¿Qué hace que una empresa sea exitosa? La respuesta a esta pregunta es la administración, la cual es un elemento clave en cualquier organización, ya sea una pequeña empresa o una gran corporación. Así pues, en este artículo voy a utilizar la definición de la administración según diferentes autores como base para que entiendas su significado.
Bueno, si te interesa aprender sobre los fundamentos de la administración, entonces… ¡Sigue leyendo!
Test de administración
Te voy a compartir un pequeño juego de verdadero o falso sobre algunos conceptos de los fundamentos de la administración. Por supuesto, en este artículo podrás encontrar los temas tratados en el test y otros más.
INDICACIONES
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Espero que te guste.
Origen de la administración
Cuando se habla sobre el origen de la administración, es muy común ver en libros que la administración se remonta a la época primitiva, después de todo, los hombres siempre hemos tenido un conjunto de recursos escasos. Al contar con recursos escasos es de vital importancia manejar los recursos de manera más eficiente para lograr más con menos.
Así pues, podemos encontrar libros que nos hablan sobre las aportaciones de la administración en la época primitiva, en la edad media, o en Grecia.
Sin embargo, muchos autores concuerdan con el hecho de que la administración moderna como disciplina académica y profesional se desarrolló a partir de la revolución industrial.
¿Por qué el origen de la administración se encuentra en la revolución industrial?
Bueno, creo que ya lo sabes, la Revolución Industrial transformó radicalmente la forma en que se producían y se distribuían los bienes y servicios. La introducción de máquinas trajo como consecuencia una producción en masa a una escala nunca antes vista, lo que llevó a una drástica reducción de los costos y un aumento de la eficiencia.
Sin embargo, también hay que agregar que la producción en masa planteó nuevos desafíos a los gerentes que se encontraban con la necesidad de coordinar y controlar grandes grupos de trabajadores y procesos complejos. Así pues, las antiguas formas de administración ya no eran efectivas en este nuevo entorno empresarial.
Por lo tanto, la administración tuvo que adaptarse al cambio y comenzaron a surgir nuevas técnicas de administración que permitieron a los gerentes mejorar la eficiencia y la productividad.
Dato curioso sobre la administración 👇
Definición de la administración según su etimología
La etimología de la palabra «administración» nos puede brindar pistas para entender mejor su definición o su función esencial en cualquier tipo de entidad, ya sea pública o privada, y cómo esta actividad busca servir y obedecer a los intereses de la misma.
En primer lugar, administrar viene del latín administrare, que significa servir. Esto nos sugiere que la administración se relaciona con las actividades que realizan las personas en favor de otras, es decir servir a otros o cuidar los recursos de otros. Por supuesto, esto también implicaría el cuidar nuestros propios recursos.
También, podemos acudir al latín administratione, que se puede traducir como administración, gestión o gerencia y se puede desglosar como:
- “ad” que puede ser traducido como dirección, tendencia o hacia.
- “minister” que significa obediencia, servicio o subordinación.
En este sentido, podemos decir que la administración puede ser vista como una actividad que busca servir a una organización.
Definición de la administración según varios autores
Puedes encontrarte con muchas definiciones diferentes de la administración y posiblemente todas sean correctas, pero yo quiero que seas capaz de crear tu propia definición y para que lo hagas, te voy a proporcionar algunas de las definiciones que podemos encontrar en algunos libros.
Las definiciones son las siguientes:
Definición de la administración según Idalberto Chiavenato
Según Idalberto Chiavenato, «la administración es un proceso continuo y sistemático que implica una serie de actividades impulsoras, como planear, organizar, dirigir y controlar recursos y competencias para alcanzar metas y objetivos organizacionales. Además, incluye fijar los objetivos que se quieren alcanzar, tomar decisiones en el camino para alcanzarlos y liderar todo ese proceso con el fin de alcanzarlos y ofrecer resultados a los públicos estratégicos de la organización»
(2019, p.8).
