¿Sabes qué es el control de presupuesto y por qué es tan importante para tu empresa? Se trata de un proceso que te permite verificar si lo que has planificado en el presupuesto se cumple en la realidad. Además, te ayuda a detectar y corregir las posibles desviaciones que puedan afectar a tus resultados.
En este artículo, te voy a explicar todo lo que necesitas saber sobre el control de presupuesto: qué es, cómo se hace y qué beneficios tiene. Así, podrás gestionar mejor tus recursos y tomar decisiones más acertadas para tu negocio.
¿Te interesa? Entonces, sigue leyendo y descubre cómo el control de presupuesto puede ayudarte.
¿Qué es el control de presupuesto de una empresa?
El control de presupuesto consiste en comparar las cifras que has estimado en el presupuesto con las que realmente has obtenido en tu actividad económica. De esta forma, puedes calcular las diferencias o variaciones que se han producido, analizar sus causas y establecer las acciones correctivas que sean necesarias.
Los presupuestos son una herramienta clave para planificar y controlar tu empresa. Por eso, es fundamental que los revises periódicamente y evalúes su cumplimiento. Así, podrás saber si estás alcanzando tus objetivos o si necesitas hacer algún ajuste.
¿Cuáles son las ventajas de presupuesto?
El control de presupuesto es un proceso que te aporta muchos beneficios, como:
- Mejorar tu planificación y control financiero.
- Detectar y corregir las desviaciones que afectan a tus resultados.
- Evaluar tu rendimiento y el de tu equipo.
- Tomar decisiones más acertadas.
- Aumentar tu competitividad y rentabilidad.
¿Cuáles son los principios que debes de seguir para implementar el control de presupuesto?
El control de presupuesto puede variar según la organización, pero hay algunos principios que puedes seguir, los cuales se pueden aplicar en todos los casos. Estos principios son siguientes:
Sé flexible
Puede que sea necesario hacer ajustes en el presupuesto debido a los cambios en el mercado o en el entorno empresarial, por lo que los presupuestos y las empresas deben ser capaces de adaptarse según las necesidades.
Por ejemplo, si hay una crisis económica, una nueva normativa o una innovación tecnológica, debes revisar tu presupuesto y ver cómo afectan a tus ingresos y costos. También debes modificar tu estrategia y tus acciones, para aprovechar las oportunidades o minimizar las amenazas.
Monitorea el progreso
Los presupuestos deben ser revisados periódicamente para asegurar que se identifican los problemas lo antes posible. Así, podrás tomar medidas correctivas a tiempo, y evitar que las desviaciones se agraven o se repitan.
Por ejemplo, si quieres mantener tu margen de utilidad en un 15%, debes comparar tus ventas y tus costos cada mes, y ver si se ajustan a lo que habías previsto. También debes analizar las causas de las diferencias, y ver si son temporales o permanentes.
Toma medidas correctivas
Cualquier desviación debe ser solucionada de inmediato para garantizar que los ingresos y los gastos se mantienen en línea. Así, podrás asegurar tu rentabilidad y tu competitividad, y alcanzar tus objetivos.
Por ejemplo, si tus ventas han bajado un 5%, debes buscar soluciones para recuperarlas, como mejorar tu producto, tu servicio o tu precio. También debes reducir tus costos, sin afectar a la calidad o a la satisfacción de tus clientes.
Pasos para aplicar el control de presupuesto en una empresa
Para hacer el control de presupuesto en tu empresa, debes seguir estos pasos:
1. Diseño del presupuesto
a. Comienza por definir claramente los presupuestos tanto globales como específicos para cada área o departamento de tu empresa. Estos deben reflejar las necesidades y aspiraciones de tu negocio.
b. Basa tus estimaciones en datos históricos de tu empresa, análisis de mercado y tendencias. Esta base sólida te permitirá establecer cifras realistas y alcanzables para tus ingresos y gastos.
2. Monitoreo de gastos
a. Realiza un seguimiento constante de tus gastos reales comparándolos con tus proyecciones presupuestarias. Utiliza herramientas como estados financieros y reportes de gastos para esta revisión.
b. Al mantener un control riguroso, podrás evaluar tu rendimiento financiero. Identifica cualquier discrepancia entre tu presupuesto y tus gastos reales, analizando las causas subyacentes y sus implicaciones.
c. Considera la implementación de sistemas automatizados que faciliten este proceso, alertando sobre posibles desviaciones y ofreciendo insights valiosos.
3. Ajustes y correcciones
a. Es crucial actuar rápidamente ante desviaciones detectadas. Evalúa la magnitud y naturaleza de estas desviaciones: ¿Son resultado de factores internos o externos?
b. Asigna responsabilidades y define acciones correctivas específicas. La anticipación es clave; sin embargo, si surgen imprevistos, responde con estrategias eficientes para mitigar cualquier impacto negativo.
Ejemplo de cómo se hace el control de presupuesto en una empresa
A continuación, te voy a poner un ejemplo de cómo se ve el proceso de control de presupuesto en acción. Por supuesto, voy a tomar un ejemplo de presupuesto de ventas muy simple (con pocos datos) para que quede más claro.
Paso 1 del control de presupuesto: Establece los presupuestos
La empresa debe establecer los presupuestos de ingresos para el mes, basándose en los datos históricos, el análisis de mercado y el pronóstico de ventas. En este caso, la empresa presupuesta lo siguiente:
| Concepto | Presupuesto |
|---|---|
| Ventas | 10,000 unidades |
| Precio de venta | $100 |
| Ingresos | $1,000,000 |
Paso 2: Hacer un monitoreo
La empresa debe de hacer un monitoreo de los datos obtenidos realmente y compararlos con los presupuestados. Para ello, debe revisar los estados financieros, los informes de gastos y otros documentos que reflejen la actividad económica. En este caso, la empresa registra lo siguiente:
Tabla
| Concepto | Real |
|---|---|
| Ventas | 9,000 unidades |
| Precio de venta | $100 |
| Ingresos | $900,000 |
Paso 3: Corrige las desviaciones
La empresa debe corregir las desviaciones que se producen entre lo presupuestado y lo real, y tomar medidas correctivas. Para ello, debe calcular las variaciones, analizar sus causas y establecer las acciones. En este caso, la empresa obtiene lo siguiente:
Tabla
| Concepto | Variación | Causa | Acción |
|---|---|---|---|
| Ventas | -1,000 unidades | Baja demanda | Aumentar la promoción |
| Precio de venta | $0 | Sin cambio | Mantener el precio |
| Ingresos | -$100,000 | Menos ventas | Aumentar la promoción |
Como puedes ver, el control de presupuesto es un proceso que te permite comparar lo que has planificado con lo que has logrado, y así detectar y corregir las desviaciones que afectan a tus resultados.
Espero que este ejemplo te haya sido útil y que te haya ayudado a entender mejor el control de presupuesto.
