Existen diferentes herramientas que nos ayudan a analizar los diferentes procesos con los que cuenta una empresa, algunas de las herramientas son: diagramas de flujo, gráfica de la función tiempo, gráfica del flujo de valor, diagramas del proceso, y diseño preliminar del servicio.
En este artículo me voy a entrar en el diagrama de procesos y las demás herramientas serán mencionadas en artículos independientes. Espero que te sea de utilidad.
¿Qué son los diagramas del proceso?
Usando pocas palabras, podemos decir que los diagramas del proceso son diagramas que utilizan las empresas para analizar el movimiento de personas o materiales.
Hay que mencionar que los diagramas del proceso, para poder analizar las actividades que conforman el proceso, hacen uso de:
- Tiempo.
- Distancia.
- Símbolos.
Importancia de los diagramas del proceso
Los diagramas del proceso son de utilidad para las empresas gracias a que con su ayuda es posible poner especial atención a las actividades del proceso que agregan valor. Asimismo, es posible distinguir del proceso.
Por lo cual, es posible usar el diagrama de procesos para hacer más eficientes los procesos y por ende, a la misma empresa. Cabe destacar que puede hacer más eficiente un proceso, gracias a que en los diagramas del proceso puedes ver de manera gráfica el desempeño simultaneo (desempeño continuo) que tiene un conjunto de actividades, las cuales conforman un determinado proceso.
Símbolos que se utilizan en el diagrama
Es posible que los símbolos puedan cambiar, pero hay que decir que para eso, en el formato tienes que establecer una interpretación de la simbología utilizada. De tal forma que cada persona que vea el diagrama, será capaz de interpretarlo.
Ahora bien, una simbología utilizada en los diagramas de los procesos de una empresa es la que se muestra en la siguiente imagen:
Ejemplo de diagrama de procesos
He encontrado en un libro el ejemplo del diagrama del proceso que corresponde a la elaboración de una hamburguesa. Sé que es un ejemplo sencillo, pero te puede ayudar a comprender de manera sencilla la forma en que se tiene que hacer.
Por cierto, el ejemplo lo he tomado de libro: Principios de administración de operaciones, escrito por Barry Render.
Ahora bien, los elementos que contiene el formato son:
| Elemento | Descripción del elemento |
|---|---|
| Distancia: Lo hicieron en pies. | Corresponde a la distancia que se tiene que desplazar la persona al desempeñar la actividad. |
| Tiempo: Se hizo en minutos. | Corresponde al tiempo que tarda una persona en desempeñar la actividad. |
| Símbolos del diagrama. | Con la ayuda de los símbolos se puede observar de manera gráfica el tipo de actividad que se está desempeñando. |
| Descripción del proceso | Se describe de manera breve la actividad a desempeñar. |
El ejemplo anterior nos muestra una forma en que se debería de presentar el formato de los diagramas del proceso en una empresa y por eso me pareció bastante interesante.
Por otra parte, hay que decir que en algunos libros se manejan más como diagramas de flujo del proceso, pero me pareció mejor el ejemplo anterior.
Explicación del ejemplo
En primer lugar, en la columna de la simbología, lo que se hizo es trazar una línea, seleccionando el símbolo al que corresponde dicha actividad y al final (en los totales) se muestra el número de actividades correspondiente a cada actividad. Por ejemplo, las actividades de operación son dos (Parrilla y reunir el pedido).
De ahí en fuera, creo que es bastante entendible, ya que la columna de distancia muestra literalmente la distancia con su total y el tiempo se desempeña de la misma forma.
Sin embargo, hay que destacar que en el proceso del ejemplo que nos presentan en el libro, sólo hay dos actividades que agregan valor (parrilla y reunir el pedido). Pol lo cual, la suma del tiempo de las actividades que agregan valor es igual a: 2.5 + 0.2 = 2.70.
Si eso lo dividimos por el tiempo total y lo multiplicamos por 100, entonces obtenemos el porcentaje del tiempo de las actividades que realmente agregan valor en el proceso. En el ejemplo, la división es 2.7 / 3.15 = 0.8571 x 100 = 85.71%
¿Por qué las otras actividades no agregan valor al proceso? Hay que hablar sobre los desperdicios. Lo cual voy a hacer a continuación.
¿Cuáles son los desperdicios del proceso?
Los desperdicios del proceso son:
- Inspección: es considerada como una actividad de desperdicio, ya que si haces algo bien, no debería de existir la necesidad de inspeccionarlo.
- Transporte: el movimiento de transporte muchas veces es necesario, pero no agrega valor. De hecho, se puede analizar si existe la posibilidad de reducir la distancia de transporte, lo que va a ahorrar tiempo. Por ejemplo, imagina que sólo hay una copiadora en una empresa y está en el piso 5. ¿Se ahorraría tiempo desperdiciado si en cada piso hay una copiadora? Así se disminuye la distancia que se tiene que recorrer.
- Demora: un activo ocioso que usa espacio es un desperdicio.
- Almacenamiento.
¿Para qué nos ayudan los diagramas del proceso?
Bueno, retomando el ejemplo anterior, podemos ver que obtuvimos que el 85.71% del tiempo que se necesita para elaborar una hamburguesa es tiempo invertido en actividades que agregan valor. Ahora bien, eso nos deja un 14.29% que puede llegar a ser reducido u optimizado. ¿Cierto?
¿Qué pasaría si te encuentras un proceso cuyo porcentaje de valor es del 30%? Entonces tienes que ver qué actividades no agregan valor y trabajar en modificarlas para hacer el proceso más eficiente.
Bibliografía