Según Heinz Weihrich, Mark Cannice y Harold Koontz
«Administración es el proceso mediante el cual se diseña y mantiene un ambiente en el que individuos que trabajan en grupos cumplen metas específicas de manera eficaz»
(2016, p.6)
Definición según Lourdes Münch Galindo
según Lourdes Münch Galindo, «la administración es un proceso a través del cual se coordinan y optimizan los recursos de un grupo social con el fin de lograr la máxima eficacia, eficiencia, calidad, productividad y competitividad en la consecución de sus objetivos, para lograr la máxima eficiencia»
(2018, p.4)
Según Francisco Mochón Morcillo, María del Carmen Mochón y Marta Sáez Mochón
«La administración es la coordinación y supervisión de las actividades de personas, de tal forma que éstas se lleven a cabo con eficiencia, esto es utilizando la menor cantidad posible de recursos y eficacia, es decir, alcanzando los objetivos marcados por la organización»
(2014, p. 9)
«Proceso para alcanzar metas organizacionales, trabajando con y por medio de personas y empleando otros recursos organizacionales»
(2014, p.3)
Definición según Sergio Jorge Hernández y Rodríguez, Gustavo Palafox de Anda
En su libro, citando a Wilburg Jiménez Castro, podemos encontrar la siguiente definición de administración:
«Ciencia compuesta de principios, técnicas y prácticas, cuya aplicación a conjuntos humanos permite establecer sistemas racionales de esfuerzo cooperativo, mediante los cuales se alcanzan propósitos comunes que no se logran de manera individual en los organismos sociales»
(2013, p.11)
¿Qué es la administración?
Ya te he proporcionado varias definiciones de diferentes autores y ahora es tiempo de preguntarse: ¿Qué es la administración?
La verdad es que en un principio yo me quedaba con las definiciones que nos hablaban sobre que la administración consiste en aplicar el proceso administrativo en un conjunto de recursos para poder lograr uno o varios objetivos (metas) de manera eficiente.
Sin embargo, si te das cuenta, estas definiciones nos hablan sobre las funciones de la administración o los roles que tiene que cumplir un administrador. Por lo cual, aunque no estén mal, ahora pienso que la definición debería de seguir un enfoque diferente y que muchos otros autores nos han proporcionado.
Ahora considero que la administración es una disciplina que utiliza un conjunto de conocimientos, los cuales nos permiten alcanzar objetivos de manera eficiente por medio del talento humano y de otros recursos.
Elementos comunes en las definiciones de la administración
Creo que sería bueno señalar elementos que son comunes en la mayoría de definiciones que podemos encontrarnos para que tú diseñes tu propia definición.
- Consecución de objetivos o metas. Si te regresas a leer las definiciones de los diferentes autores, podrás encontrar que la administración o aplicar la administración nos permite lograr objetivos.
- Proceso: Asimismo, muchas definiciones nos indican que la administración es un proceso, el cual contempla las etapas de planeación, organización, dirección y control.
- Eficacia y eficiencia: Dado que los recursos son escasos, se tiene que buscar que los recursos se utilicen de la mejor manera.
- Hacer a través de otros: Otras definiciones nos indican que la administración consiste en conducir al talento humano de una organización para el logro de los objetivos.
- Diseño del entorno o medio ambiente: Otras definiciones indican que se tiene que diseñar un entorno favorable en el cual el talento humano de una organización (empresa) pueda cumplir de manera eficiente los recursos.
¿Qué es la administración para ti? Puedes utilizar los elementos para poder diseñar tu propia definición.
Una definición un poco más extensa es la siguiente:
Es el proceso por el cual se planifican, organizan, dirigen y controlan los recursos, incluyendo a las personas, para alcanzar uno o más objetivos específicos de manera eficiente y eficaz. En este proceso, se trabaja con y por medio de la gente con el fin de lograr las metas de la organización en un entorno diseñado para este fin. La administración es, por tanto, un conjunto de actividades interconectadas que aprovechan los recursos disponibles para alcanzar los objetivos de la organización de manera efectiva y eficiente.
Analogía
Al pensar en una analogía que nos ayude a comprender el concepto de mejor manera, es posible pensar en una orquesta. Esto es debido a que, al igual que un director de orquesta, el administrador debe coordinar y dirigir a un equipo de personas con habilidades y roles diferentes para lograr una meta en común.
Cada miembro de la orquesta toca un instrumento diferente, pero todos trabajan juntos para crear una armonía única. En el mismo sentido, los administradores deben coordinar a los diferentes recursos (incluyendo al talento humano) de una organización para lograr los objetivos de la empresa (crear una melodía única entre todos).
Asimismo, como el director de una orquesta, el administrador debe tener habilidades técnicas para conocer y manejar los recursos y talentos de sus empleados. Además, debe tener habilidades de liderazgo para guiar y motivar a su equipo a través de los desafíos y obstáculos que puedan aparecer en el camino.
Esta analogía me parece buena porque el director de una orquesta no toca un instrumento, es decir hace música (obtiene un resultado) a través de otros.
¿Cuál es la importancia de la administración?
