habilidades. Así mismo, tienes que combinar esos conocimientos con las herramientas y técnicas de administración de proyectos para asegurarte de que los objetivos se cumplan. En pocas palabras, tú eres el enlace entre la estrategia y el equipo. Por lo cual, tú eres el responsable de que todos los requisitos del proyecto se cumplan, eres responsable de que la comunicación con el equipo sea clara, y bien coordinada. Por lo tanto, tú vas a liderar el equipo de trabajo al éxito.
¿Qué es un stakeholder?
De hecho, stakeholder en español puede ser traducido como parte interesada. Por lo tanto, es un individuo, un grupo, o una organización, que pueden afectar, ser afectados por una actividad o una decisión de un proyecto. Algunos ejemplos de tus posibles stakeholders son: los miembros de tu equipo, tus clientes, tus proveedores, tus vendedores, etc.
La razón por lo que es importante pensar en los stakeholders antes de empezar un proyecto es debido a que un stakeholder es toda aquella persona a la cual nuestro proyecto va a impactar. Por lo tanto, tenemos que tomar en cuenta la forma en la que nos vamos a comunicar con ellos, o inclusive los objetivos que tenemos que cumplir dependiendo de que tanto poder tienen, que tanto interés, o que tanta influencia en el proyecto tienen.
Pasos para llevar a cabo el proyecto de una empresa
Tengo que aclarar que de hecho, el PMBOK es de hecho una guía que nos indica cómo llevar a cabo un proyecto. Dependiendo del “área del conocimiento”, nos ofrece una serie de pasos que debemos de seguir. Algunas áreas del conocimiento que podemos encontrar en la guía son las siguientes.
Las áreas del conocimiento son aspectos que puedes incluir en tu proyecto, pero, no quiere decir que tengas que incluir todo. De hecho, es muy probable que encuentres en Internet diferentes formas (pasos) para elaborar un proyecto. A continuación te daré un ejemplo sencillo.
1. Identificar los stakeholders
Lo que buscamos al identificar a los stakeholders es tener en cuenta sus intereses cuando elaboremos el plan del proyecto.
2. Establecer los objetivos
Ya que sabemos las necesidades de las partes interesadas, tenemos que priorizar y establecer metas y objetivos específicos para el proyecto. Estos deben describir los objetivos del proyecto, o las métricas y los beneficios que se espera lograr.
3. Establecer el presupuesto del proyecto
Tal vez en un mundo perfecto podrías tener el presupuesto ilimitado, y por tanto, no importaría el dinero que vayas a gastar. Sin embargo, no es así, y es muy importante que tengas en cuenta la cantidad de recursos que puedes utilizar, ya que a partir de eso puedes utilizar diferentes herramientas, o recursos. No debes olvidar incluir los costos y gastos.
4. Definir las entregas
Tienes que identificar las entregas y los pasos de planificación del proyecto necesarios para alcanzar los objetivos del proyecto, es decir, ¿Cuáles son los resultados específicos que se espera que produzca el proyecto?. En otras palabras, lo que vas a hacer es establecer las fechas en las que vas entregar un reporte sobre los avances del proyecto.
5. Crear el programa de trabajo.
Dependiendo de cada fecha en la que se van a entregar avances del proyecto, lo que tienes que hacer es definir la serie de tareas y actividades que deben ser completadas para lograr cada uno de ellos (las entregas). Para cada tarea, determine la cantidad de tiempo que tomará, los recursos necesarios y quién será responsable de su ejecución.
6. Identificar los riesgos empresariales
Para lograr que los resultados sean los esperados tenemos que tener en cuenta todos los posibles riesgos que pueden hacer que los resultados esperados sean diferentes a los que queremos y por lo tanto, podemos llevar a cabo un análisis de gestión de riesgos. Así, vamos a estar mejor preparados para cualquier posible evento y vamos a poder convertir los riesgos en oportunidades. Una buena herramienta para gestionar el riesgo es el COSO.
7. Presentar el plan del proyecto a las partes interesadas
Como su nombre lo indica, lo que tienes que hacer es explicar como el plan responde a las expectativas de las partes interesadas y tienes que presentar sus soluciones a cualquier conflicto.
Por último, tengo que aclarar que para llevar a cabo un proyecto más completo, tienes que tomar en cuenta muchas cosas más en el proyecto. Por ejemplo, la estructura del proyecto planteada en el PMBOK consiste en los procesos de inicio, procesos de planeación, procesos de ejecución, procesos de monitoreo y control, y los procesos de cierre. Así pues, cada proceso tiene sus actividades y tareas que se tienen que llevar a cabo para elaborar un proyecto más completo. Si quieres leer el PMBOOK, sigue el enlace.