Ya conoces la definición de la administración, pero… ¿Por qué es importante? Es importante porque es una función esencial para la supervivencia y el éxito de cualquier organización, ya sea una empresa, una institución sin fines de lucro o una agencia gubernamental.
De tal forma que, responde en gran medida a la siguiente pregunta: ¿Por qué unas empresas tienen éxito y otras fracasan?
Gracias a la administración, los gerentes pueden llevar a cabo sus planes, proyectos y programas de la mejor manera posible, minimizando los costos y maximizando los resultados. Además, la administración permite una adecuada asignación de tareas y responsabilidades, una gestión adecuada del talento humano y una óptima utilización de los recursos financieros y materiales.
En definitiva, la administración es clave para el éxito de cualquier empresa y es imprescindible para que ésta pueda alcanzar sus objetivos de la mejor manera.
Un listado de algunos aspectos que demuestran la importancia de la administración son los siguientes:
- Tiene un carácter universal y por ende, se aplica en todas las organizaciones.
- Permite que se incremente la productividad, la eficiencia y la eficacia.
- Contribuye a la efectividad del talento humano.
- Ayuda a reducir los costos de las operaciones.
- Ayuda a simplificar las actividades.
- Mejora la toma de decisiones.
- Permite el crecimiento sustentable de las organizaciones.
- Facilita la resolución de conflictos.
¿Cuál es el objeto de estudio de la administración?
El objeto de estudio de la administración son las organizaciones, ya sean públicas o privadas. Después de todo, se enfoca en estudiar cómo se pueden planificar, organizar, dirigir y controlar los recursos de una organización con el fin de alcanzar unos objetivos de manera eficiente y efectiva.
¿Cuáles son las funciones de la administración?
Ahora bien, si hablamos sobre las funciones de la administración, ahora sí vamos a hablar sobre el proceso administrativo, ya que las funciones de la administración son:
- Planear.
- Organizar.
- Dirigir.
- Controlar
De manera que el proceso administrativo es aplicado a todos los recursos con los que cuenta una empresa con el objetivo de manejarlos y coordinarlos de manera eficiente. Por ende, se van a utilizar menos recursos y se van a alcanzar los objetivos.
Ahora bien, no quiero hacer muy largo el artículo y pienso que cada elemento del proceso administrativo merece su propio artículo. Por lo cual, cuando tenga el artículo de cada elemento del proceso, entonces voy a poner el enlace aquí.
De momento, sólo te voy a dejar una definición para cada elemento del proceso (para que tengas una idea). Por cierto, las definiciones son según Francisco Mochón Morcillo, María del Carmen Mochón y Marta Sáez Mochón.
Planeación
«La planeación consiste en definir, establecer y jerarquizar estrategias y planes para conseguir alcanzar los resultados deseados»
(2014, p.11).
Organización
«La organización consiste en determinar lo que es necesario realizar, cómo llevarlo a cabo y con quién se cuenta para hacerlo con el fin de conseguir los objetivos planeados»
(2014, p.12).
Dirección
«La dirección consiste en motivar y trabajar con personas y a través de ellas cumplir los objetivos de la organización»
(2014, p.12).
Control
«El control consiste en dar seguimiento a las actividades para garantizar que se logren conforme a lo planeado»
(2014, p.13).
Ciencias y disciplinas con las que se relaciona la administración
Algunos ejemplos de ciencias y disciplinas de las cuales toma conocimientos la administración son las siguientes:
- Economía.
- Matemáticas.
- Contabilidad.
- Ingeniería industrial.
- Informática.
- Psicología.
- Derecho.
¿Cuáles son las características de la administración?
Las características de la administración que puedes encontrar en muchos libros son las siguientes:
- Universalidad.
- Flexibilidad.
- Interdisciplinariedad.
- Valor instrumental.
- Especificidad.
1. Universalidad
En pocas palabras, la característica de la universalidad nos dice que la administración se va a presentar o a utilizar siempre que exista un grupo con fines comunes, es decir, siempre que exista una organización.
2. Flexibilidad.
Esta característica nos indica que la administración es capaz de adaptarse a las necesidades que posee cada organización.
La flexibilidad es esencial para que las organizaciones se adapten y sobrevivan en un entorno empresarial cambiante. Al ser capaces de ajustarse a las necesidades específicas de cada situación, las organizaciones pueden ser más innovadoras y efectivas en la consecución de sus objetivos.
3. Interdisciplinariedad
De manera sencilla, podemos afirmar que la característica de interdisciplinariedad de la administración nos indica que utiliza principios, técnicas y métodos de otras ciencias.
Por lo cual, la administración se basa de los conocimientos y las prácticas de otras disciplinas para mejorar su capacidad para resolver problemas y tomar mejores decisiones. La interdisciplinariedad es una parte esencial, ya que la complejidad de las organizaciones y los desafíos que enfrentan a menudo requieren enfoques holísticos..
Al integrar conocimientos y prácticas de diversas disciplinas, la administración puede desarrollar soluciones más innovadoras y efectivas para los desafíos empresariales actuales.
Por ejemplo, se puede utilizar técnicas y métodos de la psicología para entender mejor el comportamiento humano y mejorar la motivación y la productividad de los empleados.
Del mismo modo, se pueden utilizar conocimientos de ingeniería para optimizar los procesos y mejorar la eficiencia. Asimismo, podemos usar conocimientos de la estadística para analizar datos y tomar decisiones más racionales.
4. Valor instrumental
La característica de valor instrumental se refiere a la capacidad de la administración para proporcionar a las organizaciones herramientas y técnicas que son fácilmente aplicables en todo tipo de proyectos, sociedades u organizaciones.
Por lo cual, se aplica en toda organización y en todos los niveles.
5. Especificidad
Sabemos que la administración se ayuda de otras disciplinas o ciencias, pero su campo de acción es específico. Después de todo, aunque tome conocimiento de otras disciplinas, éste se aplica o se utiliza para estudiar a las organizaciones.
Diferencia entre administración pública y privada
La administración pública se refiere a la gestión de los recursos de entidades gubernamentales, con el fin de cumplir con los objetivos del estado y así poder mejorar la calidad de vida de la población. Por ende, su principal objetivo es servir al interés general de la sociedad.
Por otro lado, la administración privada se refiere a la gestión de los recursos y procesos de empresas privadas, con el fin de generar beneficios económicos para sus propietarios o accionistas. Su principal objetivo es maximizar la rentabilidad y el crecimiento de la empresa.
Definición de gestión
Hay que destacar que hay definiciones que definen a la administración como sinónimo de gestión, sin embargo, hay autores que no consideran que sean lo mismo, sino que se complementan.
Según Lourdes Münch Galindo, la gestión es «una función integradora para coordinar esfuerzos y recursos» (2018, p.4).
Diferencia entre administración y gestión
Ya conoces la definición de la administración y te he proporcionado una definición de gestión. Sin embargo… ¿Cuál es la diferencia?
La verdad es que la definición anterior de gestión bien podría indicarnos que ambos conceptos son sinónimos y es posible que para algunas personas sí sean sinónimos. Ahora bien, yo considero que sí hay una diferencia entre ambos conceptos y te voy a hablar de ello.
Las funciones de la administración se agrupan en el tan conocido proceso administrativo y por ende, muchas veces las definiciones nos dicen que consiste en el proceso de planificación, organización, dirección y control de los recursos de una organización con la finalidad de alcanzar los objetivos establecidos.
Por otro lado, la gestión se refiere a la aplicación práctica de la administración, es decir, a la implementación de las estrategias, técnicas y conocimientos de administración en la organización.
De tal forma que si lo ponemos en palabras más simples, la administración es la teoría de la gestión y la gestión es la práctica de la administración. Después de todo, mientras que la administración se enfoca más en la planificación, organización, dirección y control; la gestión se enfoca más en la implementación y supervisión de los procesos.
¿Qué es la administración por objetivos?
«La administración por objetivos es el proceso que consiste en el establecimiento de metas consensuadas y en utilizar esas metas para evaluar el desempeño de los empleados«
¿Cuáles son los 14 principios de la administración según Henri Fayol?
Los 14 principios, que según Henri Fayol, pueden ser identificados y aplicados en cualquier organización, son los siguientes:
- División del trabajo.
- Autoridad.
- Disciplina.
- Unidad de mando.
- Unidad de dirección.
- Subordinación de los intereses individuales al interés general.
- Remuneración.
- Centralización.
- Jerarquía.
- Orden.
- Equidad.
- Estabilidad de los puestos de trabajo.
- Iniciativa.
- Espíritu de grupo.
Por cierto, si quieres conocer la explicación de cada uno de los 14 principios de la administración, entonces, a continuación te voy a dejar el enlace a uno de mis artículos.
14 principios según Henri Fayol
«La especialización incrementa la producción al hacer que los empleados sean más eficientes«
Bibliografía
